Ergebnisse in einer Auswertung gruppieren: Wie ich einen ungefähren SVERWEIS in Power Query realisiere
Einer meiner Kunden möchte seine Umsätze in fünf Preiskategorien – A bis E – auswerten. Die Umsatzdaten werden per Power Query aus einer SQL-Datenbank gezogen und aufbereitet. Doch wie lassen sich in Power Query die Verkaufspreise einer der fünf Kategorien zuordnen?
Bild 1: Die Umsätze sollen in Power Query nach Kategorien auswertet werden
Mein erster Gedanke: Das ließe sich doch mit einem Join in Power Query lösen. Doch das funktioniert nicht. Denn mit einem Join können nur Werte abgeglichen werden, die genau übereinstimmen. Das ist hier nicht der Fall. Folglich brauche ich etwas wie einen SVERWEIS mit ungefährer Übereinstimmung. Diese Lösung baue ich wie folgt auf.
Excel 365: So machen Auswertungen Spaß – dynamische Arrayfunktionen, die wirklich alle brauchen
NEIN, es ist keineswegs übertrieben: Mit den dynamischen Arrayfunktionen in Excel 365 hat Microsoft eine neue Ära eingeläutet. Auswertungen werden künftig einfacher und intuitiver. Berechnungen, die früher nur über Profitechniken und komplizierte Formeleingabe möglich waren, lassen sich jetzt mit einer einzigen und zudem verständlichen Formel erledigen.
Hinweis: Die neuen Arrayfunktionen können seit Herbst 2018 in Excel 365 getestet werden. Doch vorerst sind sie nur für die Anwender verfügbar, die den Update-Kanal »Insider« in Office 365 haben.
Der Hinweis auf den Platzbedarf der neuen Funktion
Für alle, die neugierig sind und sich auf diese Revolution in Excel vorbereiten wollen, stellen wir die neuen Arrayfunktionen in mehreren Blogbeiträgen vor. Los geht’s mit der Funktion EINDEUTIG. Mit ihr kann ich aus beliebig vielen Einträgen im Nu eine Liste erzeugen, in der jeder Eintrag nur einmal vorkommt, also ohne Duplikate. Hier im Beispiel ist es eine Liste von Kunden.
Neu in Office 365 | So einfach können Sie mittlerweile Ihre Bilder mit Transparenz versehen
Bilder mit Transparenz sind chic und liegen voll im Trend. Man sieht diese Technik in letzter Zeit sehr häufig. Das Bild drängt sich auf diese Art und Weise nicht zu sehr in den Vordergrund und Texte, Zahlen wie auch Icons können so gut mit dem Bild kombiniert werden. Im Beispiel hier oben habe ich eine Bildcollage aus zwei übereinanderliegenden transparenten Bildern erstellt und mit Text kombiniert. Das geht mittlerweile mit Office 365 und dem neuen Befehl Transparenz ganz einfach. weiterlesen
Excel-Tutorial: Mit Power Query und Pivot die Altersstruktur einer Firma lückenlos darstellen
Die Kenntnis der Altersstruktur der Mitarbeiter/innen ist für viele Unternehmen essentiell. Die Analyse wird oft auf folgende Weise erstellt:
1) Zunächst wird der aktuelle Bestand der Beschäftigten beschafft, der Zu- und Abgänge berücksichtigt.
2) Dann wird das Alter der Beschäftigten berechnet.
3) Liegen die Informationen zu 1) und 2) vor, wird ermittelt, wie viele Personen zu jeder Altersgruppe gehören. Dafür werden die Altersangaben gruppiert.
Schritt 3 lässt sich über eine Pivot-Auswertung realisieren. Allerdings stellen sich dabei folgende Fragen:
- Wie lässt sich AUTOMATISIERT die Liste der aktuell Beschäftigten mit ihrem gegenwärtigem Alter bereitstellen?
- Wie lässt sich das Alter ermitteln, ohne die Ausgangsdaten mit Zusatzspalten erweitern zu müssen?
- Wie lässt sich sicherstellen, dass bei fehlenden Daten für eine Altersstufe die Achse im Pivot-Diagramm trotzdem lückenlos ist?
Die Lösung bringen zwei Abfragen, die über den Power Query-Editor generiert und anschließend beim Aufbau der Pivot-Tabelle genutzt werden. Das Pivot-Diagramm ist dann zum Schluss im Nu erstellt.
Der Einsatz von Power Query bringt noch einen weiteren Vorteil: Das Mindest- und Höchstalter der Beschäftigten lässt sich je nach Bedarf flexibel für die Pivot-Tabelle anpassen.
Ein TUTORIAL zeigt anhand zahlreicher Bildschirmfotos, wie die Lösung Schritt für Schritt aufgebaut wird. Wer mitmachen will, kann sich auch gleich die Übungsdatei herunterladen. Hier geht’s zum Tutorial und der Übungsdatei.
