Sie suchen Anleitungen und Tipps zum produktiven Umgang mit den Office-Programmen?
Hier finden Sie gebündeltes Wissen zu Office 2010, 2013, 2016 und zu Office 365. Lesen Sie, wie Sie Aufgaben effizienter erledigen, typische Probleme meistern und welche Neuerungen die Arbeit mit Office erleichtern.
Hinweis: Angesichts der vielfältigen Konfigurationen von Hard- und Software sowie der permanenten Office-Updates können wir keine Gewähr für die Inhalte übernehmen.
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Eine mit ZEILENUMBRUCH erzeugte Liste nach Datum sortieren
In meinem Blogbeitrag zur Funktion ZEILENUMBRUCH vom 22.10.2022 waren die umzuwandelnden Daten in Spalte B nach Datum sortiert. Was aber, wenn die Ausgangsdaten nicht in chronologisch Reihenfolge sind? Wie lassen sich die Einträge in der dreispaltigen Liste, die mit ZEILENUMBRUCH entsteht, nach Datum sortieren? Dafür kombiniere ich ZEILENUMBRUCH mit SORTIEREN. Ich zeige hier zwei Lösungsvarianten.
Die gestapelten Daten in Spalte B sind nicht nach Datum sortiert
Leider versteckt: Nützliche Vorlagen in FORMS
Wer eine Online-Umfrage in Microsoft FORMS anlegen möchte, muss nicht jedes Mal das Rad neu erfinden, denn jetzt verkürzen Vorlagen den Prozess erheblich. Das Problem: Navigiere ich über das App-Startfeld von Office online (die neun Punke oben links in der Ecke) zu FORMS, werden mir keine Vorlagen angezeigt. Doch es gibt noch eine weitere „Startseite“ für Forms: https://forms.office.com/Pages/DesignPageV2.aspx. Dort lassen sich oben rechts Vorlagen einblenden und benutzen!
Beim Erkunden der FORMS-Vorlagen ist mir übrigens aufgefallen, dass es auch vorgefertigte Online-Umfragen mit Video-Hintergrund gibt.
Auf der Startseite von FORMS gibt es die Vorlagen
Neu und ganz einfach: Dynamische Diagramme mit Arrayfunktionen
Excel hat eine weitere Neuerung: Diagramme, die sich dynamisch an eine wechselnde Anzahl von Datenpunkten anpassen, die per Arrayfunktionen erzeugt werden. Microsoft verkündete dies bei den Excel-Neuerungen für September.
Natürlich war ich neugierig und habe das gleich am Beispiel der Funktion FILTER getestet (siehe auch diesen Beitrag). Es klappte auf Anhieb. Zum perfekten Bereitstellen der Daten für das Diagramm habe ich zusätzlich die Funktion SPALTENWAHL eingebaut.
Excel 365: Mit ZEILENUMBRUCH die Daten aus EINER auf DREI Spalten verteilen
Kürzlich erhielt ich folgenden Hilferuf: „Meine importierten Daten sind zerschossen. Sie stehen alle in einer Spalte untereinander, werden aber in drei Spalten gebraucht.“
Als ich mir das Problem anschaute, dachte ich zunächst an eine Lösung mit Power Query. Doch dann fiel mir die neue Funktion ZEILENUMBRUCH in Excel 365 ein. Mit ihr löse ich das Problem mit einer einfachen Formel innerhalb von Sekunden wie folgt.
Smarte Pivot-Technik für Projektauswertungen
Wer mit langen Listen arbeitet, hat oft den Wunsch, eine zusammenfassende Übersicht mit den wichtigsten Kennzahlen zu erstellen. Diese Aufgabe lösen Pivot-Tabellen. Kaum bekannt ist dabei eine Funktion, die Pivot-Auswertungen informativer und Zusammenhänge anschaulicher macht, nämlich »Werte anzeigen als«. Anhand eines kleinen Beispiels zeige ich den Nutzen dieser Funktion.
Microsoft führt das GENDERN IN OFFICE ein, allerdings seltsam halbherzig: Manager*in vs. Autor
Vermutlich ist es bei einem der letzten Updates geschehen, doch mich hat es erst heute beim Prüfen der Dokumenteigenschaften eines Manuskriptes überrascht. Als ich über Datei > Informationen > Eigenschaften > Erweiterte Eigenschaften das unten gezeigte Dialogfeld aufrief, rieb ich mir verwundert die Augen:
wo früher Manager: stand, steht jetzt Manager*in:
Was für ein Fortschritt! Für alle, die Office nutzen, wird die Welt jetzt schlagartig besser und gerechter.
Hätte nicht einfach Manager/in gereicht?
Beim zweiten Blick auf das Dialogfeld verwandelte sich meine Verwunderung in Verwirrung. Autor heißt nach wie vor Autor. Was soll ich da jetzt alles hineininterpretieren? Ich lasse es lieber :-)
Wie wäre es, wenn uns das Sternchen erspart wird?
Stattdessen könnten dort Autorenschaft und Management stehen.
