Office365

Mit Power Apps die Reparatur von Maschinen steuern und kontrollieren

12.04.2022   Dominik Petri

Fällt eine Maschine in der Produktion aus, ist Eile geboten. Um den Reparaturvorgang zu beschleunigen und jederzeit den aktuellen Stand einsehen zu können, habe ich für einen Kunden eine Power App entwickelt.

  • Bei einem Defekt scannt der Schichtleiter den QR-Code auf der Maschine mit der App auf seinem Smartphone.
  • Dadurch wird automatisch ein Reparaturauftrag generiert, die Techniker werden informiert.
  • Kommt der Techniker zur Maschine, hat er in der App sofort einen Überblick über die Reparaturhistorie. So kann er den Fehler schneller lokalisieren und beheben.
  • Kennzeichnet der Techniker den Reparaturauftrag in der App als Erledigt, wird der Schichtleiter informiert. Er kann nun die Reparatur abnehmen und die Maschine wieder freigeben.
  • Die im Prozess gesammelten Informationen werden in SharePoint-Listen gespeichert und lassen sich mit Power BI analysieren und auswerten.

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Für alle, die eigene Apps entwickeln wollen

Wenn Sie manuelle Prozesse ebenfalls mit #Microsoft #PowerApps ersetzen möchten, ist mein Workshop am 17./18. Mai genau der richtige Einstieg.

Einfacher Zugriff auf SharePoint-Listen: Lists als App installieren

22.12.2021   Dominik Petri

Zum Eingeben, Anzeigen und Ändern von Daten verwende ich SharePoint-Listen, da sie gegenüber Excel-Listen meist im Vorteil sind. Allerdings ist der Zugriff auf SharePoint-Listen recht umständlich, da ich zuerst auf die entsprechende SharePoint-Website wechseln muss. Doch zum Glück gibt es Microsoft Lists. Hier finde ich alle meine Listen, und zwar unabhängig davon, auf welcher SharePoint-Website sie sich befinden.

Anstatt also im Webbrowser umständlich über den Microsoft 365  App Launcher auf die SharePoint-Seite zu navigieren und dort die Liste zu öffnen, nutze ich schon einige Zeit die Desktop-App von Microsoft Lists. Deren Installation ist denkbar einfach: Nach dem Aufruf von Microsoft Lists im Webbrowser klicke ich im Hinweisfenster rechts oben  auf Installieren.

Bild 1: Der Tipp, Lists als die App zu installieren

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Flow & Planner | Wenn Power Query an seine Grenzen stößt

03.02.2021   Dominik Petri

Bevor Daten in Excel oder Power BI analysiert werden können, müssen sie importiert und gegebenenfalls aufbereitet werden. Mit Power Query ist das in der Regel kein Problem. Doch wenn Power Query nicht auf die Datenquelle zugreifen kann, muss der Import wie früher per Hand erfolgen. Die Alternative zum zeitraubenden manuellen Import bietet Power Automate.

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So werden Genehmigungen ganz einfach und 100 % digital erledigt

27.01.2021   Maria Hoeren

Vom Projektvorschlag bis zum Kundenvertrag, ständig müssen Anforderungen geprüft und genehmigt werden. Seit einigen Tagen findet sich in Microsoft Teams eine neue Genehmigungs-App (Approvals). Mit dieser App kann ich – ganz ohne Flow bzw. Power Automate – mal schnell und unkompliziert eine Genehmigung im Team einholen.

Screenshot von Microsoft

Ich habe die Genehmigungs-App gleich einmal ausprobiert und beschreibe hier, wie das Ganze funktioniert.

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UPDATE: Archiv-Videos in den nächsten Wochen nicht verfügbar

18.01.2021   Dieter Schiecke

Wer aktuell in PowerPoint 365 eines der rund 300 Archiv-Videos in seine Präsentation einbauen will, wird erst erstaunt und dann frustriert sein. Der Grund: Microsoft hat die Funktion Archiv-Video vorübergehend abgeschaltet.

Immerhin können wir hoffen, denn Microsoft verspricht, dass die Funktion Archiv-Video ab Februar 2021 wieder verfügbar gemacht werden wird. Der offizielle Hinweis findet sich auf dieser Microsoft-Seite.

Der Hinweis, dass Archiv-Videos vorübergehend nicht verfügbar sind

Wer den Updatekanal Aktueller Kanal hat, sieht zwar im Katalog der Mediensammlung noch eine Vorschau der Videos, aber sie lassen sich nicht einfügen.

Im Betakanal wurde im Katalog der Mediensammlung die Rubrik Archiv-Videos bereits komplett entfernt.

