Die neue Funktion SORTIERENNACH: Eine Produktliste nicht alphabetisch, sondern automatisch nach Umsatz sortieren lassen
Wie lässt sich eine Liste aller Produkte und deren Umsätze erstellen? Viele nutzen dafür eine Pivot-Tabelle. Soll noch nach Umsatz sortiert werden, ist das in Pivot schnell eingestellt. Allerdings muss die Pivot-Tabelle jedes Mal aktualisiert werden, wenn sich die Umsatzzahlen ändern. Dieses lästige manuelle Aktualisieren entfällt, wenn die neuen dynamischen Arrayfunktionen in Excel 365 verwendet werden.
Im Blogbeitrag vom 11.7.2021 habe ich gezeigt, wie eine alphabetisch sortierte Produktliste mit Umsatzwerten mit Hilfe der Funktionen SORTIEREN, EINDEUTIG und SUMMEWENN entsteht. Heute kommt das i-Tüpfelchen hinzu: die automatische Sortierung der Produkte nach errechneten Umsatzwerten. Möglich wird dies durch die Funktion SORTIERENNACH.
Bild 1: Produkteliste wird so sortiert, dass die Umsätze in absteigender Reihenfolge erscheinen
Wie auch »alte« Excel-Funktionen dynamisch werden
Meine Blogbeiträge vom 7.1.2020 und 18.2.2020 zeigen, wie sich mit den neuen Array-Funktionen in Excel 365 Listen erzeugen lassen, die dynamisch gefiltert, sortiert und ohne doppelte Werte sind. Ohne VBA-Programmierung! Das Zauberwort heißt SPILL.
Was es damit auf sich hat, ist schnell erklärt: 35 Jahre lang galt in Excel, dass EINE Formel EINE Zelle mit einem Ergebnis füllt. Mit den neuen Arrayfunktionen ändert sich das gründlich: nun kann eine Formel mehrere Zellen untereinander oder sogar mehrere Spalten nebeneinander mit Ergebnissen befüllen.
Mehr noch: selbst altbekannte Funktionen wie SUMMEWENN(S) oder ZÄHLENWENN(S) können jetzt mit nur einer Formel mehrere Zellen mit Ergebnissen liefern. Auch sie sind SPILL-fähig.
Bild 1: Sogar alte Excel-Funktionen beherrschen jetzt das SPILLING und liefern Ergebnisse für mehr als nur eine Zelle
So werden auch alte Excel-Funktionen SPILL-fähig
Die folgende Produktliste wurde mit EINDEUTIG und SORTIEREN erzeugt. Mit nur einer Formel werden alle Produkte in sortierter Abfolge untereinander aufgelistet.
Bild 2: Eine Formel reicht, um eine dynamisch sortierte Produktliste über mehrere Zeilen zu erzeugen
Nun soll neben den Produkten noch der jeweilige Gesamtumsatz angezeigt werden. Dies lässt sich mit SUMMEWENN erledigen. Allerdings müsste die SUMMEWENN-Formel jedes Mal angepasst werden, wenn in der Spalte links daneben Produkte hinzukommen.
Mit einem einfachen Trick wird auch die SUMMEWENN-Formel SPILL-fähig. Dazu ergänze ich das Argument für das Suchkriterium einfach um das #-Zeichen. Die Formel sieht dann wie folgt aus:
=SUMMEWENN(tbl_Verkauf[Produkt];I5#;tbl_Verkauf[Umsatz])
Bild 3: Das #-Zeichen am Ende des Suchkriteriums bewirkt, dass SUMMEWENN auch SPILL-fähig wird
Ausblick: Wie eine Produktliste nicht alphabetisch, sondern nach Umsatz sortiert wird
In diesem Blogbeitrag zeige ich, wie die Produktliste per Formel so sortiert wird, dass die Produkte mit den höchsten Umsätzen automatisch ganz oben stehen.
Bild 4: Diesmal wird die Liste automatisch nicht nach Produkten, sondern nach Umsatz sortiert
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Wer mehr zu den Arrayfunktionen wissen möchte und Auswertungen dynamisch und ohne lästige Anpassungen erstellen will, ist auf den Excel-Kompetenztagen in Fulda genau richtig. Hier gibt’s es in vier Kursreihen jede Menge Wissen, Techniken und Tipps rund um Excel.
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Corona-Tests in der Schule auswerten: In nur 4 Schritten mit Excel
Vielerorts dürfen Kinder nur am Schulunterricht teilnehmen, wenn sie einen negativen Corona-Test vorweisen können, der nicht älter als 2,5 Tage ist. Doch wie sollen die Schulen die Übersicht behalten, welche Kinder wann getestet wurden und – vor allem – bei welchen Kindern der Test nicht mehr aktuell ist.
Um dem Lehrpersonal an der Schule meiner Kinder diesen Überblick zu erleichtern, welche Schüler wann und wie getestet wurden und bei wem die Tests veraltet sind, habe ich eine unkomplizierte Lösung mit Hilfe von Pivot erstellt.
Vorschau auf die Auswertung
Hier die Anleitung, wie die Lösung in 4 einfachen Schritten entsteht.
Power Query-Abfragen schützen: Geht das?
