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Wer nur bestimmte Zeilen eines Datenbestandes auflisten will, denkt vermutlich zuerst an die Arrayfunktion FILTER. Mit ihr lassen sich Daten auf Basis inhaltlicher Kriterien extrahieren, z. B. alle Bestellungen an einem Standort oder alle Bestellungen über 1.000 €.

Was aber, wenn die letzten 15 Zeilen eines Datenbestandes aufgelistet werden sollen, dessen Länge veränderlich ist? Hier kommt die Funktion ZEILENWAHL ins Spiel. Sie wählt Daten auf Basis ihrer Position aus, z. B. die ersten oder die letzten n Zeilen oder  jede vierte Zeile oder nur bestimmter Zeilen, aber in einer Abfolge, die von den Originaldaten abweicht.

Anhand mehrerer Szenarien zeige ich, wie die Arrayfunktion ZEILENWAHL arbeitet, welchen Nutzen sie bringt und warum Sie mit SEQUENZ perfekt harmoniert.

‼️TIPP: Wer nur bestimmte Spalten eines Datenbestandes auflisten möchte, wird in diesem Beitrag vom 16.04.2025 fündig.

Gut zu wissen: Die Syntax der Funktion ZEILENWAHL

Die Funktionen ZEILENWAHL und SPALTENWAHL sind Zwillinge. Beider Syntax ist intuitiv zu verstehen:

• Mit dem Argument array wird der Bereich mit den Daten angegeben,
• Es folgen – per Semikolon getrennt – die gewünschten Zeilennummern (row_num1; row_num2 …).
• Dabei beginnt bei positiven Zeilennummern die Auswahl der Zeilen von oben, bei negative Zeilennummern hingegen von unten.
• Interessant: Zeilennummern können in beliebiger Abfolge und auch mehrfach angegeben werden.

Die Syntax der Funktion ZEILENWAHL ist wie auch bei SPALTENWAHL leicht verständlich

Beispiel 1: Nur die ersten drei Bestellungen auflisten

Die folgende Tabelle dient als Datenbasis. Sie hat den Namen Bestellungen. Aus Ihr sollen – an separater Stelle – nur ausgewählte Zeilen aufgelistet werden.

Die Tabelle mit den Originaldaten trägt den Namen Bestellungen

Um aus der oben gezeigten Tabelle Bestellungen die Zeilen 1-3 aufzulisten, genügt die Formel
=ZEILENWAHL(Bestellungen; 1; 2; 3).

Mit ZEILENWAHL die ersten drei Zeilen auflisten

Beispiel 2: Nur die ersten drei Bestellungen, aber sortiert nach Betrag

Bei der Formel im ersten Beispiel werden die Zeilen sortiert nach Bestellnummer aufgelistet.

Was aber, wenn die ersten drei Bestellungen absteigend sortiert nach der Spalte Betrag angezeigt werden sollen?

In dem Fall wird die Ausgangsformel aus Beispiel 1 mit der Arrayfunktion SORTIEREN ergänzt.

• Betrag ist die Spalte 5 in der Tabelle (das ist der Sortierindex).
• Für das absteigende Sortieren sorgt -1 (das ist die Sortierreihenfolge).

Ausgerüstet mit diesen beiden Informationen lautet die passende Formel für Beispiel 2 demzufolge
=SORTIEREN(ZEILENWAHL(Bestellungen; 1; 2; 3); 5; -1).

‼️TIPP: Mehr zum Umgang und zu den Einsatzmöglichkeiten von SORTIEREN gibt es in diesem Beitrag vom 26.02.2025.

Nur die ersten drei Zeilen, aber absteigend sortiert nach Betrag anzeigen

Beispiel 3: Nur die ersten fünf Bestellungen mit SEQUENZ

Das Auflisten der gewünschten Zeilennummern 1; 2; 3 in den beiden ersten Beispielen ist ein überschaubarer Aufwand.

Was aber, wenn es 5, 10 oder 15 Zeilen sein sollen? Dann wird es mühsam und fehleranfällig, alle Zeilennummern einzutippen. Hier kommt die Arrayfunktion SEQUENZ zu Hilfe.

Die ersten 5 Zeilen der Tabelle Bestellungen werden mit der folgenden Formel aufgelistet
=ZEILENWAHL(Bestellungen; SEQUENZ(5)).

Zeilennummern nicht einzeln eingeben, sondern mit SEQUENZ erzeugen

‼️TIPP: Mehr zu den vielseitigen Verwendungsmöglichkeiten von SEQUENZ zeigt dieser Beitrag vom 26.03.2025.

Beispiel 4: Nur die letzten fünf Bestellungen mit SEQUENZ

Und wie lassen sich nicht die ersten, sondern die letzten 5 Einträge auflisten? Hilft ein Minuszeichen und wo muss es stehen?

Hier die Auflösung: Die Formel lautet diesmal
=ZEILENWAHL(Bestellungen; – SEQUENZ(5)).

Mit dem Minus vor der Funktion SEQUENZ startet die Auswahl von unten

So weit, so gut: die letzten fünf Bestellungen werden angezeigt.

• Irritierend ist allerdings, dass die Bestellnummern absteigend sortiert sind.
• Besser wäre es, die Daten mit aufsteigenden Bestellnummern aufzulisten.

Mit Hilfe von SORTIEREN die Daten nach Bestellnummern aufsteigend anzeigen

Das erledigt die Formel
=SORTIEREN(ZEILENWAHL(Bestellungen; – SEQUENZ(5)); 1).

Beispiel 5: Nur die Messwerte für volle Stunden auflisten

• In der folgenden Tabelle – sie hat den Namen tbl_Messwerte – wurden im Viertelstundentakt Temperaturen gemessen.
• Es sollen jedoch nur die Messungen aufgelistet werden, die zur vollen Stunde erfasst wurden.
• Das lässt sich mit der folgenden Formel erledigen:
  =ZEILENWAHL(tbl_Messwerte; 1; 5; 9; 13).

In Spalte E und F nur die Messwerte anzeigen, die zur vollen Stunde erfasst wurden

Die Mühe, feste Zeilennummern einzugeben, lässt sich auch hier mit Hilfe der Arrayfunktion SEQUENZ vermeiden.

Die folgende Formel ist flexibler:
=ZEILENWAHL(tbl_Messwerte; SEQUENZ(4; ; 1; 4)).

• Mit dem ersten Argument von SEQUENZ (Zeilen) wird die Anzahl der anzuzeigenden vollen Stunden bestimmt – hier 4.
  Sollen mehr volle Stunden aufgelistet werden, muss der Wert für Zeilen nur erhöht werden, z. B. über ein Dropdown.
• Im dritten Argument  (Anfang) wird festgelegt, an welcher Stelle der Tabelle begonnen wird – hier in Zeile 1, also bei 6:00.
• Das vierte Argument von SEQUENZ stellt das Intervall ein – hier 4, also jede vierte Zeile.

Mit Hilfe der Funktion SEQUENZ die Anzahl und das Intervall von ZEILENWAHL steuern

‼️ TIPP: Wer spätestens jetzt mehr zu den vielfältigen Einsatzmöglichkeiten von SEQUENZ erfahren will, wird in diesem Beitrag vom 26.03.2025 fündig.