Sie suchen Anleitungen und Tipps zum produktiven Umgang mit den Office-Programmen?
Hier finden Sie gebündeltes Wissen zu Office 2010, 2013, 2016 und zu Office 365. Lesen Sie, wie Sie Aufgaben effizienter erledigen, typische Probleme meistern und welche Neuerungen die Arbeit mit Office erleichtern.
Hinweis: Angesichts der vielfältigen Konfigurationen von Hard- und Software sowie der permanenten Office-Updates können wir keine Gewähr für die Inhalte übernehmen.
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Die neue Funktion SORTIERENNACH: Eine Produktliste nicht alphabetisch, sondern automatisch nach Umsatz sortieren lassen
Wie lässt sich eine Liste aller Produkte und deren Umsätze erstellen? Viele nutzen dafür eine Pivot-Tabelle. Soll noch nach Umsatz sortiert werden, ist das in Pivot schnell eingestellt. Allerdings muss die Pivot-Tabelle jedes Mal aktualisiert werden, wenn sich die Umsatzzahlen ändern. Dieses lästige manuelle Aktualisieren entfällt, wenn die neuen dynamischen Arrayfunktionen in Excel 365 verwendet werden.
Im Blogbeitrag vom 11.7.2021 habe ich gezeigt, wie eine alphabetisch sortierte Produktliste mit Umsatzwerten mit Hilfe der Funktionen SORTIEREN, EINDEUTIG und SUMMEWENN entsteht. Heute kommt das i-Tüpfelchen hinzu: die automatische Sortierung der Produkte nach errechneten Umsatzwerten. Möglich wird dies durch die Funktion SORTIERENNACH.
Bild 1: Produkteliste wird so sortiert, dass die Umsätze in absteigender Reihenfolge erscheinen
Wie auch »alte« Excel-Funktionen dynamisch werden
Meine Blogbeiträge vom 7.1.2020 und 18.2.2020 zeigen, wie sich mit den neuen Array-Funktionen in Excel 365 Listen erzeugen lassen, die dynamisch gefiltert, sortiert und ohne doppelte Werte sind. Ohne VBA-Programmierung! Das Zauberwort heißt SPILL.
Was es damit auf sich hat, ist schnell erklärt: 35 Jahre lang galt in Excel, dass EINE Formel EINE Zelle mit einem Ergebnis füllt. Mit den neuen Arrayfunktionen ändert sich das gründlich: nun kann eine Formel mehrere Zellen untereinander oder sogar mehrere Spalten nebeneinander mit Ergebnissen befüllen.
Mehr noch: selbst altbekannte Funktionen wie SUMMEWENN(S) oder ZÄHLENWENN(S) können jetzt mit nur einer Formel mehrere Zellen mit Ergebnissen liefern. Auch sie sind SPILL-fähig.
Bild 1: Sogar alte Excel-Funktionen beherrschen jetzt das SPILLING und liefern Ergebnisse für mehr als nur eine Zelle
So werden auch alte Excel-Funktionen SPILL-fähig
Die folgende Produktliste wurde mit EINDEUTIG und SORTIEREN erzeugt. Mit nur einer Formel werden alle Produkte in sortierter Abfolge untereinander aufgelistet.
Bild 2: Eine Formel reicht, um eine dynamisch sortierte Produktliste über mehrere Zeilen zu erzeugen
Nun soll neben den Produkten noch der jeweilige Gesamtumsatz angezeigt werden. Dies lässt sich mit SUMMEWENN erledigen. Allerdings müsste die SUMMEWENN-Formel jedes Mal angepasst werden, wenn in der Spalte links daneben Produkte hinzukommen.
Mit einem einfachen Trick wird auch die SUMMEWENN-Formel SPILL-fähig. Dazu ergänze ich das Argument für das Suchkriterium einfach um das #-Zeichen. Die Formel sieht dann wie folgt aus:
=SUMMEWENN(tbl_Verkauf[Produkt];I5#;tbl_Verkauf[Umsatz])
Bild 3: Das #-Zeichen am Ende des Suchkriteriums bewirkt, dass SUMMEWENN auch SPILL-fähig wird
Ausblick: Wie eine Produktliste nicht alphabetisch, sondern nach Umsatz sortiert wird
In diesem Blogbeitrag zeige ich, wie die Produktliste per Formel so sortiert wird, dass die Produkte mit den höchsten Umsätzen automatisch ganz oben stehen.
