Sie suchen Anleitungen und Tipps zum produktiven Umgang mit den Office-Programmen?
Hier finden Sie gebündeltes Wissen zu Office 2010, 2013, 2016 und zu Office 365. Lesen Sie, wie Sie Aufgaben effizienter erledigen, typische Probleme meistern und welche Neuerungen die Arbeit mit Office erleichtern.
Hinweis: Angesichts der vielfältigen Konfigurationen von Hard- und Software sowie der permanenten Office-Updates können wir keine Gewähr für die Inhalte übernehmen.
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In großen Excel-Listen NACH RECHTS scrollen … mit der Maus
Das Scrollen innerhalb eines Excel-Arbeitsblattes von oben nach unten kennen wohl fast alle: Mausrad einfach nach vorne oder hinten drehen und schon bewegt sich das Arbeitsblatt in die gewünschte Richtung.
Auch die Zoom-Funktion erfreut sich größter Beliebtheit: Strg-Taste gedrückt halten und schon vergrößert oder verkleinert sich das aktuell angezeigte Arbeitsblatt, wenn das Mausrad nach vorne oder hinten gedreht wird.
Mühsam wird es, wenn eine Liste sehr viele Spalten hat und ein Blick auf Spalten weiter rechts geworfen werden soll. Viele nutzen dazu unten rechts den horizontalen Scrollbalken.
Leichter geht das horizontale Scrollen mit der Maus: Die Tasten Umschalt + Strg gedrückt halten und am Mausrad drehen.
Beim nach vorne Drehen des Mausrads wird nach links gescrollt. Wird das Mausrad nach hinten gedreht, erscheinen die Spalten weiter rechts.
Damit hat der Scrollbalken ab sofort ausgedient.
Wenn ich mir jetzt noch etwas wünschen dürfte, dann wäre es die Verschiebe-Hand, die es im Adobe Acrobat Reader für PDF-Dateien gibt. Dort reicht es nämlich, die Leertaste gedrückt zu halten, um die angezeigte PDF-Datei in jede beliebe Richtung zu verschieben.
Perfekt organisiert mit Listen in OneNote: 5 coole Tastenkürzel
Wer mich kennt, weiß, dass ich Listen liebe (siehe auch meine Liebeserklärung hier im Blog an To-Do 😉). Ob privat oder im Job, Listen in OneNote helfen mir seit Jahren, meine Aufgaben im Blick zu behalten und Dinge fristgerecht zu erledigen. Egal, ob es eine einfache Einkaufsliste ist, die Planung des Urlaubs oder einer Veranstaltung oder die Gedächtnisstütze bei Meetings. Listen unterstützen mich dabei, meinen Alltag zu strukturieren. Ohne sie würde ich schlichtweg vieles vergessen. Listen geben mir das Gefühl, alles im Griff zu haben.
Mein bevorzugtes digitales Notizbuch ist seit vielen Jahren OneNote. Hier gefällt mir besonders, dass ich mit Tastenkombinationen, Listen in OneNote in jeglicher Form schnell erstellen und anpassen kann, egal ob Aufzählung, Nummerierung oder Checkliste. Das folgende kleinen PDF-Booklet enthält die wichtigsten fünf Tastenkürzel.
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Zahlreiche weitere Produktivitäts-Tipps …
zu den Office-Programmen gibt vom 26. bis 28. September 2022 bei den Office-Kompetenztagen in Fulda.
Mit Power Apps die Reparatur von Maschinen steuern und kontrollieren
Fällt eine Maschine in der Produktion aus, ist Eile geboten. Um den Reparaturvorgang zu beschleunigen und jederzeit den aktuellen Stand einsehen zu können, habe ich für einen Kunden eine Power App entwickelt.
- Bei einem Defekt scannt der Schichtleiter den QR-Code auf der Maschine mit der App auf seinem Smartphone.
- Dadurch wird automatisch ein Reparaturauftrag generiert, die Techniker werden informiert.
