Inhalt von zwei Spalten automatisch zusammenführen, aber OHNE störende Leertasten
Bei einer Online-Umfrage wurden Vor- und Nachname in zwei getrennten Feldern erfasst. Für die Auswertung jedoch werden beide Angaben in einer Spalte gebraucht, und zwar in der Form Nachname, Vorname. In Power Query lässt sich das automatisiert lösen mit dem Befehl Spalten zusammenführen. Doch wieso tauchen Leerzeichen links vor dem Komma auf? Statt Meier, Erik wird Meier , Erik angezeigt.
Grund sind Tippfehler, die beim Ausfüllen des Online-Formulars gemacht wurden. Konkret: nach dem Nachnamen und vor dem Vornamen wurde versehentlich die Leertaste gedrückt.
In Excel lassen sich solche störenden Leerzeichen mit GLÄTTEN eliminieren. Wie das in Power Query geht, zeige ich in meinem folgenden Rezept.
Nach dem Verbinden der beiden Originalspalten Name und Vorname (links) tauchen eine Reihe überflüssiger Leerzeichen auf (Mitte), die sich mit Hilfe von Power Query automatisiert eliminiert werden (rechts)
Power Query: Aus mehreren Ordnern nur ausgewählte Dateien zusammenführen
Dass sich mit Power Query alle Dateien aus einem Ordner zusammenfassen lassen, ist vielen bekannt. Was aber, wenn es mehrere Ordner sind? Und was, wenn nicht alle, sondern nur ausgewählte Dateien aus diesen Ordnern zusammengefasst werden sollen?
Wie das in drei Schritten geht, zeige ich, indem ich das Beispiel aus meinem Blogbeitrag vom 3. Juli 2023 erweitere.
Bild 1: Aus den oben gezeigten drei Ordnern nur die markierten Dateien zusammenführen
Power Query: Kopfdaten aus CSV-Dateien automatisch auslesen und als neue Spalten bereitstellen
Wie der Inhalt einer Spaltenüberschrift ausgelesen und als neue Spalte bereitgestellt wird, habe ich in meinem Power-Query-Rezept vom 8.3.2023 beschrieben.
Was aber, wenn Inhalte nicht in der Liste selbst sind, sondern als sogenannte Kopfdaten zu Beginn der CSV-Dateien vorliegen? Die folgende Abbildung zeigt dafür ein Beispiel: Lieferant, Warengruppe und Datum stehen hier oberhalb der Datenliste. Doch genau diese drei Angaben werden als weitere Spalten gebraucht, um die Daten später nach Lieferant, Warengruppe oder Datum auswerten zu können.
Wie Lieferantenname, Warengruppe und Lieferdatum aus den Kopfdaten in Spalten überführt werden, zeige ich im folgenden Power-Query-Rezept, bei dem ich u.a. den Befehl »Benutzerdefinierte Spalte« verwende.
Bild 1: Nicht nur die Listen-, sondern auch die Kopfdaten werden später zum Auswerten gebraucht
XVERWEIS: Letzten Eintrag in einer Tabelle finden, der zwei Kriterien entspricht – Beispiel digitale Schlüsselausgabe
Wo ist der Schlüssel für den Konferenzraum? Wer hat ihn zuletzt genommen? Meist wird die Schlüsselausgabe noch auf Listen in Papierform erfasst. Das lässt sich digitalisieren. Wie das mit Excel und der Funktion XVERWEIS geht, zeige ich in diesem Beitrag.
Digitale Schlüsselausgabe mit Suchfunktion in Excel mit der Funktion XVERWEIS aufbauen
In weniger als 20 Sekunden das Wunschdiagramm einfügen
Diagramme sollen informativ und optisch ansprechend sein, aber der Zeitaufwand zum Erstellen darf 20 Sekunden nicht übersteigen. Klingt wie eine unlösbare Aufgabe? Ist es aber nicht, denn für solche Alltags-Herausforderungen gibt es eine vielfach bewährte Lösung. Das Zauberwort heißt Diagrammvorlage.
Mit ihr kann ich aus den unten links gezeigten Daten das Diagramm rechts daneben erstellen, und zwar in deutlich weniger als 20 Sekunden.
In weniger als 20 Sekunden entsteht aus den Daten links das rechts gezeigte Diagramm
Alle, die mit Excel arbeiten und gar nicht wissen, wie professionelle Diagramme erstellt werden, können das dank der Diagrammvorlagen auch. Und es gibt noch einen weiteren positiven Nebeneffekt: Diagrammvorlagen sorgen für eine einheitliche Optik, egal, wer das Diagramm einfügt und in welchem der Office-Programme.
