Office-Blog

Wer aus einem großen Datenbestand nur bestimmte Datensätze sehen will, nutzt die Funktion FILTER. Was aber, wenn nicht bestimmte Zeilen, sondern nur einige Spalten des Datenbestands gebraucht werden? Die Funktion SPALTENWAHL erledigt das mühelos. Wie sie genutzt und mit weiteren Funktionen sie kombiniert wird, zeige ich in diesem Beitrag.

• Die Hauptrolle spielt also diesmal die Funktionen SPALTENWAHL.
• Wichtige Nebenrollen sind besetzt mit den Funktionen SORTIEREN und FILTER.

Aus der links gezeigten Originaltabelle per Formel ab Spalte H nur die ersten drei Spalten auflisten und gleich noch umsortieren mit SPALTENWAHL & SORTIEREN

Die Syntax der Funktion SPALTENWAHL

Die Arbeitsweise von SPALTENWAH ist schnell erklärt:

• Die Zelle anklicken, ab der die ausgewählten Spalten aufgelistet werden sollen,
• die Funktion mit =SPALTENWAHL aufrufen,
• den Original-Datenbestand markieren und anschließend ein Semikolon eintippen,
• jetzt die Nummern aller gewünschten Spalten eingeben, jeweils getrennt per Semikolon,
• abschließend die Formeleingabe mit Enter bestätigen (die schließende Klammer setzt Excel in dem Fall automatisch).

Bedienung und Argumente der Funktion SPALTENWAHL sind leicht verständlich

Beispiel 1: Nur die ersten drei der fünf Spalten auflisten

Die unten gezeigte Original-Tabelle besteht aus fünf Spalten. Sie hat den Namen Daten.

Die Original-Tabelle namens Daten mit fünf Spalten

Um an einer separaten Stelle nur die ersten drei Spalten der Tabelle Daten aufzulisten, reicht folgende kurze Formel:
=SPALTENWAHL(Daten; 1; 2; 3).

Mittels SPALTENWAHL nur die Spalten 1, 2 und drei auflisten

Beispiel 2: Die ersten drei Spalten auflisten, aber sortiert nach „Kategorie“

Die Original-Tabelle ist nach Bundeländern sortiert. Die drei ersten Spalten sollen jedoch sortiert nach Kategorie (von A bis C) aufgelistet werden.

• Da erledigt die Formel =SPALTENWAHL(SORTIEREN(Daten; 3); 1; 2; 3).
• Die 3 innerhalb der SORTIEREN-Funktion sogt dafür, dass nach der dritten Spalte sortiert wird.

Nur die ersten drei Spalten der Originaltabelle auflisten

Beispiel 3: Und wenn eine andere Abfolge der Spalten gebraucht wird …

… ist auch das im Nu erledigt. Es reicht, einfach die Reihenfolge der Spaltennummern am Ende der Funktion SPALTENWAHL zu ändern.

Aus
=SPALTENWAHL(SORTIEREN(Daten; 3); 1; 2; 3) wird dann
=SPALTENWAHL(SORTIEREN(Daten; 3); 1 ;3; 2).

Durch abweichende Eingabe der Spaltennummern (grün) lässt sich die Abfolge der Spalten ganz einfach ändern

Beispiel 4: Nur zwei Spalten und nur die Daten einer Kategorie absteigend sortiert auflisten

Die Begrenzung der Daten auf ausgewählte wichtige Spalten ist hilfreich. Doch manchmal soll der Fokus zusätzlich noch auf bestimmte Zeilen gelenkt werden. Dann nämlich, wenn nur bestimmte Datensätze von Interesse sind. Mit Hilfe der Funktion FILTER lassen sich mühelos nur die Zeilen auflisten, die einem bestimmten Kriterium entsprechen.

• Hier im Beispiel sollen jeweils nur die Daten angezeigt werden, die zu einer bestimmten Kategorie gehören.
• Damit die Auswahl der jeweiligen Kategorie möglichst leicht und interaktiv erfolgen kann, gibt es dazu in Zelle U3 ein Dropdownfeld.

Die folgende Formel steuert, dass

• nur die Spalten Bundesland und Leistung aufgelistet werden,
• jeweils nur die Daten der Kategorie erscheinen, die per Dropdown ausgewählt wurden und
• die gefilterten Daten absteigend nach Leistung sortiert werden.

=SPALTENWAHL( SORTIEREN (FILTER(Daten; Daten[Kategorie] = U3); 2; -1); 1; 2).

Die drei nächsten Abbildungen zeigen die unterschiedlichen Ergebnisse je nach ausgewählter Kategorie:

Nur zwei Spalten und nur die Daten zu der in U3 gewählten Kategorie – hier A – anzeigen

In zwei Spalten die Daten zur gewählten Kategorie B auflisten

In zwei Spalten die Daten zur gewählten Kategorie C auflistenDie folgende Abbildung verdeutlicht den Aufbau der Formel, die aus einer Kombination von drei Arrayfunktionen besteht.

Die Formel mit den drei Arrayfunktionen im Detail erklärt

Ausblick

Sollen nur ausgewählte Zeilen oder die letzten 15 Zeilen eines Datenbestandes aufgelistet werden, kommt die Funktion ZEILENWAHL ins Spiel.

Wie sie arbeitet, welchen Nutzen sie bringt und wie Sie beispielsweise mit SEQUENZ perfekt harmoniert, zeige ich am kommenden Mittwoch.