Office-Blog

Sie suchen Anleitungen und Tipps zum produktiven Umgang mit den Office-Programmen?

Hier finden Sie gebündeltes Wissen zu Office 2010, 2013, 2016 und zu Office 365. Lesen Sie, wie Sie Aufgaben effizienter erledigen, typische Probleme meistern und welche Neuerungen die Arbeit mit Office erleichtern.

Hinweis: Angesichts der vielfältigen Konfigurationen von Hard- und Software sowie der permanenten Office-Updates können wir keine Gewähr für die Inhalte übernehmen.

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Profitricks: Bei Tabellen den Blick auf bestimmte Inhalte lenken

27.06.2023   Maria Hoeren

Beim Präsentieren von Tabellen ist das Publikum schnell von der Informationsmenge überfordert. Wie kann also der Fokus gezielt auf die Inhalte gerückt werden, über die gerade gesprochen wird?

PowerPoint bietet leider keine Einstellung, um Tabellen schrittweise per Animation aufzubauen. Daher braucht es kreative Methoden, um dieses Manko zu umgehen. Zwei davon stelle ich in diesem Beitrag vor.

Den Blick geschickt auf ausgewählte Inhalte einer Tabelle zu lenken

Den Blick geschickt auf ausgewählte Inhalte einer Tabelle zu lenken

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XVERWEIS: Letzten Eintrag in einer Tabelle finden, der zwei Kriterien entspricht – Beispiel digitale Schlüsselausgabe

23.06.2023   Hildegard Hügemann

Wo ist der Schlüssel für den Konferenzraum? Wer hat ihn zuletzt genommen? Meist wird die Schlüsselausgabe noch auf Listen in Papierform erfasst. Das lässt sich digitalisieren. Wie das mit Excel und der Funktion XVERWEIS geht, zeige ich in diesem Beitrag.

Digitale Schlüsselausgabe mit XVERWEIS

Digitale Schlüsselausgabe mit Suchfunktion in Excel mit der Funktion XVERWEIS aufbauen

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So wird eine FORMS-Umfrage mehrsprachig

20.06.2023   Dominik Petri

Die Online-Umfrage in FORMS ist fertig. Da stellt sich heraus, dass sie nicht nur in Deutsch, sondern auch in anderen Sprachen gebraucht wird. Und nun: die Umfrage umständlich noch weitere Male anlegen?

Nein, das ist nicht nötig! Denn FORMS ist mehrsprachig. Allerdings fällt das nicht sofort ins Auge. Daher beschreibe ich in diesem Beitrag, wie zusätzliche Sprachen hinterlegt und wie diese dann von allen, die die Umfrage ausfüllen, ausgewählt werden können.

Rechts oben die Sprache wählen

Rechts oben die Sprache wählen

 

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In weniger als 20 Sekunden das Wunschdiagramm einfügen

18.06.2023   Dieter Schiecke

Diagramme sollen informativ und optisch ansprechend sein, aber der Zeitaufwand zum Erstellen darf 20 Sekunden nicht übersteigen. Klingt wie eine unlösbare Aufgabe? Ist es aber nicht, denn für solche Alltags-Herausforderungen gibt es eine vielfach bewährte Lösung. Das Zauberwort heißt Diagrammvorlage.

Mit ihr kann ich aus den unten links gezeigten Daten das Diagramm rechts daneben erstellen, und zwar in deutlich weniger als 20 Sekunden.

In weniger als 20 Sekunden entsteht aus den Daten links das rechts gezeigte Diagramm

Alle, die mit Excel arbeiten und gar nicht wissen, wie professionelle Diagramme erstellt werden, können das dank der Diagrammvorlagen auch. Und es gibt noch einen weiteren positiven Nebeneffekt: Diagrammvorlagen sorgen für eine einheitliche Optik, egal, wer das Diagramm einfügt und in welchem der Office-Programme.

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Power Query: Dateien aus Ordner importieren und anfügen, aber OHNE Fehler

03.05.2023   Hildegard Hügemann

Alle Dateien aus einem Ordner nicht manuell, sondern automatisiert einzulesen und anzufügen, ist eine enorme Arbeitserleichterung. Ich muss mir nur einmal Gedanken machen, wie eine solche Datei aufbereitet werden muss. Power Query hinterlegt die Schritte und wendet sie bei jeder Datei aus dem Ordner an, auch wenn eine neue hinzukommt. Nach der Aufbereitung der einzelnen Dateien werden die Daten aus allen Dateien kombiniert durch Anfügen. Ich muss also künftig nur noch auf Aktualisieren klicken, um die Daten aus allen Dateien in einer langen Liste zu erhalten.

