Excel 365: Wie die neue Funktion ZUSPALTE bei der Datenauswertung hilft
Seit März 2022 gibt es 14 neue Funktionen in Excel 365, allerdings bisher nur im Betakanal. Nun sind sie auch im Updatekanal Aktueller Kanal (Vorschau) angekommen. Eine der neuen Funktionen ist ZUSPALTE. Mit ihr lassen sich Daten, die auf mehrere Spalten verteilt sind, in einer zusammenfassen. Damit kann ich für die unten links gezeigte Tabelle ermitteln, wer als Ersthelfer eingesetzt wurde und wie oft. Ich nutze dafür neben der Funktion ZUSPALTE noch EINDEUTIG, SORTIEREN und ZÄHLENWENN.
Excel 365: Die 14 neuen Funktionen jetzt komplett mit deutschen Bezeichnungen
Die 14 neuen Funktionen, die am 16. März im Betakanal von Excel 365 veröffentlicht wurden, haben jetzt alle durchgehend DEUTSCHE Bezeichnungen (siehe PDF unten). Zuvor waren es teils deutsche, teils englische Funktionsnamen. Bleibt zu hoffen, dass diese 14 wirklich nützlichen Funktionen bald auch im Aktuellen Kanal verfügbar sind.
Aufgefallen ist mir die Änderung beim Vorbereiten des Kurses für die diesjährigen Excel-Kompetenztage, in dem ich die vielen Neuerungen in Excel 365 und 2021 vorstelle. Im Mai war der Kurs fertig. Dachte ich zumindest. Jetzt hab ich halt alle Bildschirmfotos noch mal gemacht und die erklärenden Texte überarbeitet.
Neben TEXTVOR, TEXTNACH und TEXTTEILEN (Beitrag vom 18. März 2022) sind ZUSPALTE und VSTAPELN momentan meine Favoriten. Es gibt übrigens auch HSTAPELN. Hat aber nix mit Hochstaplern zu tun. Oder doch? Demnächst gibt’s hier mehr dazu.
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In großen Excel-Listen NACH RECHTS scrollen … mit der Maus
Das Scrollen innerhalb eines Excel-Arbeitsblattes von oben nach unten kennen wohl fast alle: Mausrad einfach nach vorne oder hinten drehen und schon bewegt sich das Arbeitsblatt in die gewünschte Richtung.
Auch die Zoom-Funktion erfreut sich größter Beliebtheit: Strg-Taste gedrückt halten und schon vergrößert oder verkleinert sich das aktuell angezeigte Arbeitsblatt, wenn das Mausrad nach vorne oder hinten gedreht wird.
Mühsam wird es, wenn eine Liste sehr viele Spalten hat und ein Blick auf Spalten weiter rechts geworfen werden soll. Viele nutzen dazu unten rechts den horizontalen Scrollbalken.
Leichter geht das horizontale Scrollen mit der Maus: Die Tasten Umschalt + Strg gedrückt halten und am Mausrad drehen.
Beim nach vorne Drehen des Mausrads wird nach links gescrollt. Wird das Mausrad nach hinten gedreht, erscheinen die Spalten weiter rechts.
Damit hat der Scrollbalken ab sofort ausgedient.
Wenn ich mir jetzt noch etwas wünschen dürfte, dann wäre es die Verschiebe-Hand, die es im Adobe Acrobat Reader für PDF-Dateien gibt. Dort reicht es nämlich, die Leertaste gedrückt zu halten, um die angezeigte PDF-Datei in jede beliebe Richtung zu verschieben.
Mehr als nur Pivot: Flexible Auswertungen mit Datenmodell, Power Pivot & DAX
Wer seine Auswertungen an stets neue Anforderungen anpassen muss, stößt mit Pivot-Tabellen mitunter an Grenzen. Typische Gründe sind:
- Die Daten liegen nicht in der passenden Form vor.
- Sie stammen aus unterschiedlichen Quellen und müssen verknüpft werden.
- Statistische Berechnungen werden benötigt, die mit Pivot-Standardfunktionen nicht machbar sind, z. B. DISTINCTCOUNT oder SUMX.
- Daten sollen über Zeitperioden verglichen werden, doch Pivot bietet keine intelligenten Datumsfunktionen wie z. B. SAMEPERIODLASTYEAR oder TOTALYTD.
Das Datenmodell und einige nützliche DAX-Measures in Power Pivot bringen hier schnell eine Lösung.
Wie sich Pivot-Tabellen mit Hilfe des Datenmodells und Power Pivot in maßgeschneiderte Auswertungen verwandeln lassen, vermittle ich in diesem Online-Kurs am 25. Mai.
Wer teilnehmen sollte
- Alle, die Daten aus unterschiedlichen Systemen zusammenführen und wichtige Geschäftskennzahlen flexibel berechnen wollen
- Fach- und Führungskräfte aus Controlling, Finanzen, Marketing/Vertrieb, IT oder Online-Dienstleister
Das folgende PDF-Booklet enthält die wichtigsten Infos zu diesem Online-Kurs.
Hier geht es zur Webseite mit allen Informationen.
