Neuerung in Word 365 stellt Firmenfarben infrage
Meist freue ich mich auf Neuerungen in Microsoft 365. Doch jetzt ist eine neue Option in der Betaversion von Word 365 aufgetaucht, die ich mit gemischten Gefühlen betrachte. Unter dem Motto »Inhalte werden besser lesbar gemacht« führt Microsoft eine Art Farbfilter ein.
Ankündigung der neuen Option Nur hoher Kontrast in Word 365 (Betakanal)
Künstliche Intelligenz direkt in Word mit dem Add-In Ghostwriter
ChatGPT wird aktuell viel diskutiert und soll laut Microsoft demnächst auch in die Office eingebaut werden. Wer nicht so lange warten will, kann schon jetzt direkt in Word einen ChatBot nutzen. Möglich wird dies durch das Add-In Ghostwriter. Ich teste es seit drei Wochen und bin beeindruckt. Nicht nur vom Tempo und den gelieferten Ergebnissen, sondern auch davon, wie differenziert sich Inhalt und Form der Ergebnisse einstellen lassen. Hier eine kurze Vorstellung der Abläufe und Einstellungen.
Die Aufgabe für Ghostwriter: PowerPoint und Prezi vergleichen
Word 365: Wie der Editor die Qualität meiner Texte prüft
Mal ehrlich: Wer drückt die F7-Taste, nachdem ein Text fertiggestellt ist? F7 startet die Rechtschreibprüfung. Ich nutze die Taste oft, denn ich möchte Patzer in meinen Texten vermeiden. Zeigt Word Fehler an, lasse ich diese korrigieren. Danach ist die Sache für mich erledigt. Doch seit einiger Zeit heißt die Rechtschreibprüfung nun „Editor“ und der wird rechts als Aufgabenbereich eingeblendet wird. Diese Neuerung war mir zwar aufgefallen, aber mir reichte es, wenn oben im Aufgabenbereich die 100 % erscheint. Dass das ein Fehler war, weiß ich, seitdem ich mir den Editor näher angeschaut habe.
Reicht es wirklich, nur auf die 100 % zu achten?
Die Titelleiste in Excel und Word von unnötigem Ballast befreien
Wer sich eigene Schnellzugriffsleisten mit den wichtigsten Befehlen konfiguriert hat, braucht die zwei Befehle zum Speichern nicht, die in Excel, Word und PowerPoint oben links in der Titelleiste angezeigt werden.
Kürzlich stieß ich per Zufall auf die Einstellung, mit der ich die für mich überflüssigen Befehle aus der Titelleiste von Excel und Word wieder verbannen kann.
Warum die zwei Befehle zum Speichern in der Titelleiste anzeigen, wenn sie schon in der Schnellzugriffsleiste sind?
Hier ist die Titelleiste von den zwei Befehlen zum Speichern befreit
Word: Abbildungen kapitelweise nummerieren
Wer Bilder in ein Word-Dokument einfügt, will diese häufig auch mit Beschriftungen versehen. Ein Abbildungsverzeichnis erleichtert dann den Überblick. Perfekt wäre natürlich, wenn es kapitelweise strukturiert ist. Obwohl Word diese Funktion bietet, ist sie kaum bekannt und wird daher selten genutzt. Dies sind die erforderlichen Schritte.
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Word: Coole Tabellen mit 2 nur Mausklicks
Zeitersparnis beim Zusammenstellen von Dokumenten ist immer willkommen. Richtig spannend wird es, wenn auch noch die Qualität besser wird. Diese beiden Vorteile bieten die Schnellbausteine in Word. Sie sind die perfekte Weiterentwicklung dessen, was wir als AutoTexte kennen und gern nutzen: Wir geben »mfg« ein und erhalten sofort »Mit freundlichen Grüßen«.
Schnellbausteine können jedoch weit mehr als nur Text einfügen. Mit ihnen lassen sich per Mausklick häufig gebrauchte Tabellen, Logos oder auch Diagramme in ein Dokument einbauen.