Was aber, wenn versehentlich eine »falsche« Datei in den Ordner gerät? Ein Aktualisierungsfehler kann die Folge sein. Wie ich dem vorbeuge, zeige ich im folgenden Beitrag.

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Power Query: Blick hinter die Kulissen von List.Accumulate

05.04.2023   Hildegard Hügemann

In meinem Blogbeitrag vom 22. März 2023 habe ich List.Accumulate benutzt, um automatisiert die Ersetzungen vornehmen zu lassen, die für die einheitliche Schreibweise von Straßennamen erforderlich sind.
Genau das ist der Kern von List.Accumulate. Diese Power Query-Funktion erlaubt es, eine Aktion über eine Liste von Werten mehrfach auszuführen – wie eine Schleife in der Programmierung.
List.Accumulate gehört zu den komplexeren Funktionen von Power Query. Wie sie arbeitet, zeige ich an einem einfachen Beispiel: Ergebnisse beim Würfeln werden mit List.Accumulate summiert.

Foto eines Würfelbechers mit sechs Würfeln: List.Accumulate anhand eines Beispiels mit sechs Würfeln erklärt

List.Accumulate anhand eines Beispiels mit sechs Würfeln erklärt

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Neuerung in Word 365 stellt Firmenfarben infrage

04.04.2023   Dieter Schiecke

Meist freue ich mich auf Neuerungen in Microsoft 365. Doch jetzt ist eine neue Option in der Betaversion von Word 365 aufgetaucht, die ich mit gemischten Gefühlen betrachte. Unter dem Motto »Inhalte werden besser lesbar gemacht« führt Microsoft eine Art Farbfilter ein.

Ankündigung der neuen Option Nur hoher Kontrast in Word 365 (Betakanal)

Ankündigung der neuen Option Nur hoher Kontrast in Word 365 (Betakanal)

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Power Query: Die Schreibweise von Straßennamen vereinheitlichen mit List.Accumulate

22.03.2023   Hildegard Hügemann

Wer Adressdaten erfasst, nutzt oder verwaltet, kennt das Phänomen: Straßennamen enden mit „str.“ oder „strasse“ oder „-Str.“. Das ist ein Hindernis, wenn Adressen auf Duplikate überprüft werden müssen. Noch gravierender wird es, wenn mehrere Listen mit Adressdaten in ein CRM- oder ERP-System zu importieren sind. Spätestens dann erweist sich die konsistente Schreibweise von Straßennamen als unerlässlich. Denn die Daten müssen abgeglichen und Duplikate vermieden werden. Mit Hilfe von Power Query lässt sich die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Adressdaten sicherstellen. Die Anweisung List.Accumulate sowie Mapping spielen hierbei die Hauptrollen. Das sind die Schritte:

Vorschau auf die Lösung mit vereinheitlichter Schreibweise der Straßennamen

Vorschau auf die Lösung mit vereinheitlichter Schreibweise der Straßennamen

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Power Query: Datum aus dem Spaltentitel auslesen und als neue Spalte bereitstellen

08.03.2023   Hildegard Hügemann

Beim Import aus fremden Systemen sind wichtige Informationen manchmal Teil eines Spaltentitels. Hier im Beispiel ist es der Monat, aus dem die Daten stammen. Es kann aber auch die verwendete Währung oder die Umsatzbasis sein. Wird diese Teilinformation für die spätere Auswertung gebraucht, muss sie aus dem Spaltentitel ausgelesen und als neue Spalte bereitgestellt werden. In diesem Power-Query-Rezept beschreibe ich die Schritte.

Eine Information aus dem Spaltentitel in einer neuen Spalte bereitstellen

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Künstliche Intelligenz direkt in Word mit dem Add-In Ghostwriter

06.03.2023   Dieter Schiecke

ChatGPT wird aktuell viel diskutiert und soll laut Microsoft demnächst auch in die Office eingebaut werden. Wer nicht so lange warten will, kann schon jetzt direkt in Word einen ChatBot nutzen. Möglich wird dies durch das Add-In Ghostwriter. Ich teste es seit drei Wochen und bin beeindruckt. Nicht nur vom Tempo und den gelieferten Ergebnissen, sondern auch davon, wie differenziert sich Inhalt und Form der Ergebnisse einstellen lassen. Hier eine kurze Vorstellung der Abläufe und Einstellungen.

Die Aufgabe für Ghostwriter: PowerPoint und Prezi vergleichen

Die Aufgabe für Ghostwriter: PowerPoint und Prezi vergleichen

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