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Mit der Arrayfunktion ÜBERNEHMEN lassen sich die Top 5-Werte einer Tabelle im Nu an separater Stelle auflisten (Beitrag vom 30.04.2025). Was aber, wenn es nicht um die oberen Daten, sondern um die ganz am Ende geht? Nicht nur die letzten Zeilen, sondern auch die letzten Spalten? Genau hier liegt die Stärke von ÜBERNEHMEN. Denn die Funktion kann beides und somit z. B. folgende Fragen beantworten:

• Wann hat ein bestimmter Kunde zum letzten Mal bestellt?
• Was waren die letzten fünf Bestellungen dieses Kunden?
• Wie hoch ist die Anzahl der Überstunden in den letzten n Kalenderwochen oder Monaten oder Quartalen?

Im Bonus-Tipp zeige ich, wie sich überflüssige Daten per Formel „wegzaubern“ lassen: mit der Arrayfunktion WEGLASSEN.

1) Das Datum der letzten Bestellung ermitteln

Die folgende Tabelle enthält beispielhaft eine Reihe von Bestellungen. Wie lässt sich ohne mühsames Filtern oder Sortieren ermitteln, wann die letzte Bestellung eines ausgewählten Kunden war?

Der Datenbestand mit den Bestellungen

• Die Tabelle hat den Namen Bestellungen.
• Ein Dropdownfeld in Zelle G2 stellt sicher, dass der betreffende Kunde schnell und fehlerfrei ausgewählt werden kann.

TIPP: Wie ein Dropdown dynamisch mit Hilfe von EINDEUTIG eingerichtet wird, erklärt dieser Beitrag vom 18.02.2020.

Über das Dropdownfeld in Zelle G2 den jeweiligen Kunden auswählen

In Zelle G5 soll das Datum der letzten Bestellung für den in Zelle G2 ausgewählten Kunden angezeigt werden. Dazu kombiniere ich zwei Arrayfunktionen:

• Mit der Arrayfunktion FILTER stelle ich sicher, dass die Auswahl der Daten auf den in G2 ausgewählten Kunden begrenzt wird.
• Der FILTER-Teil der Formel lautet also FILTER(Bestellungen[B-Datum]; Bestellungen[Kunde] = G2.
• Über die Funktion ÜBERNEHMEN steuere ich, welche Bestellung oder welche Bestellungen aufgelistet werden.
• Um hier den Datensatz mit der letzten Bestellung aufzulisten, trage ich für das zweite Argument von ÜBERNEHMEN -1 ein.

Die vollständige Formel lautet dann
=ÜBERNEHMEN(FILTER(Bestellungen[B-Datum]; Bestellungen[Kunde] = G2); -1)

In Zelle G5 das Datum der letzten Bestellung zu dem Kunden anzeigen, der zuvor in Zelle G2 ausgewählt wurde

‼️TIPP: Mehr zum Umgang mit und zu den Einsatzmöglichkeiten von der Arrayfunktion FILTER gibt es in diesem Beitrag vom 19.03.2025.

2) Die letzten n Bestellungen eines ausgewählten Kunden auflisten

Im nächsten Schritt sollen die letzten Bestellvorgänge zu dem ausgewählten Kunden aufgelistet werden – beispielsweise die letzten 3 oder 5 oder 10 Bestellungen.

• Die gewünschte Anzahl der Bestellvorgänge wird in Zelle G8 eingeben.
• Ab Zeile 11 sollen dann die entsprechenden Bestellvorgänge aufgelistet werden.
• Allerdings ohne die Angaben aus der Spalte Kunde, denn sein Name wird bereits in Zelle G2 angezeigt.

Für die Lösung dieser Aufgabe, werden wieder FILTER und ÜBERNEHMEN gebraucht.