Bild 4: Diesmal wird die Liste automatisch nicht nach Produkten, sondern nach Umsatz sortiert
Lust auf mehr zeitsparendes Wissen?
Wer mehr zu den Arrayfunktionen wissen möchte und Auswertungen dynamisch und ohne lästige Anpassungen erstellen will, ist auf den Excel-Kompetenztagen in Fulda genau richtig. Hier gibt’s es in vier Kursreihen jede Menge Wissen, Techniken und Tipps rund um Excel.
Den Kursplan herunterladen
Unglaublich! Mit wenigen Mausklicks zur Eyecatcher-Folie
»UNGLAUBLICH«, das ist meist die Reaktion von PowerPoint-Anwendern, wenn ich zeige, WIE mit Bildern und dem Übergangseffekt »Morphen« in wenigen Minuten Folien erstellt werden, die garantiert zum Hingucker jeder Präsentation avancieren.
Ende Juli ist es wieder soweit: In zwei halbtägigen Kursen vermittle ich das Wissen und die Techniken, um Folien mit Wow-Effekt und beeindruckender Dynamik entstehen zu lassen.
Im folgenden Video sind einige ausgewählte Beispiele aus dem Kurs Eyecatcher-Folien in PowerPoint mit perfekt inszenierten Bildern zu sehen. Interessenten für diesen Online-Kurs und den zum Morphen können sich über www.office-kompetenz.de/anmeldung direkt anmelden.
Die Flyer mit allen Infos zu den beiden ONLINE-Kursen herunterladen
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Corona-Tests in der Schule auswerten: In nur 4 Schritten mit Excel
Vielerorts dürfen Kinder nur am Schulunterricht teilnehmen, wenn sie einen negativen Corona-Test vorweisen können, der nicht älter als 2,5 Tage ist. Doch wie sollen die Schulen die Übersicht behalten, welche Kinder wann getestet wurden und – vor allem – bei welchen Kindern der Test nicht mehr aktuell ist.
Um dem Lehrpersonal an der Schule meiner Kinder diesen Überblick zu erleichtern, welche Schüler wann und wie getestet wurden und bei wem die Tests veraltet sind, habe ich eine unkomplizierte Lösung mit Hilfe von Pivot erstellt.
Vorschau auf die Auswertung
Hier die Anleitung, wie die Lösung in 4 einfachen Schritten entsteht.
Power Query-Abfragen schützen: Geht das?
Power Query ersetzt an vielen Stellen die teils sehr aufwendige VBA-Programmierung, insbesondere wenn es um die Aufbereitung von Daten für die Analyse geht. Das ist eine große Arbeitserleichterung und Zeitersparnis. Aber da kommt auch gleich die Frage auf: VBA-Code lässt sich per Passwort schützen, aber geht das auch bei Power Query-Abfragen?
Ist der Arbeitsmappenschutz aktiv, können die Power Query-Abfragen noch aktualisiert, aber nicht mehr bearbeitet werden
In Excel 365 kann die Bearbeitung und das Löschen der Power Query-Abfragen per Arbeitsmappenschutz verhindert werden.
Daten aus zwei Listen bündeln zu einer lückenlosen Gesamtübersicht mittels JOIN
Welche Produkte bisher welchen Umsatz gemacht haben, ist auf Basis einer Umsatzliste mit Pivot schnell ermittelt. Doch wie lässt sich herausfinden, welche Produkte bis dato nicht verkauft wurden? Dazu gibt es keine Daten, denn die Umsatzliste enthält nur die verkauften Produkte. Hier hilft eine zusätzliche Liste weiter, in der alle Produkte erfasst sind.
Aus den zwei Listen für Umsätze und Produkte wird eine Gesamtliste generiert, die für alle Produkte die Umsatzzahlen zeigt, auch wenn diese bei null liegen
Wie ich mit Hilfe eines Joins eine komplette Liste aller Produkte mit allen Umsätzen erstelle, beschreibe ich in diesem Beitrag.
