Sie suchen Anleitungen und Tipps zum produktiven Umgang mit den Office-Programmen?
Hier finden Sie gebündeltes Wissen zu Office 2010, 2013, 2016 und zu Office 365. Lesen Sie, wie Sie Aufgaben effizienter erledigen, typische Probleme meistern und welche Neuerungen die Arbeit mit Office erleichtern.
Hinweis: Angesichts der vielfältigen Konfigurationen von Hard- und Software sowie der permanenten Office-Updates können wir keine Gewähr für die Inhalte übernehmen.
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UPDATE: Archiv-Videos in den nächsten Wochen nicht verfügbar
Wer aktuell in PowerPoint 365 eines der rund 300 Archiv-Videos in seine Präsentation einbauen will, wird erst erstaunt und dann frustriert sein. Der Grund: Microsoft hat die Funktion Archiv-Video vorübergehend abgeschaltet.
Immerhin können wir hoffen, denn Microsoft verspricht, dass die Funktion Archiv-Video ab Februar 2021 wieder verfügbar gemacht werden wird. Der offizielle Hinweis findet sich auf dieser Microsoft-Seite.
Der Hinweis, dass Archiv-Videos vorübergehend nicht verfügbar sind
Wer den Updatekanal Aktueller Kanal hat, sieht zwar im Katalog der Mediensammlung noch eine Vorschau der Videos, aber sie lassen sich nicht einfügen.
Im Betakanal wurde im Katalog der Mediensammlung die Rubrik Archiv-Videos bereits komplett entfernt.
Im Betakanal: Oben gibt es nur noch fünf Rubriken, denn Archiv-Videos wurden schon entfernt
Das ist die Lösung: Endlich eine Vorschau für SVG-Dateien
In Präsentationen und Dokumenten nutze ich häufig Piktogramme. In Office 2019 und Microsoft 365 habe ich über die Registerkarte Einfügen per Klick auf Piktogramme Hunderte von Motiven zur Auswahl. Da es Vektorgrafiken sind (SVG = Scalable Vector Graphic), lassen sich die Piktogramme umfärben, zerlegen und ohne Qualitätsverlust vergrößern.
Finde ich kein passendes Motiv, wechsle ich zu meiner bevorzugten Online-Piktogrammseite www.thenounproject.com und lade mir dort SVG-Dateien herunter. Auf diese Weise habe ich schon zahlreiche SVG-Dateien auf meinem Notebook gesammelt. Die Sache hat allerdings einen Haken: Beim Öffnen eines Ordners mit SVG-Dateien zeigt Windows keine Vorschau für die Grafiken.
Daher lud ich bisher neben der SVG-Datei stets noch das Pendant im Format PNG herunter, denn für PNG-Dateien bietet Windows eine Vorschau. Ziemlich lästig diese Doppelarbeit, zumal ich manchmal den Download der PNG vergaß.
Nun habe ich endlich eine Lösung gefunden, mit der ich im Windows Explorer auch für SVG-Dateien eine Vorschau erhalte.
Im Windows Explorer sehe ich jetzt auch eine Vorschau für SVG-Dateien
Ampel-Diagramm: Säulen je nach Wert automatisch in einer von 3 Farben anzeigen
Ein Besucher unseres Blogs stellte heute die Frage, was einzustellen ist, damit die Säulen eines Diagramm je nach Wert automatisch eine von 3 Farben annehmen.
- Farbe 1 sollen alle Säulen mit Werten kleiner 6 bekommen,
- Farbe 2 soll bei Werten zwischen 6 und 15 zugewiesen und
- Farbe 3 soll bei Werten größer 15 verwendet werden.
Vorschau auf das Ampel-Diagramm, in dem die Säulen je nach Wert automatisch 3 unterschiedliche Farben erhalten
In der folgenden Anleitung beschreibe ich, wie sich diese Aufgabe in 5 Schritten mit Hilfe eines gestapelten Säulendiagramms lösen lässt.
Word: Coole Tabellen mit 2 nur Mausklicks
Zeitersparnis beim Zusammenstellen von Dokumenten ist immer willkommen. Richtig spannend wird es, wenn auch noch die Qualität besser wird. Diese beiden Vorteile bieten die Schnellbausteine in Word. Sie sind die perfekte Weiterentwicklung dessen, was wir als AutoTexte kennen und gern nutzen: Wir geben »mfg« ein und erhalten sofort »Mit freundlichen Grüßen«.
Schnellbausteine können jedoch weit mehr als nur Text einfügen. Mit ihnen lassen sich per Mausklick häufig gebrauchte Tabellen, Logos oder auch Diagramme in ein Dokument einbauen.
Wer beispielsweise regelmäßig den Projektstatus zeigen muss, wird gern auf ein oder zwei bewährte Tabellen zugreifen, die alles übersichtlich darstellen. Mit einem Schnellbaustein gelingt das in weniger als 5 Sekunden. Wie solch ein Schnellbaustein angelegt und gleich noch der richtigen Kategorie zugeordnet wird, zeige ich in diesem Blogbeitrag.
Diese zwei komplett formatierten Tabellen zum Projektstatus können mit genau 2 Mausklicks immer wieder verwendet werden
Excel: Schnellbereinigung von störenden führenden Leerzeichen
Adresslisten mit führenden Leerzeichen im Nachnamen oder Vornamen sind in der Weiterverarbeitung immer ein Hindernis. Wie sich solche Adresslisten ohne jegliche Formel auf die Schnelle bereinigen lassen, zeige ich in diesem Beispiel.
