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Die Anzeige des letzten Aktualisierungszeitpunkts sollte bei keinem Bericht fehlen. Sie erleichtert es den Nutzern, den Status und die Zuverlässigkeit der Daten eines Berichts einzuschätzen. Sie gewährleistet Transparenz, Vertrauen und Compliance. Um den Aktualisierungszeitpunkt korrekt anzuzeigen, sind drei Schritte erforderlich.

5 Gründe, warum der Aktualisierungszeitpunkt in einem Power BI-Bericht wichtig ist

1) Datenaktualität und Verlässlichkeit: Der Aktualisierungszeitpunkt gibt an, wann die Daten im Bericht zuletzt aktualisiert wurden. Dies ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die im Bericht angezeigten Informationen aktuell und verlässlich sind. Veraltete Daten können zu falschen Analysen und Entscheidungen führen.

2) Fehlererkennung: Liegt der Aktualisierungszeitpunkt deutlich hinter dem aktuellen Datum, kann dies ein Hinweis darauf sein, dass etwas mit dem Datenaktualisierungsprozess nicht stimmt. Das kann frühzeitig erkannt und behoben werden, um Datenfehler zu vermeiden.

3) Vertrauen und Transparenz: Nutzer des Berichts können das Vertrauen in die präsentierten Daten verlieren, wenn sie nicht wissen, wie aktuell diese sind. Die Angabe des Aktualisierungszeitpunkts schafft Transparenz.

4) Compliance und Audits: In manchen Branchen muss nachgewiesen werden, wann Daten zuletzt aktualisiert wurden, um regulatorische Anforderungen zu erfüllen. Der Aktualisierungszeitpunkt im Bericht erfüllt diese Anforderung.

5) Planung und Ressourcenmanagement: Unternehmen, die mehrere Berichte und Dashboards verwalten, müssen den Zeitpunkt der Aktualisierung koordinieren. Der Aktualisierungszeitpunkt erleichtert es, den Zeitpunkt für die nächste Aktualisierung zu planen und die dafür notwendigen Ressourcen bereitzustellen.

Schritt 1: Den Aktualisierungszeitpunkt in Power Query erstellen

• In Power BI Desktop klicke ich auf Start > Daten abrufen > Leere Abfrage.
• In die Bearbeitungsleiste des Power Query-Editors trage ich ein: = DateTime.LocalNow().
• Die Abfrage benenne ich rechts oben um in LetzteAktualisierung.
• Per Klick auf Schließen und übernehmen wechsle ich zurück in die Berichtsansicht von Power BI Desktop.

In Power Query mit einer Abfrage den Aktualisierungszeitpunkt ermitteln

Schritt 2: Den Aktualisierungszeitpunkt über ein Measure verfügbar machen

Um den Aktualisierungszeitpunkt in Berichtsseiten verwenden zu können, erstelle ich wie folgt ein Measure:

• Auf der Registerkarte Start klicke ich auf Neues Measure.
• In die Bearbeitungsleiste gebe ich den unten gezeigten Code ein:

Das Ergebnis der Abfrage in ein Measure einbauen

Schritt 3: Das neue Measure einsetzen

• Das Measure kann ich nun im Karten-Visual oder bei diversen Visuals als dynamischen Titel nutzen.
• Bei jeder erfolgreichen Aktualisierung liefert die Abfrage bzw. das Measure den formatierten Aktualisierungszeitpunkt zurück.

Das Measure verwenden

Ausblick: Unterschiedliche Ergebnisse in Power BI Desktop und Power BI Service

• In Power BI Desktop wird der Aktualisierungszeitpunkt korrekt angezeigt, da der Befehl DateTime.LocalNow() auf die lokale Systemzeit zugreift.
• Wird der Bericht hingegen im Power BI Service veröffentlicht und das Semantikmodell erfolgreich aktualisiert, bezieht sich der Befehl DateTime.LocalNow() auf die Weltzeit (UTC).
• Dies bedeutet bei der Winterzeit eine Differenz von -1 Std. (Offset UTC+1) und bei der Sommerzeit eine Differenz von -2 Std. (Offset UTC+2).

Eine Lösungsvariante, die im Power BI Service den korrekten Aktualisierungszeitpunkt anzeigt, beschreibe ich in meinem nächsten Blogbeitrag: eine benutzerdefinierte Funktion in Power Query.