- Kommt der Techniker zur Maschine, hat er in der App sofort einen Überblick über die Reparaturhistorie. So kann er den Fehler schneller lokalisieren und beheben.
- Kennzeichnet der Techniker den Reparaturauftrag in der App als Erledigt, wird der Schichtleiter informiert. Er kann nun die Reparatur abnehmen und die Maschine wieder freigeben.
- Die im Prozess gesammelten Informationen werden in SharePoint-Listen gespeichert und lassen sich mit Power BI analysieren und auswerten.
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Für alle, die eigene Apps entwickeln wollen
Wenn Sie manuelle Prozesse ebenfalls mit #Microsoft #PowerApps ersetzen möchten, ist mein Workshop am 17./18. Mai genau der richtige Einstieg.
Mehr als nur Pivot: Flexible Auswertungen mit Datenmodell, Power Pivot & DAX
Wer seine Auswertungen an stets neue Anforderungen anpassen muss, stößt mit Pivot-Tabellen mitunter an Grenzen. Typische Gründe sind:
- Die Daten liegen nicht in der passenden Form vor.
- Sie stammen aus unterschiedlichen Quellen und müssen verknüpft werden.
- Statistische Berechnungen werden benötigt, die mit Pivot-Standardfunktionen nicht machbar sind, z. B. DISTINCTCOUNT oder SUMX.
- Daten sollen über Zeitperioden verglichen werden, doch Pivot bietet keine intelligenten Datumsfunktionen wie z. B. SAMEPERIODLASTYEAR oder TOTALYTD.
Das Datenmodell und einige nützliche DAX-Measures in Power Pivot bringen hier schnell eine Lösung.
Wie sich Pivot-Tabellen mit Hilfe des Datenmodells und Power Pivot in maßgeschneiderte Auswertungen verwandeln lassen, vermittle ich in diesem Online-Kurs am 25. Mai.
Wer teilnehmen sollte
- Alle, die Daten aus unterschiedlichen Systemen zusammenführen und wichtige Geschäftskennzahlen flexibel berechnen wollen
- Fach- und Führungskräfte aus Controlling, Finanzen, Marketing/Vertrieb, IT oder Online-Dienstleister
Das folgende PDF-Booklet enthält die wichtigsten Infos zu diesem Online-Kurs.
Hier geht es zur Webseite mit allen Informationen.
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Inhalte aus Spalten auf Zeilen verteilen ohne Copy & Paste
Wie kann ich eine Liste auswerten, in der mehrere Spalten die gleiche Art von Information enthalten? Im folgenden Beispiel wurden in der oberen Liste die Daten zu jeder Firma in einer Zeile erfasst. Vor- und Nachname des Ansprechpartners sind in zwei Spalten abgelegt. So weit, so gut. Aber: Bei weiteren Ansprechpartnern stehen diese rechts daneben in zusätzlichen Spaltensets. Das Problem: Eine solche Datenstruktur lässt sich mit Pivot nicht auswerten. Und auch für den Re-Import in eine Datenbank ist sie ungeeignet. Wie bringe ich die Daten automatisiert in die in der blauen Tabelle gezeigte passende Struktur? Dazu muss ich die Inhalte aus Spalten auf Zeilen verteilen mit Hilfe von Power Query und den Befehlen Entpivotieren und Pivotieren.
Spaltensets des gleichen Typs in einer Zeile sind für eine Weiterverarbeitung ungeeignet. Jedes Set benötigt eine eigene Zeile.
Wie ich das auch für eine variable Anzahl von Spaltensets löse, zeige ich in der folgenden Anleitung. weiterlesen
Wie cool ist das denn: Mit Cameo werde ich Teil meiner Präsentation
Nachdem Microsoft es bei mehreren Events vorgestellt hatte, waren bei mir Spannung und Vorfreude groß. Nun ist Cameo endlich verfügbar und ich kann es in aller Ruhe ausprobieren – zumindest im Betakanal von Microsoft 365. Und was soll ich sagen? Ich bin begeistert! Die Handhabung ist intuitiv und einfach. Mit nur wenigen Klicks werde ich dank der neuen Funktion ein Teil meiner Präsentation. Denn mit Cameo kann ich mein Webcam-Bild an passender Stelle auf meinen Folien einbauen. Während der Bildschirmpräsentation ist das ein echter Hingucker. Hier die Anleitung, wie ich das plane und umsetze.