Wer beispielsweise regelmäßig den Projektstatus zeigen muss, wird gern auf ein oder zwei bewährte Tabellen zugreifen, die alles übersichtlich darstellen. Mit einem Schnellbaustein gelingt das in weniger als 5 Sekunden. Wie solch ein Schnellbaustein angelegt und gleich noch der richtigen Kategorie zugeordnet wird, zeige ich in diesem Blogbeitrag.
Diese zwei komplett formatierten Tabellen zum Projektstatus können mit genau 2 Mausklicks immer wieder verwendet werden
Effektiv aufräumen: In fünf Schritten Kommentare selektiv löschen
Gezielt schriftliche Hinweise geben, ohne in den Text selbst einzugreifen? Ohne dass sich das Layout verändert und die Gefahr besteht, dass ein Hinweis übersehen wird und »stehen bleibt«? Mit den Word-eigenen Kommentaren ist das alles möglich.
Kommentare – in Word auf der Registerkarte Überprüfen zu finden – erscheinen standardmäßig als Sprechblasen in der rechten Randspalte und zeigen auch gleich noch an, wer (= Name aus den Word-Optionen bzw. Office-Anmeldename) zu welcher Uhrzeit (= lokale Systemzeit des PCs) kommentiert hat [1].
Kommentare zeigt Word in der Randspalte an – zusammen mit dem Namen des Kommentators.
Ein DIN-konformes Datum, das sich nicht mehr ständig verstellt!
Datum in Briefen, Verträgen oder Protokollen? Scheinbar kein Problem, es gibt in Word ja sogar auf der Registerkarte Einfügen mit der Schaltfläche Datum und Uhrzeit [1] dafür eigens eine Funktion:
Fester Text oder aktualisierbares Datum? Beide Lösungen taugen leider nicht für den Arbeitsalltag.
Alles gut? Weit gefehlt. Denn wenn ich in einer Vorlage das Datum einfüge, bleibt dort immer der alte Stand stehen und ich muss das Datum jedes Mal von Hand überschreiben.
Schalte ich das Kontrollkästchen Automatisch aktualisieren [2] ein, erscheint zwar das aktuelle Datum. Aber auch dann, wenn ich den Brief in zwei Jahren öffne – dann hat er sofort das Datum von diesem Tag und ich habe keinerlei Kontrolle, wann ich den Brief damals geschrieben hatte. Fatal.
Seiteneinstellungen in Word kopieren: 3 Mausklicks genügen!
Warum sind die Seitenränder im aktuellen Dokument so groß? Und die Kopfzeile ist auch viel zu weit oben. Dabei sollte doch alles so eingestellt sein, wie bei dem Dokument, das ich gerade bearbeitet habe. Muss ich jetzt tatsächlich alles nachschlagen und im aktuellen Dokument mühsam anpassen?
Leider fehlt im Dialogfeld »Seite einrichten« eine Kopieren-Schaltfläche – muss im neuen Dokument wirklich alles neu definiert werden?
Zum Glück nicht, denn Word kann alle Seiteneinstellungen komfortabel von einem Dokument ins andere übernehmen.
Lern-Snack | Querverweise in Word- & PDF-Dateien endlich sichtbar
Querverweise, sprich Markierungen zum schnellen Springen innerhalb eines Word-Dokumentes, bleiben beim Speichern im PDF-Format erhalten. Praktisch, denn so können Sie in der PDF-Datei mit einem Mausklick zur gewünschten Stelle springen. Schade nur, dass Querverweise im Gegensatz zu Hyperlinks nicht hervorgehoben werden. Der Leser »sieht« nichts vom Querverweis und nutzt ihn somit auch nicht. Das muss nicht sein, wie Hildegard Hügemann und Markus Hahner im Lern-Snack beweisen.
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Übrigens: Die Lern-Snacks zeichnen wir mit der Liveereignis-Funktion von Microsoft Teams auf.
