Excel

Drucken in Excel: Alle wichtigen Einstellungen auf einen Blick

28.02.2024   Dieter Schiecke

Es müssen nicht immer Formeln, Pivot oder Power Query sein! Tipps zum Drucken machen die Teilnehmer eines Excel-Kurses manchmal ebenso glücklich. Denn auch in Zeiten der Digitalisierung werden Listen noch ausgedruckt.

Das folgende Video zeigt wichtige Einstellungen zum Drucken in Excel.

Power Query: Fehler beim Import von PDF-Inhalten korrigieren – zusammenbringen, was zusammengehört

15.02.2024   Hildegard Hügemann

Power Query kann seit einiger Zeit auch PDFs einlesen. Das klappt mal mehr und mal weniger gut. Manchmal kommen die Inhalte nicht korrekt an, beispielsweise sind Daten in den Zeilen versetzt. Im folgenden Power Query-Rezept zeige ich, wie verrutschte Daten automatisiert den passenden Zeilen zugeordnet werden.

Links das Original mit einer vertikalen Verschiebung nach dem Import aus einer PDF und rechts das mit Power Query korrigierte Ergebnis ohne vertikalen Versatz

Links das Original mit einer vertikalen Verschiebung nach dem Import aus einer PDF und rechts das mit Power Query korrigierte Ergebnis ohne vertikalen Versatz

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Power Query: Inkonsistente Telefonnummern vereinheitlichen auf ein standardisiertes Format

24.01.2024   Hildegard Hügemann

Im Blogbeitrag vom 10.01.2024 habe ich gezeigt, wie unterschiedlich lange Zeichenfolgen auf die gleiche Anzahl von Stellen vereinheitlicht werden. Dazu habe ich eine neue Spalte angelegt und dabei die Funktion Text.PadStart benutzt, die über das Menüband nicht zur Verfügung steht.
Heute zeige ich, wie sich Telefonnummern mit Power Query automatisiert in das internationale Format E.164 transformieren lassen. Diesmal OHNE zusätzliche Spalte. Dabei verwende ich Befehle aus dem Menüband und auch solche, die unter der Motorhaube versteckt sind.

Die Telefonnummern von links automatisiert in das internationale Format E.164 rechts umwandeln

Die Telefonnummern von links automatisiert in das internationale Format E.164 rechts umwandeln

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Power Query: Zeichenfolgen auf die gleiche Anzahl von Stellen vereinheitlichen

10.01.2024   Hildegard Hügemann

Wer mit Power Query seine Daten aufbereitet, kann über das Menüband auf typische Befehle zum Bereinigen zugreifen. Was aber, wenn Optionen fehlen?
Wie kann ich z. B. unterschiedlich lange Zeichenfolgen mit Hilfe eines Füllzeichens auf eine einheitliche Länge bringen?
Anhand von Materialnummern zeige ich, auf welchem Weg ich an die erforderliche zusätzliche Option herankomme.
Das Schöne daran: Eine solche Entdeckungsreise macht Spaß und es ist spannend, anhand vorgefertigter Dinge ganz leicht Neues hinzuzulernen.

Die Materialnummern sollen auf 12 Stellen vereinheitlicht werden, und zwar mit führenden Nullen

Die Materialnummern sollen auf 12 Stellen vereinheitlicht werden, und zwar mit führenden Nullen

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Inhalt von zwei Spalten automatisch zusammenführen, aber OHNE störende Leertasten

05.10.2023   Hildegard Hügemann

Bei einer Online-Umfrage wurden Vor- und Nachname in zwei getrennten Feldern erfasst. Für die Auswertung jedoch werden beide Angaben in einer Spalte gebraucht, und zwar in der Form Nachname, Vorname. In Power Query lässt sich das automatisiert lösen mit dem Befehl Spalten zusammenführen. Doch wieso tauchen Leerzeichen links vor dem Komma auf? Statt Meier, Erik wird Meier , Erik angezeigt.
Grund sind Tippfehler, die beim Ausfüllen des Online-Formulars gemacht wurden. Konkret: nach dem Nachnamen und vor dem Vornamen wurde versehentlich die Leertaste gedrückt.

In Excel lassen sich solche störenden Leerzeichen mit GLÄTTEN eliminieren. Wie das in Power Query geht, zeige ich in meinem folgenden Rezept.

Nach dem Verbinden der beiden Originalspalten Name und Vorname (links) tauchen eine Reihe überflüssiger Leerzeichen auf (Mitte), die sich mit Hilfe von Power Query automatisiert eliminiert werden (rechts)

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Power Query: Aus mehreren Ordnern nur ausgewählte Dateien zusammenführen

10.08.2023   Hildegard Hügemann

Dass sich mit Power Query alle Dateien aus einem Ordner zusammenfassen lassen, ist vielen bekannt. Was aber, wenn es mehrere Ordner sind? Und was, wenn nicht alle, sondern nur ausgewählte Dateien aus diesen Ordnern zusammengefasst werden sollen?

