Office-Blog

Sie suchen Anleitungen und Tipps zum produktiven Umgang mit den Office-Programmen?

Hier finden Sie gebündeltes Wissen zu Office 2010, 2013, 2016 und zu Office 365. Lesen Sie, wie Sie Aufgaben effizienter erledigen, typische Probleme meistern und welche Neuerungen die Arbeit mit Office erleichtern.

Hinweis: Angesichts der vielfältigen Konfigurationen von Hard- und Software sowie der permanenten Office-Updates können wir keine Gewähr für die Inhalte übernehmen.

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Daten aus zwei Listen bündeln zu einer lückenlosen Gesamtübersicht mittels JOIN

06.04.2021   Hildegard Hügemann

Welche Produkte bisher welchen Umsatz gemacht haben, ist auf Basis einer Umsatzliste mit Pivot schnell ermittelt. Doch wie lässt sich herausfinden, welche Produkte bis dato nicht verkauft wurden? Dazu gibt es keine Daten, denn die Umsatzliste enthält nur die verkauften Produkte. Hier hilft eine zusätzliche Liste weiter, in der alle Produkte erfasst sind.

Aus den zwei Listen für Umsätze und Produkte wird eine Gesamtliste generiert, die für alle Produkte die Umsatzzahlen zeigt, auch wenn diese bei null liegen

Wie ich mit Hilfe eines Joins eine komplette Liste aller Produkte mit allen Umsätzen erstelle, beschreibe ich in diesem Beitrag.

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PowerPoint 365: Objekte auf der Folie sperren und entsperren

23.03.2021   Dieter Schiecke

Im Betakanal von PowerPoint 365 ist seit Kurzem der neue Befehl LockObjects verfügbar.

  • Damit lassen sich Objekte aller Art auf einer Folie sperren: Formen, Textfelder, Tabellen, Bilder, Diagramme und SmartArts.
  • Vielleicht noch interessanter ist die Möglichkeit, Objekte zu entsperren. Denn wer die Funktion Designideen schon genutzt hat, wird erstaunt festgestellt haben, dass sich auf der Design-Folie die tollen Layout-Elemente weder markieren, noch bewegen oder löschen lassen. Mit dem neuen Befehl ist das kein Problem mehr, denn nun lassen sich diese Objekte entsperren.

Wo der neue Befehl zu finden ist und was er bewirkt, beschreibt der folgende Beitrag.

Das Schloss zeigt, dass ein Objekt gesperrt ist

Das Schloss weist darauf hin, dass ein Objekt gesperrt ist

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Gewürfelt, nicht geschüttelt: TEAMS-Tastenkürzel übersichtlich und in Würfelform

13.03.2021   Dieter Schiecke

Wer TEAMs regelmäßig nutzt, wird sich ab und an fragen „Gibt’s für diesen Befehl nicht auch eine Tastenkombination?“ In Word, Excel, Outlook oder PowerPoint nutzen wir Tastenkürzel ganz selbstverständlich. Doch mal ehrlich: Wie viele Tastenkürzel kennt und nutzt jede/r schon in TEAMS? Zum Beispiel

  • Hand heben und senken (Strg+Umschalt+K),
  • Stummschaltung ein/aus (Strg+Umschalt+M),
  • Bildschirmfreigabe (Strg+Umschalt+E)?

Unterstützung liefert die Vorlage, die Markus Widl, Teams Technical Specialist bei Microsoft, hier auf LinkedIn veröffentlicht hat. Diese coole Bastelanleitung habe ich umgehend mit PowerPoint „digitalisiert“ (die PowerPoint-Datei, aus der das folgende Video entstanden ist, gibt es in unserem Download-Bereich.

Übrigens: Bei den Office-Kompetenztagen vom 8. bis 10. November werden wir ganz sicher auch TEAMS-Tastenkürzel in unser berühmt-berüchtigtes Office-Quiz einbauen 🙂

Ein Trick im M-Code macht‘s möglich: Mit Power Query mehrere Tabellen in der AKTUELLEN Mappe zusammenführen

09.02.2021   Hildegard Hügemann

Will ich Daten aus verschiedenen Tabellen einer anderen Arbeitsmappe abrufen, geht das recht leicht, denn Power Query lässt mich gleich mehrere Tabellen einer anderen Datei zum Einlesen markieren. Deutlich weniger komfortabel und keineswegs intuitiv ist es, wenn mehrere Tabellen der aktuellen Mappe zusammenzuführen sind. Diese Aufgabe stellt sich immer dann, wenn Daten in einer Mappe auf mehrere Arbeitsblätter verteilt sind, z. B. ein Blatt pro Monat, ein Blatt pro Standort oder ein Blatt pro Abteilung.
Wie sich solche verteilten Daten durch einen kleinen Eingriff in den M-Code in einer einzigen Abfrage zusammenführen lassen, zeige ich in der folgenden Anleitung.

Dies ist die zentrale Anweisung, um auf die gesamte aktuelle Arbeitsmappe zuzugreifen

Das GELB markierte ist die zentrale Anweisung, um auf die gesamte aktuelle Arbeitsmappe zuzugreifen

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Power Query: Welche Version habe ich und wo sehe ich das?

