Office-Blog

Sie suchen Anleitungen und Tipps zum produktiven Umgang mit den Office-Programmen?

Hier finden Sie gebündeltes Wissen zu Office 2010, 2013, 2016 und zu Office 365. Lesen Sie, wie Sie Aufgaben effizienter erledigen, typische Probleme meistern und welche Neuerungen die Arbeit mit Office erleichtern.

Hinweis: Angesichts der vielfältigen Konfigurationen von Hard- und Software sowie der permanenten Office-Updates können wir keine Gewähr für die Inhalte übernehmen.

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Effektiv aufräumen: In fünf Schritten Kommentare selektiv löschen

10.08.2020   Markus Hahner

Gezielt schriftliche Hinweise geben, ohne in den Text selbst einzugreifen? Ohne dass sich das Layout verändert und die Gefahr besteht, dass ein Hinweis übersehen wird und »stehen bleibt«? Mit den Word-eigenen Kommentaren ist das alles möglich.

Kommentare – in Word auf der Registerkarte Überprüfen zu finden – erscheinen standardmäßig als Sprechblasen in der rechten Randspalte und zeigen auch gleich noch an, wer (= Name aus den Word-Optionen bzw. Office-Anmeldename) zu welcher Uhrzeit (= lokale Systemzeit des PCs) kommentiert hat [1].

Kommentare zeigt Word in der Randspalte an – zusammen mit dem Namen des Kommentators.

Kommentare zeigt Word in der Randspalte an – zusammen mit dem Namen des Kommentators.

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Planner | Alle Aufgaben nach Excel exportieren

07.08.2020   Dominik Petri

Mit Microsoft Planner planen Sie Aufgaben im Team, behalten stets den Überblick und steuern bequem kleinere Projekte. Reicht Ihnen die Vielzahl von Analysemöglichkeiten innerhalb von Planner nicht aus, lassen sich sämtliche Aufgaben per Mausklick in eine Excel-Datei exportieren.

Mit zwei Mausklicks sämtliche Planner-Aufgaben in eine Excel-Datei exportieren

  1. Klicken Sie in der Planner Web App auf die drei Punkte
  2. Wählen Sie den Eintrag »Plan nach Excel exportieren«

Der Excel-Export eignet sich u.a. dazu,

  • Projektzwischenstände zu sichern,
  • abgeschlossene Projekte zu archivieren,
  • Projekte zu analysieren (Pivot-Tabellen, Filter) und zu visualisieren (Diagramme),
  • Aufgaben aus mehreren Plänen zusammenzuführen und
  • alle Aufgaben auszudrucken.

Für alle, die mehr über Planner und weitere Office 365 Apps erfahren wollen

Bei den Office-Kompetenztagen vom 13. bis 15. September 2020 gibt es erstmals eine komplette Kursreihe zur Teamarbeit mit Office 365. Machen Sie sich mit TEAMS, FORMS, To Do, PLANNER, SharePoint und OneDrive vertraut.

Per Klick auf das folgende Bild laden Sie sich den Flyer der Office-Kompetenztage 2020 als PDF herunter.

Kennen Sie schon die Besprechungsoptionen einer TEAMS-Besprechung?

05.08.2020   Kai Schneider

Sie planen regelmäßig TEAMS-Besprechungen aus Outlook heraus und würden gerne gleich beim Erstellen festlegen wer im Wartebereich warten muss, wer in dem Meeting präsentieren darf?

Kein Problem – eigentlich! Wenn diese Optionen nicht, in meinen Augen, gut versteckt wären.

Einrichtung Besprechungsoptionen – Schritt für Schritt erklärt

Schritt 1 | Wechseln Sie Outlook in den Kalender mit einem Klick auf das Kalendersymbol – die Profis betätigen die Tastenkombination STRG + 2 – und wählen im Menüband den Befehl Neue Teams-Besprechung.

Dieses Bild hat ein leeres Alt-Attribut. Der Dateiname ist image-1024x139.png

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Ein DIN-konformes Datum, das sich nicht mehr ständig verstellt!

29.07.2020   Markus Hahner

Datum in Briefen, Verträgen oder Protokollen? Scheinbar kein Problem, es gibt in Word ja sogar auf der Registerkarte Einfügen mit der Schaltfläche Datum und Uhrzeit [1] dafür eigens eine Funktion:

Fester Text oder aktualisierbares Datum? Beide Lösungen taugen leider nicht für den Arbeitsalltag.

Fester Text oder aktualisierbares Datum? Beide Lösungen taugen leider nicht für den Arbeitsalltag.

Alles gut? Weit gefehlt. Denn wenn ich in einer Vorlage das Datum einfüge, bleibt dort immer der alte Stand stehen und ich muss das Datum jedes Mal von Hand überschreiben.

Schalte ich das Kontrollkästchen Automatisch aktualisieren [2] ein, erscheint zwar das aktuelle Datum. Aber auch dann, wenn ich den Brief in zwei Jahren öffne – dann hat er sofort das Datum von diesem Tag und ich habe keinerlei Kontrolle, wann ich den Brief damals geschrieben hatte. Fatal.