PowerPoint 365: Objekte auf der Folie sperren und entsperren
Im Betakanal von PowerPoint 365 ist seit Kurzem der neue Befehl LockObjects verfügbar.
- Damit lassen sich Objekte aller Art auf einer Folie sperren: Formen, Textfelder, Tabellen, Bilder, Diagramme und SmartArts.
- Vielleicht noch interessanter ist die Möglichkeit, Objekte zu entsperren. Denn wer die Funktion Designideen schon genutzt hat, wird erstaunt festgestellt haben, dass sich auf der Design-Folie die tollen Layout-Elemente weder markieren, noch bewegen oder löschen lassen. Mit dem neuen Befehl ist das kein Problem mehr, denn nun lassen sich diese Objekte entsperren.
Wo der neue Befehl zu finden ist und was er bewirkt, beschreibt der folgende Beitrag.
Das Schloss weist darauf hin, dass ein Objekt gesperrt ist
Gewürfelt, nicht geschüttelt: TEAMS-Tastenkürzel übersichtlich und in Würfelform
Wer TEAMs regelmäßig nutzt, wird sich ab und an fragen „Gibt’s für diesen Befehl nicht auch eine Tastenkombination?“ In Word, Excel, Outlook oder PowerPoint nutzen wir Tastenkürzel ganz selbstverständlich. Doch mal ehrlich: Wie viele Tastenkürzel kennt und nutzt jede/r schon in TEAMS? Zum Beispiel
- Hand heben und senken (Strg+Umschalt+K),
- Stummschaltung ein/aus (Strg+Umschalt+M),
- Bildschirmfreigabe (Strg+Umschalt+E)?
Unterstützung liefert die Vorlage, die Markus Widl, Teams Technical Specialist bei Microsoft, hier auf LinkedIn veröffentlicht hat. Diese coole Bastelanleitung habe ich umgehend mit PowerPoint „digitalisiert“ (die PowerPoint-Datei, aus der das folgende Video entstanden ist, gibt es in unserem Download-Bereich.
Übrigens: Bei den Office-Kompetenztagen vom 8. bis 10. November werden wir ganz sicher auch TEAMS-Tastenkürzel in unser berühmt-berüchtigtes Office-Quiz einbauen 🙂
Ein Trick im M-Code macht‘s möglich: Mit Power Query mehrere Tabellen in der AKTUELLEN Mappe zusammenführen
Will ich Daten aus verschiedenen Tabellen einer anderen Arbeitsmappe abrufen, geht das recht leicht, denn Power Query lässt mich gleich mehrere Tabellen einer anderen Datei zum Einlesen markieren. Deutlich weniger komfortabel und keineswegs intuitiv ist es, wenn mehrere Tabellen der aktuellen Mappe zusammenzuführen sind. Diese Aufgabe stellt sich immer dann, wenn Daten in einer Mappe auf mehrere Arbeitsblätter verteilt sind, z. B. ein Blatt pro Monat, ein Blatt pro Standort oder ein Blatt pro Abteilung.
Wie sich solche verteilten Daten durch einen kleinen Eingriff in den M-Code in einer einzigen Abfrage zusammenführen lassen, zeige ich in der folgenden Anleitung.
Das GELB markierte ist die zentrale Anweisung, um auf die gesamte aktuelle Arbeitsmappe zuzugreifen
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Power Query: Welche Version habe ich und wo sehe ich das?
In meinen Kursen zu Power Query kommt häufig die Frage, warum mein Power Query anders aussieht als bei den Teilnehmenden, beispielsweise im Register Ansicht.
Der Grund: In Excel 2016, 2019, 365 sind unterschiedliche Versionen von Power Query verfügbar. Wie sich die Versionsnummer von Power Query ermitteln lässt und welche Unterschiede es derzeit gibt, zeige ich im folgenden Kurzvideo.
Wer sein Wissen zu Power Query erweitern will: Hier geht’s zum aktuellen Kursangebot.