Power Query ersetzt an vielen Stellen die teils sehr aufwendige VBA-Programmierung, insbesondere wenn es um die Aufbereitung von Daten für die Analyse geht. Das ist eine große Arbeitserleichterung und Zeitersparnis. Aber da kommt auch gleich die Frage auf: VBA-Code lässt sich per Passwort schützen, aber geht das auch bei Power Query-Abfragen?
Ist der Arbeitsmappenschutz aktiv, können die Power Query-Abfragen noch aktualisiert, aber nicht mehr bearbeitet werden
In Excel 365 kann die Bearbeitung und das Löschen der Power Query-Abfragen per Arbeitsmappenschutz verhindert werden.
Daten aus zwei Listen bündeln zu einer lückenlosen Gesamtübersicht mittels JOIN
Welche Produkte bisher welchen Umsatz gemacht haben, ist auf Basis einer Umsatzliste mit Pivot schnell ermittelt. Doch wie lässt sich herausfinden, welche Produkte bis dato nicht verkauft wurden? Dazu gibt es keine Daten, denn die Umsatzliste enthält nur die verkauften Produkte. Hier hilft eine zusätzliche Liste weiter, in der alle Produkte erfasst sind.
Aus den zwei Listen für Umsätze und Produkte wird eine Gesamtliste generiert, die für alle Produkte die Umsatzzahlen zeigt, auch wenn diese bei null liegen
Wie ich mit Hilfe eines Joins eine komplette Liste aller Produkte mit allen Umsätzen erstelle, beschreibe ich in diesem Beitrag.
Ein Trick im M-Code macht‘s möglich: Mit Power Query mehrere Tabellen in der AKTUELLEN Mappe zusammenführen
Will ich Daten aus verschiedenen Tabellen einer anderen Arbeitsmappe abrufen, geht das recht leicht, denn Power Query lässt mich gleich mehrere Tabellen einer anderen Datei zum Einlesen markieren. Deutlich weniger komfortabel und keineswegs intuitiv ist es, wenn mehrere Tabellen der aktuellen Mappe zusammenzuführen sind. Diese Aufgabe stellt sich immer dann, wenn Daten in einer Mappe auf mehrere Arbeitsblätter verteilt sind, z. B. ein Blatt pro Monat, ein Blatt pro Standort oder ein Blatt pro Abteilung.
Wie sich solche verteilten Daten durch einen kleinen Eingriff in den M-Code in einer einzigen Abfrage zusammenführen lassen, zeige ich in der folgenden Anleitung.
Das GELB markierte ist die zentrale Anweisung, um auf die gesamte aktuelle Arbeitsmappe zuzugreifen
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Power Query: Welche Version habe ich und wo sehe ich das?
In meinen Kursen zu Power Query kommt häufig die Frage, warum mein Power Query anders aussieht als bei den Teilnehmenden, beispielsweise im Register Ansicht.
Der Grund: In Excel 2016, 2019, 365 sind unterschiedliche Versionen von Power Query verfügbar. Wie sich die Versionsnummer von Power Query ermitteln lässt und welche Unterschiede es derzeit gibt, zeige ich im folgenden Kurzvideo.
Wer sein Wissen zu Power Query erweitern will: Hier geht’s zum aktuellen Kursangebot.
Die Lösung für Eilige: In 3 Schritten zur eigenen Formatvorlage für Pivot-Tabellen
Warum das Fahrrad neu erfinden? Das frage ich mich jedes Mal, wenn ich für eine fertige Pivot-Tabelle nur noch schnell die Optik verbessern will. Die vorgegebenen Formatvorlagen passen nur selten. Wenn ich dann das Dialogfeld zum Definieren einer neuen Pivot-Formatvorlage öffne, erschlägt mich die Fülle der Gestaltungsoptionen. Ich habe 25 gezählt, doch eigentlich interessieren mich nur einige davon.
Die 25 (möglichen) zu definierenden Elemente in einer neuen Pivot-Formatvorlage
Da ich kein neues Fahrrad, sondern nur einen anderen Lenker und eine schönere Klingel brauche, suchte ich nach einer pragmatischen Lösung. Ich habe sie gefunden, wie folgende Abbildung zeigt. Den Aufbau der Lösung erkläre ich gleich im Detail.
Ampel-Diagramm: Säulen je nach Wert automatisch in einer von 3 Farben anzeigen
Ein Besucher unseres Blogs stellte heute die Frage, was einzustellen ist, damit die Säulen eines Diagramm je nach Wert automatisch eine von 3 Farben annehmen.
- Farbe 1 sollen alle Säulen mit Werten kleiner 6 bekommen,
- Farbe 2 soll bei Werten zwischen 6 und 15 zugewiesen und
- Farbe 3 soll bei Werten größer 15 verwendet werden.
Vorschau auf das Ampel-Diagramm, in dem die Säulen je nach Wert automatisch 3 unterschiedliche Farben erhalten
In der folgenden Anleitung beschreibe ich, wie sich diese Aufgabe in 5 Schritten mit Hilfe eines gestapelten Säulendiagramms lösen lässt.
Excel: Schnellbereinigung von störenden führenden Leerzeichen
Adresslisten mit führenden Leerzeichen im Nachnamen oder Vornamen sind in der Weiterverarbeitung immer ein Hindernis. Wie sich solche Adresslisten ohne jegliche Formel auf die Schnelle bereinigen lassen, zeige ich in diesem Beispiel.
Störende führende Leerzeichen lassen sich auch ohne Formel mit der Blitzvorschau bereinigen