04.02.2021   Hildegard Hügemann

In meinen Kursen zu Power Query kommt häufig die Frage, warum mein Power Query  anders aussieht als bei den Teilnehmenden, beispielsweise im Register Ansicht.
Der Grund: In Excel 2016, 2019, 365 sind unterschiedliche Versionen von Power Query verfügbar. Wie sich die Versionsnummer von Power Query ermitteln lässt und welche Unterschiede es derzeit gibt, zeige ich im folgenden Kurzvideo.
Wer sein Wissen zu Power Query erweitern will: Hier geht’s zum aktuellen Kursangebot.

Flow & Planner | Wenn Power Query an seine Grenzen stößt

03.02.2021   Dominik Petri

Bevor Daten in Excel oder Power BI analysiert werden können, müssen sie importiert und gegebenenfalls aufbereitet werden. Mit Power Query ist das in der Regel kein Problem. Doch wenn Power Query nicht auf die Datenquelle zugreifen kann, muss der Import wie früher per Hand erfolgen. Die Alternative zum zeitraubenden manuellen Import bietet Power Automate.

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So werden Genehmigungen ganz einfach und 100 % digital erledigt

27.01.2021   Maria Hoeren

Vom Projektvorschlag bis zum Kundenvertrag, ständig müssen Anforderungen geprüft und genehmigt werden. Seit einigen Tagen findet sich in Microsoft Teams eine neue Genehmigungs-App (Approvals). Mit dieser App kann ich – ganz ohne Flow bzw. Power Automate – mal schnell und unkompliziert eine Genehmigung im Team einholen.

Screenshot von Microsoft

Ich habe die Genehmigungs-App gleich einmal ausprobiert und beschreibe hier, wie das Ganze funktioniert.

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Die Lösung für Eilige: In 3 Schritten zur eigenen Formatvorlage für Pivot-Tabellen

25.01.2021   Hildegard Hügemann

Warum das Fahrrad neu erfinden? Das frage ich mich jedes Mal, wenn ich für eine fertige Pivot-Tabelle nur noch schnell die Optik verbessern will. Die vorgegebenen Formatvorlagen passen nur selten. Wenn ich dann das Dialogfeld zum Definieren einer neuen Pivot-Formatvorlage öffne, erschlägt mich die Fülle der Gestaltungsoptionen. Ich habe 25 gezählt, doch eigentlich interessieren mich nur einige davon.

Die 25 (möglichen) zu definierenden Elemente in einer neuen Pivot-Formatvorlage

Da ich kein neues Fahrrad, sondern nur einen anderen Lenker und eine schönere Klingel brauche, suchte ich nach einer pragmatischen Lösung. Ich habe sie gefunden, wie folgende Abbildung zeigt. Den Aufbau der Lösung erkläre ich gleich im Detail.

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UPDATE: Archiv-Videos in den nächsten Wochen nicht verfügbar

18.01.2021   Dieter Schiecke

Wer aktuell in PowerPoint 365 eines der rund 300 Archiv-Videos in seine Präsentation einbauen will, wird erst erstaunt und dann frustriert sein. Der Grund: Microsoft hat die Funktion Archiv-Video vorübergehend abgeschaltet.

Immerhin können wir hoffen, denn Microsoft verspricht, dass die Funktion Archiv-Video ab Februar 2021 wieder verfügbar gemacht werden wird. Der offizielle Hinweis findet sich auf dieser Microsoft-Seite.

Der Hinweis, dass Archiv-Videos vorübergehend nicht verfügbar sind

Wer den Updatekanal Aktueller Kanal hat, sieht zwar im Katalog der Mediensammlung noch eine Vorschau der Videos, aber sie lassen sich nicht einfügen.

Im Betakanal wurde im Katalog der Mediensammlung die Rubrik Archiv-Videos bereits komplett entfernt.

Fehlende Rubrik Archiv-Videos

Im Betakanal: Oben gibt es nur noch fünf Rubriken, denn Archiv-Videos wurden schon entfernt

Das ist die Lösung: Endlich eine Vorschau für SVG-Dateien

13.01.2021   Dieter Schiecke

In Präsentationen und Dokumenten nutze ich häufig Piktogramme. In Office 2019 und Microsoft 365 habe ich über die Registerkarte Einfügen per Klick auf Piktogramme Hunderte von Motiven zur Auswahl. Da es Vektorgrafiken sind (SVG = Scalable Vector Graphic), lassen sich die Piktogramme umfärben, zerlegen und ohne Qualitätsverlust vergrößern.

Finde ich kein passendes Motiv, wechsle ich zu meiner bevorzugten Online-Piktogrammseite www.thenounproject.com und lade mir dort SVG-Dateien herunter. Auf diese Weise habe ich schon zahlreiche SVG-Dateien auf meinem Notebook gesammelt. Die Sache hat allerdings einen Haken: Beim Öffnen eines Ordners mit SVG-Dateien zeigt Windows keine Vorschau für die Grafiken.

Daher lud ich bisher neben der SVG-Datei stets noch das Pendant im Format PNG herunter, denn für PNG-Dateien bietet Windows eine Vorschau. Ziemlich lästig diese Doppelarbeit, zumal ich manchmal den Download der PNG vergaß.

Nun habe ich endlich eine Lösung gefunden, mit der ich im Windows Explorer auch für SVG-Dateien eine Vorschau erhalte.

Mit Vorschau für SVG-Dateien

Im Windows Explorer sehe ich jetzt auch eine Vorschau für SVG-Dateien

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