Sie suchen Anleitungen und Tipps zum produktiven Umgang mit den Office-Programmen?
Hier finden Sie gebündeltes Wissen zu Office 2010, 2013, 2016 und zu Office 365. Lesen Sie, wie Sie Aufgaben effizienter erledigen, typische Probleme meistern und welche Neuerungen die Arbeit mit Office erleichtern.
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Power Query kann auch Year to date
Dass sich mit Power Query die auszuwertenden Daten durch Filtern reduzieren lassen, ist bekannt. Was aber, wenn es beim Filtern um Daten eines bestimmten Zeitraums geht, beispielsweise um alle Daten des aktuellen Jahres bis heute? Wie das ganz einfach geht, zeige ich in diesem Beitrag.
Für die Analyse werden in Power Query per Datumsfilter nur die Lieferdaten des aktuellen Jahres bis heute selektiert
Inhalt von zwei Spalten automatisch zusammenführen, aber OHNE störende Leertasten
Bei einer Online-Umfrage wurden Vor- und Nachname in zwei getrennten Feldern erfasst. Für die Auswertung jedoch werden beide Angaben in einer Spalte gebraucht, und zwar in der Form Nachname, Vorname. In Power Query lässt sich das automatisiert lösen mit dem Befehl Spalten zusammenführen. Doch wieso tauchen Leerzeichen links vor dem Komma auf? Statt Meier, Erik wird Meier , Erik angezeigt.
Grund sind Tippfehler, die beim Ausfüllen des Online-Formulars gemacht wurden. Konkret: nach dem Nachnamen und vor dem Vornamen wurde versehentlich die Leertaste gedrückt.
In Excel lassen sich solche störenden Leerzeichen mit GLÄTTEN eliminieren. Wie das in Power Query geht, zeige ich in meinem folgenden Rezept.
Nach dem Verbinden der beiden Originalspalten Name und Vorname (links) tauchen eine Reihe überflüssiger Leerzeichen auf (Mitte), die sich mit Hilfe von Power Query automatisiert eliminiert werden (rechts)
Adieu Calibri und gewohnte Farbpalette: Das neue Standard-Design für Office und seine Folgen | Teil 1
Microsoft beschert uns ein neues Office-Design. Dies bedeutet, dass sich die voreingestellten Farben und Schriften in Word, Excel, PowerPoint und Outlook ändern werden.
Wer keine eigenen Office-Vorlagen nutzt, muss sich damit anfreunden, künftig in allen neuen Dokumenten, Präsentationen, Arbeitsmappen und E-Mails andere Farben und Schriften zu sehen.
Beruhigend: Für bereits vorhandene Office-Dateien ändert sich nichts. Sie behalten die Farben und Schriften bei, die beim Anlegen der Datei verwendet wurden.
In diesem Beitrag beleuchte ich, was das neue Office-Design bietet, welche praktischen Folgen es hat und wie es um die Kompatibilität mit älteren Office-Versionen aussieht.
Nicht mehr zwei, sondern drei Office-Varianten für Farben und Schriften
Power Query: Aus mehreren Ordnern nur ausgewählte Dateien zusammenführen
Dass sich mit Power Query alle Dateien aus einem Ordner zusammenfassen lassen, ist vielen bekannt. Was aber, wenn es mehrere Ordner sind? Und was, wenn nicht alle, sondern nur ausgewählte Dateien aus diesen Ordnern zusammengefasst werden sollen?
Wie das in drei Schritten geht, zeige ich, indem ich das Beispiel aus meinem Blogbeitrag vom 3. Juli 2023 erweitere.
Bild 1: Aus den oben gezeigten drei Ordnern nur die markierten Dateien zusammenführen
Power Query: Kopfdaten aus CSV-Dateien automatisch auslesen und als neue Spalten bereitstellen
Wie der Inhalt einer Spaltenüberschrift ausgelesen und als neue Spalte bereitgestellt wird, habe ich in meinem Power-Query-Rezept vom 8.3.2023 beschrieben.
Was aber, wenn Inhalte nicht in der Liste selbst sind, sondern als sogenannte Kopfdaten zu Beginn der CSV-Dateien vorliegen? Die folgende Abbildung zeigt dafür ein Beispiel: Lieferant, Warengruppe und Datum stehen hier oberhalb der Datenliste. Doch genau diese drei Angaben werden als weitere Spalten gebraucht, um die Daten später nach Lieferant, Warengruppe oder Datum auswerten zu können.