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Tastaturhilfen beim Umgang mit Formen: So kommen Sie schneller und frustfrei zum Ziel

28.07.2020   Maria Hoeren

Bei der Konzeption und Gestaltung einer Folie muss ich immer wieder Formen erstellen, verschieben, kopieren und neu positionieren. PowerPoint bietet mir hierfür hilfreiche Tastenkombinationen, mit denen ich schnell und vor allem auch frustfrei zum  Ziel kommen.

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Leicht anzuwendende Gestaltungs-Tipps für Tabellen in PowerPoint

27.07.2020   Dieter Schiecke

Sind Tabellen in einer Präsentation zwangsläufig langweilig? Können sie nur verwendet werden, wenn es um Zahlen geht? Die Antwort lautet zweimal NEIN. Trotzdem können sich viele nicht vorstellen, dass Tabellenzellen nicht nur Texte und Zahlen aufnehmen, sondern auch als Bildplatzhalter geeignet sind. Wie übrigens auch in Word.

  • Texte, Zahlen und Bilder lassen sich mühelos strukturieren, indem diese geschickt auf Zeilen und Spalten verteilt werden.
  • Inhaltlich überladene Folien mit Text in zwei Ebenen werden durch den Einsatz von Tabellen übersichtlicher.
  • Bilder verleihen sachlichen Zahlen-Tabellen sofort ein ansprechendes Aussehen und kurbeln die Bereitschaft des Publikums an, die Inhalte der Tabellen aufmerksamer zu betrachten.

Im folgenden Beitrag beschreibe ich, wie in 6 Schritten eine PowerPoint-Tabelle mit Bildfüllung entsteht.

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Seiteneinstellungen in Word kopieren: 3 Mausklicks genügen!

24.07.2020   Markus Hahner

Warum sind die Seitenränder im aktuellen Dokument so groß? Und die Kopfzeile ist auch viel zu weit oben. Dabei sollte doch alles so eingestellt sein, wie bei dem Dokument, das ich gerade bearbeitet habe. Muss ich jetzt tatsächlich alles nachschlagen und im aktuellen Dokument mühsam anpassen?

Leider fehlt im Dialogfeld »Seite einrichten« eine Kopieren-Schaltfläche – muss im neuen Dokument wirklich alles neu definiert werden?

Leider fehlt im Dialogfeld »Seite einrichten« eine Kopieren-Schaltfläche – muss im neuen Dokument wirklich alles neu definiert werden?

Zum Glück nicht, denn Word kann alle Seiteneinstellungen komfortabel von einem Dokument ins andere übernehmen.

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Power Automate | Neue Blogbeiträge in TEAMS vor dem Veröffentlichen genehmigen

23.07.2020   Dominik Petri

In einem vorhergehenden Beitrag habe ich gezeigt, wie ich meine Kollegen in TEAMS automatisch auf neue Blogbeiträge aufmerksam mache. Einige Leser fragten, ob und wie es per Flow möglich ist, nicht alle, sondern nur ausgewählte Blogbeiträge in TEAMS zu veröffentlichen. Die Lösung liegt im Einbau eines Genehmigungsschrittes.

Mit diesem Flow wird entschieden, ob ein neuer Blogbeitrag in TEAMS veröffentlicht wird oder nicht

Wie der Flow in Power Automate entsprechend ergänzt werden muss, zeige ich in diesem Beitrag.

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Gemeinsam stark: Aufgaben in OneNote, Outlook und To Do

22.07.2020   Kai Schneider
Microsoft stellt uns für viele Dinge gleich mehrere Programme, ääh Apps zur Verfügung, die im Prinzip dasselbe machen. Nehmen wir mal den Bereich Aufgaben. Aufgaben kann man in Outlook erstellen, hat man Office 365 (Microsoft 365 bzw. Apps for Enterprise) geht das auch in To Do, Planner, SharePoint, Teams und in OneNote.

Und wo planen wir zukünftig unsere Aufgaben?

Gut, dass zumindest OneNote und Outlook prächtig zusammenarbeiten und somit auch To Do davon profitiert. Demnächst spielt auch TEAMS mit, wenn die neue Funktion TASK in TEAMS veröffentlicht wird.

Schritt für Schritt zu gemeinsamen Aufgaben in Outlook, OneNote und To Do

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In OneNote einen digitalen Pultordner für die Wiedervorlage anlegen

21.07.2020   Maria Hoeren


Eine Wiedervorlage hilft, laufende Projekte zu organisieren und Aufgaben und Dokumente chronologisch im Blick zu behalten. Im Büro liegen dafür Register- und Unterschriftenmappen oder Pultordner mit 31 Fächern auf dem Schreibtisch.

Warum nicht einfach die Vorteile und die Struktur von OneNote nutzen?
Hier sind die Schritte, mir denen Sie in Ihrem Notizbuch einen Abschnitt Wiedervorlage mit 31 Seiten anlegen.

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