Sie suchen Anleitungen und Tipps zum produktiven Umgang mit den Office-Programmen?
Hier finden Sie gebündeltes Wissen zu Office 2010, 2013, 2016 und zu Office 365. Lesen Sie, wie Sie Aufgaben effizienter erledigen, typische Probleme meistern und welche Neuerungen die Arbeit mit Office erleichtern.
Hinweis: Angesichts der vielfältigen Konfigurationen von Hard- und Software sowie der permanenten Office-Updates können wir keine Gewähr für die Inhalte übernehmen.
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Excel 365: Mit ZEILENUMBRUCH die Daten aus EINER auf DREI Spalten verteilen
Kürzlich erhielt ich folgenden Hilferuf: „Meine importierten Daten sind zerschossen. Sie stehen alle in einer Spalte untereinander, werden aber in drei Spalten gebraucht.“
Als ich mir das Problem anschaute, dachte ich zunächst an eine Lösung mit Power Query. Doch dann fiel mir die neue Funktion ZEILENUMBRUCH in Excel 365 ein. Mit ihr löse ich das Problem mit einer einfachen Formel innerhalb von Sekunden wie folgt.
Smarte Pivot-Technik für Projektauswertungen
Wer mit langen Listen arbeitet, hat oft den Wunsch, eine zusammenfassende Übersicht mit den wichtigsten Kennzahlen zu erstellen. Diese Aufgabe lösen Pivot-Tabellen. Kaum bekannt ist dabei eine Funktion, die Pivot-Auswertungen informativer und Zusammenhänge anschaulicher macht, nämlich »Werte anzeigen als«. Anhand eines kleinen Beispiels zeige ich den Nutzen dieser Funktion.
Microsoft führt das GENDERN IN OFFICE ein, allerdings seltsam halbherzig: Manager*in vs. Autor
Vermutlich ist es bei einem der letzten Updates geschehen, doch mich hat es erst heute beim Prüfen der Dokumenteigenschaften eines Manuskriptes überrascht. Als ich über Datei > Informationen > Eigenschaften > Erweiterte Eigenschaften das unten gezeigte Dialogfeld aufrief, rieb ich mir verwundert die Augen:
wo früher Manager: stand, steht jetzt Manager*in:
Was für ein Fortschritt! Für alle, die Office nutzen, wird die Welt jetzt schlagartig besser und gerechter.
Hätte nicht einfach Manager/in gereicht?
Beim zweiten Blick auf das Dialogfeld verwandelte sich meine Verwunderung in Verwirrung. Autor heißt nach wie vor Autor. Was soll ich da jetzt alles hineininterpretieren? Ich lasse es lieber :-)
Wie wäre es, wenn uns das Sternchen erspart wird?
Stattdessen könnten dort Autorenschaft und Management stehen.
Und wenn wir schon dabei sind: die Registerkarte Entwicklertools muss dann wohl auch umbenannt werden. Denn womöglich werden sich sonst einige UNWOHL fühlen. Und das wollen wir doch nicht, oder?
Excel 365: Wie die neue Funktion ZUSPALTE bei der Datenauswertung hilft
Seit März 2022 gibt es 14 neue Funktionen in Excel 365, allerdings bisher nur im Betakanal. Nun sind sie auch im Updatekanal Aktueller Kanal (Vorschau) angekommen. Eine der neuen Funktionen ist ZUSPALTE. Mit ihr lassen sich Daten, die auf mehrere Spalten verteilt sind, in einer zusammenfassen. Damit kann ich für die unten links gezeigte Tabelle ermitteln, wer als Ersthelfer eingesetzt wurde und wie oft. Ich nutze dafür neben der Funktion ZUSPALTE noch EINDEUTIG, SORTIEREN und ZÄHLENWENN.
