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Hier finden Sie gebündeltes Wissen zu Office 2010, 2013, 2016 und zu Office 365. Lesen Sie, wie Sie Aufgaben effizienter erledigen, typische Probleme meistern und welche Neuerungen die Arbeit mit Office erleichtern.
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Power Query: Die Schreibweise von Straßennamen vereinheitlichen mit List.Accumulate
Wer Adressdaten erfasst, nutzt oder verwaltet, kennt das Phänomen: Straßennamen enden mit „str.“ oder „strasse“ oder „-Str.“. Das ist ein Hindernis, wenn Adressen auf Duplikate überprüft werden müssen. Noch gravierender wird es, wenn mehrere Listen mit Adressdaten in ein CRM- oder ERP-System zu importieren sind. Spätestens dann erweist sich die konsistente Schreibweise von Straßennamen als unerlässlich. Denn die Daten müssen abgeglichen und Duplikate vermieden werden. Mit Hilfe von Power Query lässt sich die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Adressdaten sicherstellen. Die Anweisung List.Accumulate sowie Mapping spielen hierbei die Hauptrollen. Das sind die Schritte:
Vorschau auf die Lösung mit vereinheitlichter Schreibweise der Straßennamen
Power Query: Datum aus dem Spaltentitel auslesen und als neue Spalte bereitstellen
Beim Import aus fremden Systemen sind wichtige Informationen manchmal Teil eines Spaltentitels. Hier im Beispiel ist es der Monat, aus dem die Daten stammen. Es kann aber auch die verwendete Währung oder die Umsatzbasis sein. Wird diese Teilinformation für die spätere Auswertung gebraucht, muss sie aus dem Spaltentitel ausgelesen und als neue Spalte bereitgestellt werden. In diesem Power-Query-Rezept beschreibe ich die Schritte.
Eine Information aus dem Spaltentitel in einer neuen Spalte bereitstellen
Künstliche Intelligenz direkt in Word mit dem Add-In Ghostwriter
ChatGPT wird aktuell viel diskutiert und soll laut Microsoft demnächst auch in die Office eingebaut werden. Wer nicht so lange warten will, kann schon jetzt direkt in Word einen ChatBot nutzen. Möglich wird dies durch das Add-In Ghostwriter. Ich teste es seit drei Wochen und bin beeindruckt. Nicht nur vom Tempo und den gelieferten Ergebnissen, sondern auch davon, wie differenziert sich Inhalt und Form der Ergebnisse einstellen lassen. Hier eine kurze Vorstellung der Abläufe und Einstellungen.
Die Aufgabe für Ghostwriter: PowerPoint und Prezi vergleichen
Power Query: Fehlerhafte Daten gekonnt überwachen per Kontrollabfrage
Beim Berechnen in Excel sind Formelfehler wie #DIV/0 nicht auszuschließen. Allein schon beim Eingeben können durch Tippfehler Zahlen zu Texten und damit unbrauchbar für die Datenanalyse werden. Welche Folgen hat das dann beim Import der Excel-Daten in Power Query? Wie lässt sich sicherstellen, dass dort nur valide Daten ausgewertet werden?
Eine spezielle Abfrage zur Fehlererkennung und -typisierung kann solche Fehlerwerte aufspüren und Hinweise zu deren Ursache geben.
Eine zusätzliche Abfrage für Kontrollzwecke zeigt mögliche Fehlerquellen und deren Ursache
Das sind die Schritte zum Anlegen der Kontrollabfrage. weiterlesen
TEAMS-Besprechungen auflockern mit neuen Videoeffekten
Die neuen Videoeffekte in TEAMS bringen garantiert mehr Vielfalt in Online-Besprechungen. Bisher ließ sich das Erscheinungsbild der Teilnehmenden mit einem Hintergrundmotiv individualisieren. Jetzt können sich alle mit Frames vom Standard abheben. Beispielsweise kann ich am Ende eines Onlinekurses den unten gezeigten Q&A-Frame wählen, um die Runde der Fragen und Antworten auch optisch einzuleiten. Mit folgenden Schritte lassen sich die neuen Videoeffekte aktivieren.
