Office-Blog

Kürzlich hatte ich im Kurs eine spannende Diskussion zum Entfernen von Spalten. Die Frage war: Was tun, wenn sich nach dem Entfernen mehrerer Spalten herausstellt, dass es eine zu viel war? Den Abfrageschritt löschen? Oder lässt der sich nachträglich noch bearbeiten?

Meine Antwort: „Kommt drauf an“! Nämlich darauf, WIE die Spalten entfernt wurden. Das klingt vielleicht ein wenig rätselhaft, aber keine Sorge, ich erkläre es gleich.

Spalten entfernen, aber welche ist die beste Methode?

Ein wichtiger Gedanke vorab

Die Erfahrung besagt: Je weniger Spalten es sind, desto effizienter wird die Arbeit in der Mappe und im Datenmodell. Beim Entfernen von Spalten ist es jedoch ratsam, den Abfrageschritt so anzulegen, dass er wenig fehleranfällig und auch im Nachhinein noch leicht anpassbar ist.

Weg 1: Alle zu löschenden Spalten markieren und entfernen

Wenn bei der Datenaufbereitung Spalten störend sind, gehen viele intuitiv wie folgt vor:

• Von links nach rechts die Spalten markieren, die für die Analyse unnötig sind.
• Dann per Rechtsklick im Spaltenkopf oder über die Registerkarte Start den Befehl Spalten entfernen anklicken.

Mit dem Befehl Spalten entfernen wird im M-Code der Befehl Table.RemoveColumns benutzt und es werden alle nicht relevanten Spalten in einer Liste aufgeführt

Was passiert eigentlich beim Anklicken des Befehls Spalten entfernen?

• Im M-Code erscheint die Anweisung Table.RemoveColumns
• Oben in der Bearbeitungsleiste werden alle zu entfernenden Spalten in einer geschweiften Klammer aufgelistet.

Allerdings hat diese scheinbar »intuitive« Variante erhebliche Nachteile:

• Die zu löschenden Spalten müssen einzeln und mit gedrückter Strg-Taste markiert werden. Bei einer größeren Spaltenanzahl ist das recht mühsam.
• Alle Spalten, die gelöscht werden sollen, werden mit ihrem Namen angesprochen. Dies ist ein Problem: falls diese Spalten in einem Update veränderte Namen erhalten, führt das zu einem Aktualisierungsfehler.
• Wird beispielsweise später doch das Feld Firmeneigen benötigt, hält Power Query kein Zahnrädchen zur Bearbeitung des Befehls bereit. Somit bleibt nur, den M-Code in der Bearbeitungsleiste zu ändern, was schnell zu Fehlern führen kann. Oder aber der Abfrageschritt muss per Klick auf das x ganz gelöscht und dann neu erstellt werden.

Beim Schritt Entfernte Spalten fehlt das Zahnrädchen zur Nachbearbeitung

Weg 2: Die relevanten Spalten markieren und Andere entfernen

Angenommen, ich habe meine durchzuführende Analyse vor Augen und möchte mich daher auf die Spalten konzentrieren, die relevant sind. So gehe ich vor:

• Ich markiere von links nach rechts mit gedrückter Strg-Taste die Spalten, die für die Analyse benötigt werden.
• Per Rechtsklick im Spaltenkopf oder über Start wähle ich Andere Spalten entfernen.

Mit dem Befehl Andere Spalten entfernen wird im M-Code der Befehl Table.SelectColumns benutzt und es werden alle relevanten Spalten namentlich aufgeführt

Die Vorteile dieser zweiten Variante:

• Beim Auswählen der Spalten konzentriere ich mich nur auf die, die gebraucht werden.
• Diese Spalten werden mit ihren Namen angesprochen. Kommen mit einem Update andere Spalten hinzu, werden sie nicht berücksichtigt. Die Aktualisierung kann wie gewohnt laufen.
• Wird beispielsweise das Feld Firmeneigen doch benötigt, hält Power Query das Zahnrädchen zur Bearbeitung des Abfrageschritts bereit.
• Der Klick auf das Zahnrädchen [1] öffnet einen komfortablen Dialog mit Suchfeld [2], alphabetischer Sortiermöglichkeit [3] und anschließender Auswahl [4] der gewünschten Spalten.

Beim Abfrageschritt Andere entfernte Spalten steht ein Zahnrädchen zum Nachbearbeiten mit einem komfortablen Auswahldialog zur Verfügung

Weg 3: Die relevanten Spalten suchen und markieren

Noch einfacher ist es jedoch, per Dialog die gewünschten Spalten per Klick auszuwählen.

• Dazu wähle ich Start > Spalten auswählen.
• Dort entferne ich das Häkchen für Alle Spalten auswählen
• Jetzt kann ich nach Spalten suchen oder diese alphabetisch sortieren, um schnell alle relevanten mit einem Häkchen zu versehen.

Dieser Weg, die Spalten per Dialogfeld auszuwählen, hat die gleichen Vorteile wie Weg 2: sowohl beim Auswählen der Spalten als auch beim Nachbearbeiten steht ein komfortabler Dialog zu Verfügung.

Der Befehl Spalten auswählen führt direkt zu diesem komfortablen Auswahldialog

Fazit

• Beim Entfernen von Spalten in Power Query lohnt es sich, strategisch vorzugehen.
• Zwar erscheint das manuelle Markieren und Löschen über Spalten entfernen zunächst intuitiv, doch es birgt Risiken hinsichtlich Wartbarkeit und Fehleranfälligkeit – besonders bei Änderungen im Datenmodell.
• Deutlich robuster und flexibler sind die Varianten mit Andere Spalten entfernen oder die gezielte Auswahl über den Dialog Spalten auswählen.
• Beide Varianten ermöglichen eine einfache Nachbearbeitung und sind weniger anfällig gegenüber künftigen Änderungen.

Wer also effizient und nachhaltig arbeiten möchte, sollte gezielt Spalten behalten statt störende einzeln zu löschen.