Sie suchen Anleitungen und Tipps zum produktiven Umgang mit den Microsoft-Tools? Lesen Sie hier, wie Sie Aufgaben effizienter erledigen, typische Probleme meistern und welche Neuerungen es gibt.
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Excel 2016: Automatische Datumsgruppierung in Pivot – So funktioniert es problemlos
Manche sind verwundert, andere freuen sich, wenn Excel 2016 in einer Pivot-Tabelle plötzlich die Datumsspalte automatisch nach Jahren, Quartalen und Monaten gruppiert.
Bis Excel 2013 musste das noch manuell per Rechtsklick in die Datumsspalte erledigt werden.
Bis Excel 2013 musste die Datumsgruppierung noch manuell eingestellt werden
Stolperfalle Serientermin: Zukünftige Einträge löschen, alte behalten
Nehmen wir an, Sie haben eine Terminserie für Ihr regelmäßiges Jour-Fix zu dem Projekt „Umstieg auf Office 365“ in Outlook angelegt. Jeden Montag 10:00 Uhr. Natürlich, weil es schnell gehen musste, ohne Enddatum (Termine werden bis 2049 eingetragen!).
Serientermin ohne Enddatum
Nach einigen Monaten wird der Termin hinfällig, weil das Projekt früher als geplant fertig gestellt wurde. weiterlesen
Office souveräner bedienen: Die neuen Tastenkürzel sind da
Die Kompetenztage zu Outlook, PowerPoint und Word rücken näher. In Fulda erhalten alle Teilnehmer die beliebten Tastenkürzel zu Excel, Outlook, PowerPoint und Word. Natürlich gedruckt. Die zweiseitigen Übersichten zu jedem Programm haben wir in den vergangenen Wochen überarbeitet und aktualisiert.
Das Video hier gibt einen Vorgeschmack (danke an Axel Becker von Camtasia-Training).
Wer nicht bis zum 10. September warten will, kann sich auf unserer Download-Seite schon mal die digitalen Versionen der Zweiseiter als PDF holen.
Mehr aus SVG-Grafiken herausholen mit dem neuen Befehl »In Form konvertieren«
Wer Office 2016 im Office 365-Abo benutzt, kann über die Registerkarte Einfügen und den Befehl Symbole auf 500 businesstauglicher Piktogramme im SVG-Format zugreifen. SVG steht für Scalable Vector Graphic, ein Vektorformat, das es in Visio schon länger gibt.
Piktogramme im SVG-Format nutzen über die Registerkarte Einfügen
Zum Formatieren der SVG-Grafiken gibt es eigens eine neue Registerkarte namens Grafiktools. Diese wird nun erweitert um den Befehl In Form konvertieren.
Der neue Befehl In Form konvertieren
Klingt zunächst einmal nicht spektakulär. Die folgenden Beispiele zeigen jedoch, welche Gestaltungsmöglichkeiten der neue Befehl eröffnet. Wer im Zeichnen eigener Formen nicht so fit ist, wird sich freuen, denn jetzt hilft Office dabei.
Damit Word-Dokumente endlich einheitlich aussehen
- Wie groß war doch gleich der Abstand VOR einer Überschrift?
- Wieso steht die Überschrift am unteren Seitenende, der dazugehörige Text aber erst auf der Folgeseite?
- Warum macht Word bei den Nummerierungen was es will?
- Soll zum Hervorheben von Texten die Formatierung Fett oder Kursiv verwendet werden?
Schlagen Sie sich auch mit solchen Fragen herum? Dabei ist die Antwort gar nicht kompliziert: Formatvorlagen nutzen.
Denn mit Formatvorlagen lassen sich Texte mit wenigen Mausklicks in die gewünschte Form bringen. Vorbei die Zeiten manueller Formatierungen, die eine Menge Zeit fressen.
Neben dem Zeitsparfaktor haben Formatvorlagen einen weiteren Vorteil: Auch Kollegen haben keine Mühe mehr, ihre Zuarbeiten in der erforderlichen Optik abzuliefern. Langwieriges Nachformatieren entfällt somit.
Wie Formatvorlagen genutzt werden und wie sich eigene Formatvorlagen anlegen lassen, zeigen 4 aufeinander aufbauende Kurse bei den Word-Kompetenztagen im September in Fulda. Hier schon mal eine Vorschau darauf, welche Elemente dabei eine Rolle spielen:
Die Elemente einer Formatvorlage
Übrigens …
Alle, die in den vergangenen Jahren die Formatvorlagen-Kurse absolviert haben waren sich einig: »Hätten wir doch nur eher gewusst, wie viel Zeit und Nerven wir mit Formatvorlagen sparen!«
Kurze Erklärvideos erstellen … ganz einfach mit PowerPoint
Die Screenshot-Funktion in den Office-Programmen kennen vermutlich alle. Doch auch bewegte Bilder sind möglich: Mit PowerPoint lässt sich ein Video von dem aufzeichnen, was am Bildschirm abläuft.
Das ist äußert praktisch für alle, die ihren Kollegen immer wieder die gleichen Fragen beantworten müssen. Beispielsweise: Wo finde ich doch gleich die aktuelle PowerPoint-Vorlage? Oder: Wie erstelle ich in Word ein Inhaltsverzeichnis?