Power Query-Formeln in Excel einfacher erstellen dank IntelliSense
Seit dem Power BI Desktop-Update vom September 2018 werde ich beim Erstellen und Bearbeiten von Power Query-Formeln durch IntelliSense unterstützt: Dank Autovervollständigen, QuickInfos zu Funktionen und Parametern sowie Zeilennummerierung kann ich Formeln in der Power Query-Sprache »M« schneller und bequemer erfassen, anpassen und dokumentieren.
Leider steht IntelliSense noch nicht direkt in Excel zur Verfügung. Mit dem folgenden kleinen Trick aber schon. Es sind nur 3 Schritte.
Die Nachteile der Datumsgruppierung in Pivot umgehen
Seit Excel 2016 lassen sich Datumsangaben auch in Pivot-Tabellen, die auf dem Datenmodell aufbauen, per Rechtsklick nach Jahren, Quartalen und Monaten gruppieren. »Endlich!« werden viele von Ihnen sagen. »Bloß nicht!« sage ich, denn die Gruppierung hat zwei große Nachteile. Welche das sind und wie Sie sie umgehen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Bei der Verwendung des Datenmodells ist die automatische Datumsgruppierung hinderlich
Mehrere Excel-Listen kombinieren und berechnen: Der Cross Join macht’s möglich
Im Beitrag vom 3. Juli 2018 habe ich beschrieben, wie Listen mit gleichen Spalten über Joins miteinander abgeglichen werden. Heute geht es um Listen, die keine Gemeinsamkeit aufweisen.
Hier im Beispiel sind es Artikel, die in unterschiedlichen Farben erhältlich sind. Je nach Farbe gibt es für jeden Artikel auf den Basispreis einen prozentualen Aufschlag. Gebraucht wird also eine Artikelliste, die für jeden Artikel in jeder Farbkombination den Preis bereithält.
Per Cross Join zwei Listen kombinieren
Das lässt sich lösen mit einem speziellen Join – dem sog. Cross Join (Kreuzprodukt). Er kombiniert alle Daten einer Tabelle mit allen Daten einer anderen Tabelle.
Allerdings ist der Cross-Join in Power Query nicht über Start > Kombinieren > Abfragen als neue Abfrage zusammenführen zu finden. Er muss über eine benutzerdefinierte Spalte herbeigeführt werden.
Excel-Listen abgleichen und verknüpfen, das geht ganz leicht: Die 6 magischen Joins von Power Query
Was Datenbanken als Standard können, was in Excel per SVERWEIS und mit umständlichem Zusammenkopieren funktioniert, lässt sich in Power Query mit ein paar Mausklicks und ohne jede Formel erledigen.
- Welche Produkte für Kunde A werden auch an Kunde B verkauft?
- Welche Artikel aus Lager A kann auch Lager B liefern?
- Welche Artikel wurden im aktuellen Jahr nicht verkauft?
- Welche Kunden haben im letzten Jahr keine Bestellung aufgeben?
Um solche Fragen zu beantworten, müssen Listen abgeglichen werden. Das erledigen in Power Query sogenannte Joins. Sie stellen die notwendigen Beziehungen zwischen den zu vergleichenden Tabellen her. So werden beispielsweise die Artikelnummern aus Lager A mit den Artikelnummern aus Lager B abgeglichen. Für diesen Abgleich stellt Power Query sechs verschiedene Join-Möglichkeiten zur Verfügung.
Doppeltes Power Query? So lassen sich Abfragen im Nachhinein analysieren
Power Query ist DAS Werkzeug zur Abfrage von Daten aus beliebigen Quellen. Selbst komplexe Abfragen mit vielen einzelnen Schritten lassen sich einfach zusammenstellen.
Was aber, wenn ich in einer bestehenden Abfrage noch mal nachschauen will, welche Schritte nacheinander durchgeführt wurden, weil ich gerade eine neue Abfrage ähnlich gestalten möchte?
Da wäre es doch praktisch, wenn ich alte und neue Abfrage nebeneinander anordnen und dann Schritt für Schritt vergleichen könnte. Doch wie bekomme ich den Abfrageeditor zweimal geöffnet? Mit der folgenden kurzen Anleitung klappt’s!
Jetzt wird es eng: Schnell einen der letzten Plätze ergattern
Wer wissen will, wie das im Video gezeigte interaktive Dashboard funktioniert und wie es aufgebaut wird, sollte sich schnell den letzten Platz für diesen Workshop sichern.
Auch für den Workshop Excel-Formulare ist noch genau ein Platz verfügbar.
Ganz 3 Plätze gibt es noch für die Excel-Kompetenztage. Hier geht es in 5 Kursreihen um Formeln und Funktionen, Diagramme, Pivot sowie die neuen BI-Tools von Excel.
Schon lange ausgebucht ist der Workshop zu Listen und Power Query.
Wer sich für weitere Events und Workshops interessiert, schreibt einfach eine E-Mai an info@office-kompetenz.de.