Excel 365: Die 14 neuen Funktionen jetzt komplett mit deutschen Bezeichnungen
Die 14 neuen Funktionen, die am 16. März im Betakanal von Excel 365 veröffentlicht wurden, haben jetzt alle durchgehend DEUTSCHE Bezeichnungen (siehe PDF unten). Zuvor waren es teils deutsche, teils englische Funktionsnamen. Bleibt zu hoffen, dass diese 14 wirklich nützlichen Funktionen bald auch im Aktuellen Kanal verfügbar sind.
Aufgefallen ist mir die Änderung beim Vorbereiten des Kurses für die diesjährigen Excel-Kompetenztage, in dem ich die vielen Neuerungen in Excel 365 und 2021 vorstelle. Im Mai war der Kurs fertig. Dachte ich zumindest. Jetzt hab ich halt alle Bildschirmfotos noch mal gemacht und die erklärenden Texte überarbeitet.
Neben TEXTVOR, TEXTNACH und TEXTTEILEN (Beitrag vom 18. März 2022) sind ZUSPALTE und VSTAPELN momentan meine Favoriten. Es gibt übrigens auch HSTAPELN. Hat aber nix mit Hochstaplern zu tun. Oder doch? Demnächst gibt’s hier mehr dazu.
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In großen Excel-Listen NACH RECHTS scrollen … mit der Maus
Das Scrollen innerhalb eines Excel-Arbeitsblattes von oben nach unten kennen wohl fast alle: Mausrad einfach nach vorne oder hinten drehen und schon bewegt sich das Arbeitsblatt in die gewünschte Richtung.
Auch die Zoom-Funktion erfreut sich größter Beliebtheit: Strg-Taste gedrückt halten und schon vergrößert oder verkleinert sich das aktuell angezeigte Arbeitsblatt, wenn das Mausrad nach vorne oder hinten gedreht wird.
Mühsam wird es, wenn eine Liste sehr viele Spalten hat und ein Blick auf Spalten weiter rechts geworfen werden soll. Viele nutzen dazu unten rechts den horizontalen Scrollbalken.
Leichter geht das horizontale Scrollen mit der Maus: Die Tasten Umschalt + Strg gedrückt halten und am Mausrad drehen.
Beim nach vorne Drehen des Mausrads wird nach links gescrollt. Wird das Mausrad nach hinten gedreht, erscheinen die Spalten weiter rechts.
Damit hat der Scrollbalken ab sofort ausgedient.
Wenn ich mir jetzt noch etwas wünschen dürfte, dann wäre es die Verschiebe-Hand, die es im Adobe Acrobat Reader für PDF-Dateien gibt. Dort reicht es nämlich, die Leertaste gedrückt zu halten, um die angezeigte PDF-Datei in jede beliebe Richtung zu verschieben.
Perfekt organisiert mit Listen in OneNote: 5 coole Tastenkürzel
Wer mich kennt, weiß, dass ich Listen liebe (siehe auch meine Liebeserklärung hier im Blog an To-Do 😉). Ob privat oder im Job, Listen in OneNote helfen mir seit Jahren, meine Aufgaben im Blick zu behalten und Dinge fristgerecht zu erledigen. Egal, ob es eine einfache Einkaufsliste ist, die Planung des Urlaubs oder einer Veranstaltung oder die Gedächtnisstütze bei Meetings. Listen unterstützen mich dabei, meinen Alltag zu strukturieren. Ohne sie würde ich schlichtweg vieles vergessen. Listen geben mir das Gefühl, alles im Griff zu haben.
Mein bevorzugtes digitales Notizbuch ist seit vielen Jahren OneNote. Hier gefällt mir besonders, dass ich mit Tastenkombinationen, Listen in OneNote in jeglicher Form schnell erstellen und anpassen kann, egal ob Aufzählung, Nummerierung oder Checkliste. Das folgende kleinen PDF-Booklet enthält die wichtigsten fünf Tastenkürzel.
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Zahlreiche weitere Produktivitäts-Tipps …
zu den Office-Programmen gibt vom 26. bis 28. September 2022 bei den Office-Kompetenztagen in Fulda.