Und wenn wir schon dabei sind: die Registerkarte Entwicklertools muss dann wohl auch umbenannt werden. Denn womöglich werden sich sonst einige UNWOHL fühlen. Und das wollen wir doch nicht, oder?
Excel 365: Wie die neue Funktion ZUSPALTE bei der Datenauswertung hilft
Seit März 2022 gibt es 14 neue Funktionen in Excel 365, allerdings bisher nur im Betakanal. Nun sind sie auch im Updatekanal Aktueller Kanal (Vorschau) angekommen. Eine der neuen Funktionen ist ZUSPALTE. Mit ihr lassen sich Daten, die auf mehrere Spalten verteilt sind, in einer zusammenfassen. Damit kann ich für die unten links gezeigte Tabelle ermitteln, wer als Ersthelfer eingesetzt wurde und wie oft. Ich nutze dafür neben der Funktion ZUSPALTE noch EINDEUTIG, SORTIEREN und ZÄHLENWENN.
Excel 365: Die 14 neuen Funktionen jetzt komplett mit deutschen Bezeichnungen
Die 14 neuen Funktionen, die am 16. März im Betakanal von Excel 365 veröffentlicht wurden, haben jetzt alle durchgehend DEUTSCHE Bezeichnungen (siehe PDF unten). Zuvor waren es teils deutsche, teils englische Funktionsnamen. Bleibt zu hoffen, dass diese 14 wirklich nützlichen Funktionen bald auch im Aktuellen Kanal verfügbar sind.
Aufgefallen ist mir die Änderung beim Vorbereiten des Kurses für die diesjährigen Excel-Kompetenztage, in dem ich die vielen Neuerungen in Excel 365 und 2021 vorstelle. Im Mai war der Kurs fertig. Dachte ich zumindest. Jetzt hab ich halt alle Bildschirmfotos noch mal gemacht und die erklärenden Texte überarbeitet.
Neben TEXTVOR, TEXTNACH und TEXTTEILEN (Beitrag vom 18. März 2022) sind ZUSPALTE und VSTAPELN momentan meine Favoriten. Es gibt übrigens auch HSTAPELN. Hat aber nix mit Hochstaplern zu tun. Oder doch? Demnächst gibt’s hier mehr dazu.
In großen Excel-Listen NACH RECHTS scrollen … mit der Maus
Das Scrollen innerhalb eines Excel-Arbeitsblattes von oben nach unten kennen wohl fast alle: Mausrad einfach nach vorne oder hinten drehen und schon bewegt sich das Arbeitsblatt in die gewünschte Richtung.
Auch die Zoom-Funktion erfreut sich größter Beliebtheit: Strg-Taste gedrückt halten und schon vergrößert oder verkleinert sich das aktuell angezeigte Arbeitsblatt, wenn das Mausrad nach vorne oder hinten gedreht wird.
Mühsam wird es, wenn eine Liste sehr viele Spalten hat und ein Blick auf Spalten weiter rechts geworfen werden soll. Viele nutzen dazu unten rechts den horizontalen Scrollbalken.
Leichter geht das horizontale Scrollen mit der Maus: Die Tasten Umschalt + Strg gedrückt halten und am Mausrad drehen.
Beim nach vorne Drehen des Mausrads wird nach links gescrollt. Wird das Mausrad nach hinten gedreht, erscheinen die Spalten weiter rechts.
Damit hat der Scrollbalken ab sofort ausgedient.
Wenn ich mir jetzt noch etwas wünschen dürfte, dann wäre es die Verschiebe-Hand, die es im Adobe Acrobat Reader für PDF-Dateien gibt. Dort reicht es nämlich, die Leertaste gedrückt zu halten, um die angezeigte PDF-Datei in jede beliebe Richtung zu verschieben.
Perfekt organisiert mit Listen in OneNote: 5 coole Tastenkürzel
Wer mich kennt, weiß, dass ich Listen liebe (siehe auch meine Liebeserklärung hier im Blog an To-Do ?). Ob privat oder im Job, Listen in OneNote helfen mir seit Jahren, meine Aufgaben im Blick zu behalten und Dinge fristgerecht zu erledigen. Egal, ob es eine einfache Einkaufsliste ist, die Planung des Urlaubs oder einer Veranstaltung oder die Gedächtnisstütze bei Meetings. Listen unterstützen mich dabei, meinen Alltag zu strukturieren. Ohne sie würde ich schlichtweg vieles vergessen. Listen geben mir das Gefühl, alles im Griff zu haben.
Mein bevorzugtes digitales Notizbuch ist seit vielen Jahren OneNote. Hier gefällt mir besonders, dass ich mit Tastenkombinationen, Listen in OneNote in jeglicher Form schnell erstellen und anpassen kann, egal ob Aufzählung, Nummerierung oder Checkliste. Das folgende kleinen PDF-Booklet enthält die wichtigsten fünf Tastenkürzel.
Zahlreiche weitere Produktivitäts-Tipps …
zu den Office-Programmen gibt vom 26. bis 28. September 2022 bei den Office-Kompetenztagen in Fulda.