Wie Lieferantenname, Warengruppe und Lieferdatum aus den Kopfdaten in Spalten überführt werden, zeige ich im folgenden Power-Query-Rezept, bei dem ich u.a. den Befehl »Benutzerdefinierte Spalte« verwende.
Bild 1: Nicht nur die Listen-, sondern auch die Kopfdaten werden später zum Auswerten gebraucht
Profitricks: Bei Tabellen den Blick auf bestimmte Inhalte lenken
Beim Präsentieren von Tabellen ist das Publikum schnell von der Informationsmenge überfordert. Wie kann also der Fokus gezielt auf die Inhalte gerückt werden, über die gerade gesprochen wird?
PowerPoint bietet leider keine Einstellung, um Tabellen schrittweise per Animation aufzubauen. Daher braucht es kreative Methoden, um dieses Manko zu umgehen. Zwei davon stelle ich in diesem Beitrag vor.
Den Blick geschickt auf ausgewählte Inhalte einer Tabelle zu lenken
XVERWEIS: Letzten Eintrag in einer Tabelle finden, der zwei Kriterien entspricht – Beispiel digitale Schlüsselausgabe
Wo ist der Schlüssel für den Konferenzraum? Wer hat ihn zuletzt genommen? Meist wird die Schlüsselausgabe noch auf Listen in Papierform erfasst. Das lässt sich digitalisieren. Wie das mit Excel und der Funktion XVERWEIS geht, zeige ich in diesem Beitrag.
Digitale Schlüsselausgabe mit Suchfunktion in Excel mit der Funktion XVERWEIS aufbauen
So wird eine FORMS-Umfrage mehrsprachig
Die Online-Umfrage in FORMS ist fertig. Da stellt sich heraus, dass sie nicht nur in Deutsch, sondern auch in anderen Sprachen gebraucht wird. Und nun: die Umfrage umständlich noch weitere Male anlegen?
Nein, das ist nicht nötig! Denn FORMS ist mehrsprachig. Allerdings fällt das nicht sofort ins Auge. Daher beschreibe ich in diesem Beitrag, wie zusätzliche Sprachen hinterlegt und wie diese dann von allen, die die Umfrage ausfüllen, ausgewählt werden können.
Rechts oben die Sprache wählen
In weniger als 20 Sekunden das Wunschdiagramm einfügen
Diagramme sollen informativ und optisch ansprechend sein, aber der Zeitaufwand zum Erstellen darf 20 Sekunden nicht übersteigen. Klingt wie eine unlösbare Aufgabe? Ist es aber nicht, denn für solche Alltags-Herausforderungen gibt es eine vielfach bewährte Lösung. Das Zauberwort heißt Diagrammvorlage.
Mit ihr kann ich aus den unten links gezeigten Daten das Diagramm rechts daneben erstellen, und zwar in deutlich weniger als 20 Sekunden.
In weniger als 20 Sekunden entsteht aus den Daten links das rechts gezeigte Diagramm
Alle, die mit Excel arbeiten und gar nicht wissen, wie professionelle Diagramme erstellt werden, können das dank der Diagrammvorlagen auch. Und es gibt noch einen weiteren positiven Nebeneffekt: Diagrammvorlagen sorgen für eine einheitliche Optik, egal, wer das Diagramm einfügt und in welchem der Office-Programme.
Power Query: Dateien aus Ordner importieren und anfügen, aber OHNE Fehler
Alle Dateien aus einem Ordner nicht manuell, sondern automatisiert einzulesen und anzufügen, ist eine enorme Arbeitserleichterung. Ich muss mir nur einmal Gedanken machen, wie eine solche Datei aufbereitet werden muss. Power Query hinterlegt die Schritte und wendet sie bei jeder Datei aus dem Ordner an, auch wenn eine neue hinzukommt. Nach der Aufbereitung der einzelnen Dateien werden die Daten aus allen Dateien kombiniert durch Anfügen. Ich muss also künftig nur noch auf Aktualisieren klicken, um die Daten aus allen Dateien in einer langen Liste zu erhalten.
Was aber, wenn versehentlich eine »falsche« Datei in den Ordner gerät? Ein Aktualisierungsfehler kann die Folge sein. Wie ich dem vorbeuge, zeige ich im folgenden Beitrag.