Mit Power Apps die Reparatur von Maschinen steuern und kontrollieren
Fällt eine Maschine in der Produktion aus, ist Eile geboten. Um den Reparaturvorgang zu beschleunigen und jederzeit den aktuellen Stand einsehen zu können, habe ich für einen Kunden eine Power App entwickelt.
- Bei einem Defekt scannt der Schichtleiter den QR-Code auf der Maschine mit der App auf seinem Smartphone.
- Dadurch wird automatisch ein Reparaturauftrag generiert, die Techniker werden informiert.
- Kommt der Techniker zur Maschine, hat er in der App sofort einen Überblick über die Reparaturhistorie. So kann er den Fehler schneller lokalisieren und beheben.
- Kennzeichnet der Techniker den Reparaturauftrag in der App als Erledigt, wird der Schichtleiter informiert. Er kann nun die Reparatur abnehmen und die Maschine wieder freigeben.
- Die im Prozess gesammelten Informationen werden in SharePoint-Listen gespeichert und lassen sich mit Power BI analysieren und auswerten.
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Für alle, die eigene Apps entwickeln wollen
Wenn Sie manuelle Prozesse ebenfalls mit #Microsoft #PowerApps ersetzen möchten, ist mein Workshop am 17./18. Mai genau der richtige Einstieg.
Mehr als nur Pivot: Flexible Auswertungen mit Datenmodell, Power Pivot & DAX
Wer seine Auswertungen an stets neue Anforderungen anpassen muss, stößt mit Pivot-Tabellen mitunter an Grenzen. Typische Gründe sind:
- Die Daten liegen nicht in der passenden Form vor.
- Sie stammen aus unterschiedlichen Quellen und müssen verknüpft werden.
- Statistische Berechnungen werden benötigt, die mit Pivot-Standardfunktionen nicht machbar sind, z. B. DISTINCTCOUNT oder SUMX.
- Daten sollen über Zeitperioden verglichen werden, doch Pivot bietet keine intelligenten Datumsfunktionen wie z. B. SAMEPERIODLASTYEAR oder TOTALYTD.
Das Datenmodell und einige nützliche DAX-Measures in Power Pivot bringen hier schnell eine Lösung.
Wie sich Pivot-Tabellen mit Hilfe des Datenmodells und Power Pivot in maßgeschneiderte Auswertungen verwandeln lassen, vermittle ich in diesem Online-Kurs am 25. Mai.
Wer teilnehmen sollte
- Alle, die Daten aus unterschiedlichen Systemen zusammenführen und wichtige Geschäftskennzahlen flexibel berechnen wollen
- Fach- und Führungskräfte aus Controlling, Finanzen, Marketing/Vertrieb, IT oder Online-Dienstleister
Das folgende PDF-Booklet enthält die wichtigsten Infos zu diesem Online-Kurs.
Hier geht es zur Webseite mit allen Informationen.
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Inhalte aus Spalten auf Zeilen verteilen ohne Copy & Paste
Wie kann ich eine Liste auswerten, in der mehrere Spalten die gleiche Art von Information enthalten? Im folgenden Beispiel wurden in der oberen Liste die Daten zu jeder Firma in einer Zeile erfasst. Vor- und Nachname des Ansprechpartners sind in zwei Spalten abgelegt. So weit, so gut. Aber: Bei weiteren Ansprechpartnern stehen diese rechts daneben in zusätzlichen Spaltensets. Das Problem: Eine solche Datenstruktur lässt sich mit Pivot nicht auswerten. Und auch für den Re-Import in eine Datenbank ist sie ungeeignet. Wie bringe ich die Daten automatisiert in die in der blauen Tabelle gezeigte passende Struktur? Dazu muss ich die Inhalte aus Spalten auf Zeilen verteilen mit Hilfe von Power Query und den Befehlen Entpivotieren und Pivotieren.
Spaltensets des gleichen Typs in einer Zeile sind für eine Weiterverarbeitung ungeeignet. Jedes Set benötigt eine eigene Zeile.
Wie ich das auch für eine variable Anzahl von Spaltensets löse, zeige ich in der folgenden Anleitung. weiterlesen