PowerPoint gibt Hinweise zu den ersten Schritten mit der neuen Funktion CAMEO
Excel: Datenschnitt mit Monatsnamen statt Monatsnummern
Wer eine Tabelle nach verschiedenen Kriterien filtern will, nutzt Datenschnitte. Diese visuellen Filter lassen sich schnell und einfach bedienen. Ein Klick, schon werden beispielsweise nur Daten zu einem bestimmten Artikel angezeigt. Enthält die Tabelle Datumsangaben, lassen sich die Tabelleneinträge mittels Datenschnitt auch monatsweise filtern. Dazu wird in einer Zusatzspalte aus den Datumsangaben der Monat ausgelesen. Das erledigt die Funktion MONAT. Das Problem: MONAT liefert Zahlen von 1 bis 12. Die erscheinen dann auch als Beschriftung im Datenschnitt. Verständlicher wäre es, wenn Monatsnamen statt Monatsnummern im Datenschnitt stehen. Das geht ganz einfach, wie die folgende Anleitung zeigt.
Fehlende Einträge in einer Excel-Liste finden, kennzeichnen und filtern
Vor dem Auswerten einer Liste prüfe ich, ob es komplett leere Spalten oder Zeilen gibt. Das ist fix erledigt: Klick in die Liste und dann mit Strg und den Richtungstasten nach unten sowie nach rechts die letzte Zeile und die letzte Spalte ansteuern. Tauchen dabei leere Spalten oder leere Zeilen auf, markiere ich diese und entferne sie mit Strg + Minus. So weit, so einfach. Doch wie ermittle ich fehlende Einträge in einer Excel-Liste? Durch die Liste scrollen? Bei umfangreichen Listen wäre das zu mühsam. Doch mit den folgenden drei Schritten ist das schnell erledigt.
Inhalte auf mehrere Spalten aufteilen mit 3 neuen Excel-Funktionen
Microsoft spendiert allen, die in Excel 365 Daten aus fremden Systemen bearbeiten müssen, neue Funktionen. Eine der typischen Aufgaben lässt sich damit einfacher erledigen: Inhalte auf mehrere Spalten aufteilen. Als Alternative zum Befehl Text in Spalten oder zu komplizierten Formellösungen mit LINKS, RECHTS, TEIL, FINDEN etc. hält Excel 365 jetzt neue Funktionen bereit: TEXTNACH, TEXTVOR und TEXTTRENNEN.
Mit 3 neuen Funktionen aus der Kategorie TEXT die Inhalte auf mehrere Spalten aufteilen
Das folgende Beispiel zeigt, welche Erleichterung diese 3 neuen TEXT-Funktionen bringen.
Dynamisch wachsende Auswertung mit nur 3 Formeln als Alternative zu Pivot
Sollen Listen ausgewertet werden, denken viele sofort an Pivot-Tabellen. Dass es auch ohne Pivot geht, zeigt die unten rechts gezeigte Umsatzauswertung nach Artikeln und Regionen.
Die Auswertung rechts entsteht mit nur drei Formeln
Mit nur drei Formeln wird diese Auswertung aufgebaut:
- die erste Formel listet in Spalte H die Artikel in sortierter Reihenfolge auf,
- die zweite sorgt für die Spaltenüberschriften ab Spalte I – natürlich auch sortiert,
- die dritte summiert die Umsätze aus der links gezeigten grauen Umsatzliste nach Artikeln und Regionen.
Dank der Formeln ist die Auswertung komplett dynamisch: kommen neue Artikel oder Regionen hinzu, erweitert sie sich automatisch nach unten bzw. nach rechts. Mit den folgenden Schritten wird die Auswertung erstellt.