Fehlende Rubrik Archiv-Videos

Im Betakanal: Oben gibt es nur noch fünf Rubriken, denn Archiv-Videos wurden schon entfernt

Planner | Alle Aufgaben nach Excel exportieren

07.08.2020   Dominik Petri

Mit Microsoft Planner planen Sie Aufgaben im Team, behalten stets den Überblick und steuern bequem kleinere Projekte. Reicht Ihnen die Vielzahl von Analysemöglichkeiten innerhalb von Planner nicht aus, lassen sich sämtliche Aufgaben per Mausklick in eine Excel-Datei exportieren.

Mit zwei Mausklicks sämtliche Planner-Aufgaben in eine Excel-Datei exportieren

  1. Klicken Sie in der Planner Web App auf die drei Punkte
  2. Wählen Sie den Eintrag »Plan nach Excel exportieren«

Der Excel-Export eignet sich u.a. dazu,

  • Projektzwischenstände zu sichern,
  • abgeschlossene Projekte zu archivieren,
  • Projekte zu analysieren (Pivot-Tabellen, Filter) und zu visualisieren (Diagramme),
  • Aufgaben aus mehreren Plänen zusammenzuführen und
  • alle Aufgaben auszudrucken.

Für alle, die mehr über Planner und weitere Office 365 Apps erfahren wollen

Bei den Office-Kompetenztagen vom 13. bis 15. September 2020 gibt es erstmals eine komplette Kursreihe zur Teamarbeit mit Office 365. Machen Sie sich mit TEAMS, FORMS, To Do, PLANNER, SharePoint und OneDrive vertraut.

Per Klick auf das folgende Bild laden Sie sich den Flyer der Office-Kompetenztage 2020 als PDF herunter.

Kennen Sie schon die Besprechungsoptionen einer TEAMS-Besprechung?

05.08.2020   Kai Schneider

Sie planen regelmäßig TEAMS-Besprechungen aus Outlook heraus und würden gerne gleich beim Erstellen festlegen wer im Wartebereich warten muss, wer in dem Meeting präsentieren darf?

Kein Problem – eigentlich! Wenn diese Optionen nicht, in meinen Augen, gut versteckt wären.

Einrichtung Besprechungsoptionen – Schritt für Schritt erklärt

Schritt 1 | Wechseln Sie Outlook in den Kalender mit einem Klick auf das Kalendersymbol – die Profis betätigen die Tastenkombination STRG + 2 – und wählen im Menüband den Befehl Neue Teams-Besprechung.

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Power Automate | Neue Blogbeiträge in TEAMS vor dem Veröffentlichen genehmigen

23.07.2020   Dominik Petri

In einem vorhergehenden Beitrag habe ich gezeigt, wie ich meine Kollegen in TEAMS automatisch auf neue Blogbeiträge aufmerksam mache. Einige Leser fragten, ob und wie es per Flow möglich ist, nicht alle, sondern nur ausgewählte Blogbeiträge in TEAMS zu veröffentlichen. Die Lösung liegt im Einbau eines Genehmigungsschrittes.

Mit diesem Flow wird entschieden, ob ein neuer Blogbeitrag in TEAMS veröffentlicht wird oder nicht

Wie der Flow in Power Automate entsprechend ergänzt werden muss, zeige ich in diesem Beitrag.

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Gemeinsam stark: Aufgaben in OneNote, Outlook und To Do

22.07.2020   Kai Schneider
Microsoft stellt uns für viele Dinge gleich mehrere Programme, ääh Apps zur Verfügung, die im Prinzip dasselbe machen. Nehmen wir mal den Bereich Aufgaben. Aufgaben kann man in Outlook erstellen, hat man Office 365 (Microsoft 365 bzw. Apps for Enterprise) geht das auch in To Do, Planner, SharePoint, Teams und in OneNote.

Und wo planen wir zukünftig unsere Aufgaben?

Gut, dass zumindest OneNote und Outlook prächtig zusammenarbeiten und somit auch To Do davon profitiert. Demnächst spielt auch TEAMS mit, wenn die neue Funktion TASK in TEAMS veröffentlicht wird.

Schritt für Schritt zu gemeinsamen Aufgaben in Outlook, OneNote und To Do

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In OneNote einen digitalen Pultordner für die Wiedervorlage anlegen

21.07.2020   Maria Hoeren


Eine Wiedervorlage hilft, laufende Projekte zu organisieren und Aufgaben und Dokumente chronologisch im Blick zu behalten. Im Büro liegen dafür Register- und Unterschriftenmappen oder Pultordner mit 31 Fächern auf dem Schreibtisch.

Warum nicht einfach die Vorteile und die Struktur von OneNote nutzen?
Hier sind die Schritte, mir denen Sie in Ihrem Notizbuch einen Abschnitt Wiedervorlage mit 31 Seiten anlegen.

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