Ein kurzes Erklärvideo gibt sofort Antwort und spart viel Zeit.
Seit PowerPoint 2013 hilft hier der Befehl Bildschirmaufzeichnung. Damit halten Sie Bildschirmaktionen schnell und unkompliziert fest. Ein ideales Tool also für Software-Trainer und alle, die als Hotline arbeiten.
Der Befehl Bildschirmaufzeichnung
NEU: 3D-Modelle in Office-Dokumente einbauen
Im Herbst 2016 wurde sie angekündigt, seit Anfang Juli 2017 ist sie verfügbar: die neue Funktion »3D-Modelle«.
Es ist einfach genial, wenn ich ein Objekt auf einer PowerPoint-Folie so drehen kann, wie ich es gerade brauche. 360°-Darstellungen sind jetzt ein Kinderspiel.
Und wenn ich ein 3D-Modell mit dem Übergang »Morphen« kombiniere, entsteht großes Kino.
Bei den PowerPoint-Kompetenztagen vom 10. bis 12. September gibt es zum ersten Mal LIVE 3D-Modelle auf Folien.
Alle, die nicht so lange warten wollen, können sich hier im Video einen Eindruck von der neuen Funktion verschaffen.
Übrigens: »3D-Modelle« gibt es nicht nur für PowerPoint. Wer in Excel oder Word eine Produktliste mit Preisen und Lieferzeiten anlegt, kann Modelle seiner Produkte hinzufügen, die sich die Kunden dann VON ALLEN SEITEN ansehen können.
Wer Office 2016 für Office 365 hat, wird die neue Funktion »3D-Modelle« in den nächsten Wochen und Monaten auf der Registerkarte »Einfügen« finden.
Bis dahin bleibt Zeit, nach geeigneten 3D-Modellen zu suchen oder solche anzuschaffen.
PowerPoint akzeptiert 3D-Modelle mit den Dateiendungen: FBX, OBJ, 3MF, PLY, STL, GLB.
Das 3D-Modell hier im Video stammt von der Webseite der NASA.
Word-Seriendruck: Prozentwerte aus Excel korrekt anzeigen
Eine weitere Praxisfrage im Seriendruck-Kurs bei den Office-Kompetenztagen lautete:
Wie lassen sich Prozentwerte, die aus Excel kommen, im Seriendruck korrekt darstellen?
Denn was in Excel korrekt als 6,5 % angezeigt wird, erscheint in Word plötzlich als 6,5000000000000002E-2. Oder aus 17,5 % wird 0,17499999999999999 etc.
Die Lösung dieses Problems erfolgt in zwei Schritten. weiterlesen
Word-Seriendruck: Euro-Beträge aus Excel korrekt anzeigen
Bei den zu Ende gegangenen Office-Kompetenztagen in Fulda erfreuten sich die beiden Seriendruck-Kurse großer Beliebtheit.
Bei dem folgenden Beispiel stießen wir schnell auf ein typisches Seriendruckproblem, das stets dann auftritt, wenn die Daten aus Excel übernommen werden.
Beträge, die in Excel als Währung formatiert und dort korrekt angezeigt wurden, verlieren in Word nach dem Einfügen als Seriendruckfeld ihr Format. Im folgenden Bild ist das zu sehen: Es fehlen der Punkt als Tausendertrennzeichen, das Komma und zwei Dezimalstellen sowie das €-Zeichen.
Das Problem lässt sich im Seriendruck mit einem Formatschalter lösen. So geht’s:
Office kaufen oder abonnieren? Dieses Video zeigt, warum die Frage so wichtig ist
Zwar ist Office 2010 die am stärksten verbreitete Office-Version, aber das Ende des Supports ist abzusehen. Daher steht vielerorts der Umstieg auf Office 2016 auf dem Plan.
Doch ist Office 2016 die richtige Wahl? Sollte es nicht besser Office 2016 für Office 365 sein?
Alle, die jetzt nur »Bahnhof« verstehen oder die nur an »Cloud« denken, sollten sich dieses Video ansehen. Es zeigt in gut 2 Minuten, worin der Unterschied zwischen Kauf- und Abo-Version liegt.
Übrigens: Für viele ist es selbstverständlich, im Rahmen ihres Mobilfunkvertrages regelmäßig ein neues und moderneres Handy zu bekommen. Neue Funktionen und mehr Leistung begeistern uns. Bei Office ist es nicht anders: Wer die Abo-Version wählt, erhält regelmäßig die neuen Funktionen. Wer hingegen nur die Kaufversion Office 2016 erhält, wird ziemlich enttäuscht sein: All die nützlichen Neuerungen, die vor allem Excel und PowerPoint so attraktiv machen, sind nicht verfügbar.
Wer detailliert und präzise wissen will, worin sich der Funktionsumfang von Office 2016 und Office 2016 für Office 365 unterscheiden und wie der Umstieg zu organisieren ist, sollte sich die Office-Kompetenztage vom 25. bis 27. Juni vormerken.