Wie das in drei Schritten geht, zeige ich, indem ich das Beispiel aus meinem Blogbeitrag vom 3. Juli 2023 erweitere.

Bild 1: Aus mehreren Ordnern nur ausgewählten Dateien zusammenführen

Bild 1: Aus den oben gezeigten drei Ordnern nur die markierten Dateien zusammenführen

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Power Query: Kopfdaten aus CSV-Dateien automatisch auslesen und als neue Spalten bereitstellen

03.07.2023   Hildegard Hügemann

Wie der Inhalt einer Spaltenüberschrift ausgelesen und als neue Spalte bereitgestellt wird, habe ich in meinem Power-Query-Rezept vom 8.3.2023 beschrieben.

Was aber, wenn Inhalte nicht in der Liste selbst sind, sondern als sogenannte Kopfdaten zu Beginn der CSV-Dateien vorliegen? Die folgende Abbildung zeigt dafür ein Beispiel: Lieferant, Warengruppe und Datum stehen hier oberhalb der Datenliste. Doch genau diese drei Angaben werden als weitere Spalten gebraucht, um die Daten später nach Lieferant, Warengruppe oder Datum auswerten zu können.

Wie Lieferantenname, Warengruppe und Lieferdatum aus den Kopfdaten in Spalten überführt werden, zeige ich im folgenden Power-Query-Rezept, bei dem ich u.a. den Befehl »Benutzerdefinierte Spalte« verwende.

Nicht nur die Listen-, sondern auch die Kopfdaten werden später zum Auswerten gebraucht

Bild 1: Nicht nur die Listen-, sondern auch die Kopfdaten werden später zum Auswerten gebraucht

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XVERWEIS: Letzten Eintrag in einer Tabelle finden, der zwei Kriterien entspricht – Beispiel digitale Schlüsselausgabe

23.06.2023   Hildegard Hügemann

Wo ist der Schlüssel für den Konferenzraum? Wer hat ihn zuletzt genommen? Meist wird die Schlüsselausgabe noch auf Listen in Papierform erfasst. Das lässt sich digitalisieren. Wie das mit Excel und der Funktion XVERWEIS geht, zeige ich in diesem Beitrag.

Digitale Schlüsselausgabe mit XVERWEIS

Digitale Schlüsselausgabe mit Suchfunktion in Excel mit der Funktion XVERWEIS aufbauen

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In weniger als 20 Sekunden das Wunschdiagramm einfügen

18.06.2023   Dieter Schiecke

Diagramme sollen informativ und optisch ansprechend sein, aber der Zeitaufwand zum Erstellen darf 20 Sekunden nicht übersteigen. Klingt wie eine unlösbare Aufgabe? Ist es aber nicht, denn für solche Alltags-Herausforderungen gibt es eine vielfach bewährte Lösung. Das Zauberwort heißt Diagrammvorlage.

Mit ihr kann ich aus den unten links gezeigten Daten das Diagramm rechts daneben erstellen, und zwar in deutlich weniger als 20 Sekunden.

In weniger als 20 Sekunden entsteht aus den Daten links das rechts gezeigte Diagramm

Alle, die mit Excel arbeiten und gar nicht wissen, wie professionelle Diagramme erstellt werden, können das dank der Diagrammvorlagen auch. Und es gibt noch einen weiteren positiven Nebeneffekt: Diagrammvorlagen sorgen für eine einheitliche Optik, egal, wer das Diagramm einfügt und in welchem der Office-Programme.

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Power Query: Dateien aus Ordner importieren und anfügen, aber OHNE Fehler

03.05.2023   Hildegard Hügemann

Alle Dateien aus einem Ordner nicht manuell, sondern automatisiert einzulesen und anzufügen, ist eine enorme Arbeitserleichterung. Ich muss mir nur einmal Gedanken machen, wie eine solche Datei aufbereitet werden muss. Power Query hinterlegt die Schritte und wendet sie bei jeder Datei aus dem Ordner an, auch wenn eine neue hinzukommt. Nach der Aufbereitung der einzelnen Dateien werden die Daten aus allen Dateien kombiniert durch Anfügen. Ich muss also künftig nur noch auf Aktualisieren klicken, um die Daten aus allen Dateien in einer langen Liste zu erhalten.

Was aber, wenn versehentlich eine »falsche« Datei in den Ordner gerät? Ein Aktualisierungsfehler kann die Folge sein. Wie ich dem vorbeuge, zeige ich im folgenden Beitrag.

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