Mit den neuen Frames das eigene Vorschaubild einrahmen lassen
Power Query: Anfügen neuer Tabellen mit abweichender Spaltenanzahl ohne Datenverlust | Teil 2
In Teil 1 habe ich gezeigt, wie mit einer einzigen Power Query-Abfrage stets alle Tabellen einer Arbeitsmappe automatisch angefügt werden, auch wenn im Laufe der Zeit zusätzliche Spalten hinzukommen. Dabei habe ich die M-Funktion Table.Combine eingesetzt.
Der Nachteil dieser Lösung: Table.Combine kann als Parameter nur eine Liste – sprich EINE Spalte – verarbeiten.
Was aber, wenn zusätzlich zu den Daten noch der Name der Tabelle benötigt wird, um beispielsweise den Monat zu hinterlegen, aus dem die Daten stammen? Auch das ist mit einem kleinen Eingriff in den M-Code möglich. Hier sind die Schritte.
Word 365: Wie der Editor die Qualität meiner Texte prüft
Mal ehrlich: Wer drückt die F7-Taste, nachdem ein Text fertiggestellt ist? F7 startet die Rechtschreibprüfung. Ich nutze die Taste oft, denn ich möchte Patzer in meinen Texten vermeiden. Zeigt Word Fehler an, lasse ich diese korrigieren. Danach ist die Sache für mich erledigt. Doch seit einiger Zeit heißt die Rechtschreibprüfung nun „Editor“ und der wird rechts als Aufgabenbereich eingeblendet wird. Diese Neuerung war mir zwar aufgefallen, aber mir reichte es, wenn oben im Aufgabenbereich die 100 % erscheint. Dass das ein Fehler war, weiß ich, seitdem ich mir den Editor näher angeschaut habe.
Reicht es wirklich, nur auf die 100 % zu achten?
Power Query: Anfügen neuer Tabellen mit abweichender Spaltenanzahl ohne Datenverlust | Teil 1
In einer Excel-Mappe wird pro Monat eine neue Tabelle erstellt. Die Tabellen sollen automatisch zusammengeführt und ausgewertet werden, wenn eine neue Monatstabelle hinzukommt. Mit Power Query ist das kein Problem. Ich wähle eine Methode, die das Zusammenführen der Tabellen erledigt und zwar unabhängig von ihrer Anzahl oder ihrem Namen. Was aber, wenn neue Monatstabellen mehr Spalten aufweisen? Auch hierfür bietet Power Query eine Lösung.
Alle Tabellen der Arbeitsmappe dynamisch zusammenführen
Power Query: Listen mit Kundennummern abgleichen und alle Treffer mit „X“ kennzeichnen
Kunden, die an einer Online-Umfrage teilgenommen haben, wurden in einer Liste erfasst. Wie die darin enthaltenen Kundennummern aufbereitet werden, habe ich im Beitrag vom 4.1.2023 gezeigt. Nun sollen alle Kunden, die sich an der Online-Umfrage beteiligt haben, in der Kundenstammliste gekennzeichnet werden. Dazu gleiche ich beide Listen mit Hilfe eines Joins in Power Query ab, füge der Kundenstammliste eine Spalte hinzu und vermerke dort die Treffer mit einem „X“.
Kundenstammliste automatisch angereichert um Information aus Online-Umfrage
Chaos bei Kundennummern nicht manuell, sondern automatisiert beheben – in nur 2 Minuten
Kurz vor Jahresende erhielt ich den Hilferuf eines Kunden. Eine Liste mit Online-Daten sollte mit den bestehenden Kundendaten abgeglichen werden. Das Problem: in der Liste mit den Kundenstammdaten stehen die Kundennummern ordnungsgemäß einzeln untereinander, in der Online-Liste hingegen befinden sich teilweise mehrere Kundennummern in einer Zelle – durch Komma getrennt. Der Versuch, die Daten der Online-Liste mit dem Befehl Text in Spalten in einzelne Kundennummern zu trennen, bringt nicht das gewünschte Ergebnis. Mit einer Abfrage in Power Query ist das Problem in zwei Minuten gelöst.
Die Originaldaten links mit Hilfe von Power Query in die erforderliche Form bringen