Power Query: Dateien aus Ordner importieren und anfügen, aber OHNE Fehler
Alle Dateien aus einem Ordner nicht manuell, sondern automatisiert einzulesen und anzufügen, ist eine enorme Arbeitserleichterung. Ich muss mir nur einmal Gedanken machen, wie eine solche Datei aufbereitet werden muss. Power Query hinterlegt die Schritte und wendet sie bei jeder Datei aus dem Ordner an, auch wenn eine neue hinzukommt. Nach der Aufbereitung der einzelnen Dateien werden die Daten aus allen Dateien kombiniert durch Anfügen. Ich muss also künftig nur noch auf Aktualisieren klicken, um die Daten aus allen Dateien in einer langen Liste zu erhalten.
Was aber, wenn versehentlich eine »falsche« Datei in den Ordner gerät? Ein Aktualisierungsfehler kann die Folge sein. Wie ich dem vorbeuge, zeige ich im folgenden Beitrag.
Power Query: Blick hinter die Kulissen von List.Accumulate
In meinem Blogbeitrag vom 22. März 2023 habe ich List.Accumulate benutzt, um automatisiert die Ersetzungen vornehmen zu lassen, die für die einheitliche Schreibweise von Straßennamen erforderlich sind.
Genau das ist der Kern von List.Accumulate. Diese Power Query-Funktion erlaubt es, eine Aktion über eine Liste von Werten mehrfach auszuführen – wie eine Schleife in der Programmierung.
List.Accumulate gehört zu den komplexeren Funktionen von Power Query. Wie sie arbeitet, zeige ich an einem einfachen Beispiel: Ergebnisse beim Würfeln werden mit List.Accumulate summiert.
List.Accumulate anhand eines Beispiels mit sechs Würfeln erklärt
Power Query: Die Schreibweise von Straßennamen vereinheitlichen mit List.Accumulate
Wer Adressdaten erfasst, nutzt oder verwaltet, kennt das Phänomen: Straßennamen enden mit „str.“ oder „strasse“ oder „-Str.“. Das ist ein Hindernis, wenn Adressen auf Duplikate überprüft werden müssen. Noch gravierender wird es, wenn mehrere Listen mit Adressdaten in ein CRM- oder ERP-System zu importieren sind. Spätestens dann erweist sich die konsistente Schreibweise von Straßennamen als unerlässlich. Denn die Daten müssen abgeglichen und Duplikate vermieden werden. Mit Hilfe von Power Query lässt sich die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Adressdaten sicherstellen. Die Anweisung List.Accumulate sowie Mapping spielen hierbei die Hauptrollen. Das sind die Schritte:
Vorschau auf die Lösung mit vereinheitlichter Schreibweise der Straßennamen
Power Query: Datum aus dem Spaltentitel auslesen und als neue Spalte bereitstellen
Beim Import aus fremden Systemen sind wichtige Informationen manchmal Teil eines Spaltentitels. Hier im Beispiel ist es der Monat, aus dem die Daten stammen. Es kann aber auch die verwendete Währung oder die Umsatzbasis sein. Wird diese Teilinformation für die spätere Auswertung gebraucht, muss sie aus dem Spaltentitel ausgelesen und als neue Spalte bereitgestellt werden. In diesem Power-Query-Rezept beschreibe ich die Schritte.
Eine Information aus dem Spaltentitel in einer neuen Spalte bereitstellen
Power Query: Fehlerhafte Daten gekonnt überwachen per Kontrollabfrage
Beim Berechnen in Excel sind Formelfehler wie #DIV/0 nicht auszuschließen. Allein schon beim Eingeben können durch Tippfehler Zahlen zu Texten und damit unbrauchbar für die Datenanalyse werden. Welche Folgen hat das dann beim Import der Excel-Daten in Power Query? Wie lässt sich sicherstellen, dass dort nur valide Daten ausgewertet werden?
Eine spezielle Abfrage zur Fehlererkennung und -typisierung kann solche Fehlerwerte aufspüren und Hinweise zu deren Ursache geben.
Eine zusätzliche Abfrage für Kontrollzwecke zeigt mögliche Fehlerquellen und deren Ursache
Das sind die Schritte zum Anlegen der Kontrollabfrage. weiterlesen