Jedoch gibt es beim Einsatz von ÜBERNEHMEN zwei Änderungen im Vergleich zum vorherigen Beispiel:

• Die Anzahl der anzuzeigenden Zeilen wird diesmal nicht mit einer festen Zahl (-1), sondern flexibel angegeben, indem ein Bezug auf Zelle G8 gesetzt wird.
• Das Minuszeichen vor G8 sogt dafür, dass die Daten vom unteren Ende der Tabelle genommen werden.
• Die -3 für das Argument Spalte der ÜBERNEHMEN-Funktion bewirkt, dass nur die drei letzten Spalten aus der Originaltabelle aufgelistet werden, die Spalte Kunde also entfällt.

Die Formel, die diese Aufgabe löst, lautet:
=ÜBERNEHMEN(FILTER(Bestellungen; Bestellungen[Kunde] = G2); -G8; -3)

Die letzten 5 Bestellungen für den ausgewählten Kunden auflisten

3) Rollierend: Nur die Daten der letzten sechs Wochen auflisten

Auswertungen, die rollierend immer nur die Daten der letzten 3, 6 oder 12 Monate anzeigen sollen, waren in der Vergangenheit eine Herausforderung.

Mit ÜBERNEHMEN lassen sich rollierende Auswertungen deutlich leichter aufbauen.

• In der folgenden Abbildung enthält die Tabelle mit dem Namen Überstunden ab Spalte C eine Statistik der Überstunden für eine Abteilung.
• Gesucht wird die Summe der Überstunden jeder Person – aber nicht für alle Kalenderwochen, sondern nur für die letzten sechs.

Die Formel, die das in Zelle X5 für die erste Person erledigt, lautet:
=SUMME(ÜBERNEHMEN(Überstunden[@]; ; -6))

Achtung, die Formel hat einige Besonderheiten:

• Sie läuft nicht nach unten über, da sie nur die Überstunden für die aktuelle Zeile berechnet.
• Sie muss also von X5 nach unten kopiert werden.
• Das @-Zeichen bewirkt, dass tatsächlich nur die Daten der jeweiligen Zeile verwendet werden.

Rollierend: Nur die Daten zu den letzten 6 Monaten auflisten

Besonders hilfreich an der Formel ist ihre Dynamik:

• Wird nach der Spalte T in Spalte U eine neue Kalenderwoche eingefügt, passt die Formel automatisch die Ergebnisse an.
• Es werden wieder nur die Daten der letzten sechs Kalenderwochen summiert
  (also nicht mehr von Spalte O bis T, sondern von Spalte P bis U).

Kommt eine neue Spalte hinzu, sorgt die Formel dynamisch für die Anzeige der letzten 6 Monate

4) Bonus-Tipp: Überflüssige Zeilen UND Spalten mit nur einer Formel ausschließen

Bei den bisherigen Beispielen waren die Daten der letzten n Zeilen oder letzten n Spalten gefragt.

Was aber, wenn genau das Gegenteil gebraucht wird? Wenn also Daten nicht aufgelistet werden sollen?

• In der folgenden Abbildung enthält die Tabelle links die Anzahl der Überweisungen für mehrere Standorte aufgeteilt nach Quartal.
• Die summierten Ergebnisse in Spalte H und Zeile 12 werden jedoch nicht gebraucht. Beispielsweise wären sie für das Anlegen eines Diagramms störend.

Aus der Tabelle links sollen nur die Daten und nicht die Ergebnisse aufgelistet werden

• Die Lösung liefert in diesem Fall die Arrayfunktion WEGLASSEN.
• Sie hat die gleichen Argumente wie ÜBERNEHMEN, bewirkt jedoch das Gegenteil.
• Die Formel in Zelle I3, die nur die Daten und nicht die Ergebnisse auflistet, lautet:
  =WEGLASSEN(Zahlungen; -1; -1)
•  Die erste Anweisung -1 steht für die letzte Zeile, die zweite Anweisung -1 für die letzte Spalte.

Die WEGLASSEN-Funktion kann Zeilen UND Spalten „verschwinden“ lassen

Aufbau und Syntax von WEGLASSEN auf einen Blick