Störende führende Leerzeichen lassen sich auch ohne Formel mit der Blitzvorschau bereinigen
Mit SUMMENPRODUKT lassen sich auch visuelle Auswertungen steuern
SUMMENPRODUKT gehört zu meinen Lieblingsfunktionen. Ich nutze sie häufig zum Auswerten von Listen. SUMMENPRODUKT bietet einfach mehr Flexibilität als ZÄHLENWENNS, SUMMEWENNS oder Pivot-Tabellen, wenn spezielle Kriterien zu berücksichtigen sind. Jetzt habe ich eine weitere Einsatzmöglichkeit für SUMMENPRODUKT entdeckt: ich nutze sie auch bei visuellen Auswertungen.
Hier das Beispiel: Welche Umsätze wurden im letzten Monat mit sog. Auslaufartikeln erwirtschaftet? Dazu sollen in der Umsatzaufstellung automatisch alle Zeilen farbig hinterlegt werden, in denen ein Auslaufartikel steht. Das erledige ich mit einer Bedingten Formatierung, die von SUMMENPRODUKT gesteuert wird.
Links die automatische Kennzeichnung von Umsätzen mit Auslaufartikeln und rechts die zugehörige Liste mit dem Bereichsnamen Auslaufartikel
Effektiv aufräumen: In fünf Schritten Kommentare selektiv löschen
Gezielt schriftliche Hinweise geben, ohne in den Text selbst einzugreifen? Ohne dass sich das Layout verändert und die Gefahr besteht, dass ein Hinweis übersehen wird und »stehen bleibt«? Mit den Word-eigenen Kommentaren ist das alles möglich.
Kommentare – in Word auf der Registerkarte Überprüfen zu finden – erscheinen standardmäßig als Sprechblasen in der rechten Randspalte und zeigen auch gleich noch an, wer (= Name aus den Word-Optionen bzw. Office-Anmeldename) zu welcher Uhrzeit (= lokale Systemzeit des PCs) kommentiert hat [1].
Kommentare zeigt Word in der Randspalte an – zusammen mit dem Namen des Kommentators.
Planner | Alle Aufgaben nach Excel exportieren
Mit Microsoft Planner planen Sie Aufgaben im Team, behalten stets den Überblick und steuern bequem kleinere Projekte. Reicht Ihnen die Vielzahl von Analysemöglichkeiten innerhalb von Planner nicht aus, lassen sich sämtliche Aufgaben per Mausklick in eine Excel-Datei exportieren.
Mit zwei Mausklicks sämtliche Planner-Aufgaben in eine Excel-Datei exportieren
- Klicken Sie in der Planner Web App auf die drei Punkte
- Wählen Sie den Eintrag »Plan nach Excel exportieren«
Der Excel-Export eignet sich u.a. dazu,
- Projektzwischenstände zu sichern,
- abgeschlossene Projekte zu archivieren,
- Projekte zu analysieren (Pivot-Tabellen, Filter) und zu visualisieren (Diagramme),
- Aufgaben aus mehreren Plänen zusammenzuführen und
- alle Aufgaben auszudrucken.
Für alle, die mehr über Planner und weitere Office 365 Apps erfahren wollen
Bei den Office-Kompetenztagen vom 13. bis 15. September 2020 gibt es erstmals eine komplette Kursreihe zur Teamarbeit mit Office 365. Machen Sie sich mit TEAMS, FORMS, To Do, PLANNER, SharePoint und OneDrive vertraut.
Per Klick auf das folgende Bild laden Sie sich den Flyer der Office-Kompetenztage 2020 als PDF herunter.
Kennen Sie schon die Besprechungsoptionen einer TEAMS-Besprechung?
Sie planen regelmäßig TEAMS-Besprechungen aus Outlook heraus und würden gerne gleich beim Erstellen festlegen wer im Wartebereich warten muss, wer in dem Meeting präsentieren darf?
Kein Problem – eigentlich! Wenn diese Optionen nicht, in meinen Augen, gut versteckt wären.
Einrichtung Besprechungsoptionen – Schritt für Schritt erklärt
Schritt 1 | Wechseln Sie Outlook in den Kalender mit einem Klick auf das Kalendersymbol – die Profis betätigen die Tastenkombination STRG + 2 – und wählen im Menüband den Befehl Neue Teams-Besprechung.
Ein DIN-konformes Datum, das sich nicht mehr ständig verstellt!
Datum in Briefen, Verträgen oder Protokollen? Scheinbar kein Problem, es gibt in Word ja sogar auf der Registerkarte Einfügen mit der Schaltfläche Datum und Uhrzeit [1] dafür eigens eine Funktion:
Fester Text oder aktualisierbares Datum? Beide Lösungen taugen leider nicht für den Arbeitsalltag.
Alles gut? Weit gefehlt. Denn wenn ich in einer Vorlage das Datum einfüge, bleibt dort immer der alte Stand stehen und ich muss das Datum jedes Mal von Hand überschreiben.
Schalte ich das Kontrollkästchen Automatisch aktualisieren [2] ein, erscheint zwar das aktuelle Datum. Aber auch dann, wenn ich den Brief in zwei Jahren öffne – dann hat er sofort das Datum von diesem Tag und ich habe keinerlei Kontrolle, wann ich den Brief damals geschrieben hatte. Fatal.