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Inhalte aus Spalten auf Zeilen verteilen ohne Copy & Paste
Wie kann ich eine Liste auswerten, in der mehrere Spalten die gleiche Art von Information enthalten? Im folgenden Beispiel wurden in der oberen Liste die Daten zu jeder Firma in einer Zeile erfasst. Vor- und Nachname des Ansprechpartners sind in zwei Spalten abgelegt. So weit, so gut. Aber: Bei weiteren Ansprechpartnern stehen diese rechts daneben in zusätzlichen Spaltensets. Das Problem: Eine solche Datenstruktur lässt sich mit Pivot nicht auswerten. Und auch für den Re-Import in eine Datenbank ist sie ungeeignet. Wie bringe ich die Daten automatisiert in die in der blauen Tabelle gezeigte passende Struktur? Dazu muss ich die Inhalte aus Spalten auf Zeilen verteilen mit Hilfe von Power Query und den Befehlen Entpivotieren und Pivotieren.
Spaltensets des gleichen Typs in einer Zeile sind für eine Weiterverarbeitung ungeeignet. Jedes Set benötigt eine eigene Zeile.
Wie ich das auch für eine variable Anzahl von Spaltensets löse, zeige ich in der folgenden Anleitung. weiterlesen
Excel: Datenschnitt mit Monatsnamen statt Monatsnummern
Wer eine Tabelle nach verschiedenen Kriterien filtern will, nutzt Datenschnitte. Diese visuellen Filter lassen sich schnell und einfach bedienen. Ein Klick, schon werden beispielsweise nur Daten zu einem bestimmten Artikel angezeigt. Enthält die Tabelle Datumsangaben, lassen sich die Tabelleneinträge mittels Datenschnitt auch monatsweise filtern. Dazu wird in einer Zusatzspalte aus den Datumsangaben der Monat ausgelesen. Das erledigt die Funktion MONAT. Das Problem: MONAT liefert Zahlen von 1 bis 12. Die erscheinen dann auch als Beschriftung im Datenschnitt. Verständlicher wäre es, wenn Monatsnamen statt Monatsnummern im Datenschnitt stehen. Das geht ganz einfach, wie die folgende Anleitung zeigt.
Fehlende Einträge in einer Excel-Liste finden, kennzeichnen und filtern
Vor dem Auswerten einer Liste prüfe ich, ob es komplett leere Spalten oder Zeilen gibt. Das ist fix erledigt: Klick in die Liste und dann mit Strg und den Richtungstasten nach unten sowie nach rechts die letzte Zeile und die letzte Spalte ansteuern. Tauchen dabei leere Spalten oder leere Zeilen auf, markiere ich diese und entferne sie mit Strg + Minus. So weit, so einfach. Doch wie ermittle ich fehlende Einträge in einer Excel-Liste? Durch die Liste scrollen? Bei umfangreichen Listen wäre das zu mühsam. Doch mit den folgenden drei Schritten ist das schnell erledigt.
Inhalte auf mehrere Spalten aufteilen mit 3 neuen Excel-Funktionen
Microsoft spendiert allen, die in Excel 365 Daten aus fremden Systemen bearbeiten müssen, neue Funktionen. Eine der typischen Aufgaben lässt sich damit einfacher erledigen: Inhalte auf mehrere Spalten aufteilen. Als Alternative zum Befehl Text in Spalten oder zu komplizierten Formellösungen mit LINKS, RECHTS, TEIL, FINDEN etc. hält Excel 365 jetzt neue Funktionen bereit: TEXTNACH, TEXTVOR und TEXTTRENNEN.
Mit 3 neuen Funktionen aus der Kategorie TEXT die Inhalte auf mehrere Spalten aufteilen
Das folgende Beispiel zeigt, welche Erleichterung diese 3 neuen TEXT-Funktionen bringen.
Dynamisch wachsende Auswertung mit nur 3 Formeln als Alternative zu Pivot
Sollen Listen ausgewertet werden, denken viele sofort an Pivot-Tabellen. Dass es auch ohne Pivot geht, zeigt die unten rechts gezeigte Umsatzauswertung nach Artikeln und Regionen.
Die Auswertung rechts entsteht mit nur drei Formeln
Mit nur drei Formeln wird diese Auswertung aufgebaut:
- die erste Formel listet in Spalte H die Artikel in sortierter Reihenfolge auf,
- die zweite sorgt für die Spaltenüberschriften ab Spalte I – natürlich auch sortiert,
- die dritte summiert die Umsätze aus der links gezeigten grauen Umsatzliste nach Artikeln und Regionen.
Dank der Formeln ist die Auswertung komplett dynamisch: kommen neue Artikel oder Regionen hinzu, erweitert sie sich automatisch nach unten bzw. nach rechts. Mit den folgenden Schritten wird die Auswertung erstellt.
Endlich: AutoVervollständigen für Dropdownlisten in Excel 365
Die Eingabe von Daten in Excel ist oft lästig und zeitraubend. Dropdownlisten sind eine Möglichkeit, das zu beschleunigen und fehlerhafte Eingaben zu vermeiden. Allerdings macht das Scrollen durch lange Dropdownlisten keinen Spaß.
Dank der Neuerung AutoVervollständigen für Dropdownlisten hat das jetzt ein Ende! Excel 365 vergleicht automatisch den Text, den ich eingebe, mit allen Elementen in der Liste und zeigt mir nur die übereinstimmenden an. Dabei findet Excel 365 nicht nur Listeneinträge, die mit meiner Eingabe beginnen, sondern auch solche, die meinen Suchtext enthalten.
Die hier vorgestellte neue Funktion gibt es laut Microsoft bisher nur im Betakanal.
Mehr zu den Neuerungen in Excel 365 und 2021 gibt es bei den Excel-Kompetenztagen vom 27. bis 29. Juni in der Kursreihe 1. Der Flyer enthält alle Informationen zum Ablauf und zu den Inhalten der insgesamt 36 Kurse.
Flyer der Excel-Kompetenztage herunterladen
