Power Query: Anfügen neuer Tabellen mit abweichender Spaltenanzahl ohne Datenverlust | Teil 1
In einer Excel-Mappe wird pro Monat eine neue Tabelle erstellt. Die Tabellen sollen automatisch zusammengeführt und ausgewertet werden, wenn eine neue Monatstabelle hinzukommt. Mit Power Query ist das kein Problem. Ich wähle eine Methode, die das Zusammenführen der Tabellen erledigt und zwar unabhängig von ihrer Anzahl oder ihrem Namen. Was aber, wenn neue Monatstabellen mehr Spalten aufweisen? Auch hierfür bietet Power Query eine Lösung.
Alle Tabellen der Arbeitsmappe dynamisch zusammenführen
Power Query: Listen mit Kundennummern abgleichen und alle Treffer mit „X“ kennzeichnen
Kunden, die an einer Online-Umfrage teilgenommen haben, wurden in einer Liste erfasst. Wie die darin enthaltenen Kundennummern aufbereitet werden, habe ich im Beitrag vom 4.1.2023 gezeigt. Nun sollen alle Kunden, die sich an der Online-Umfrage beteiligt haben, in der Kundenstammliste gekennzeichnet werden. Dazu gleiche ich beide Listen mit Hilfe eines Joins in Power Query ab, füge der Kundenstammliste eine Spalte hinzu und vermerke dort die Treffer mit einem „X“.
Kundenstammliste automatisch angereichert um Information aus Online-Umfrage
Chaos bei Kundennummern nicht manuell, sondern automatisiert beheben – in nur 2 Minuten
Kurz vor Jahresende erhielt ich den Hilferuf eines Kunden. Eine Liste mit Online-Daten sollte mit den bestehenden Kundendaten abgeglichen werden. Das Problem: in der Liste mit den Kundenstammdaten stehen die Kundennummern ordnungsgemäß einzeln untereinander, in der Online-Liste hingegen befinden sich teilweise mehrere Kundennummern in einer Zelle – durch Komma getrennt. Der Versuch, die Daten der Online-Liste mit dem Befehl Text in Spalten in einzelne Kundennummern zu trennen, bringt nicht das gewünschte Ergebnis. Mit einer Abfrage in Power Query ist das Problem in zwei Minuten gelöst.
Die Originaldaten links mit Hilfe von Power Query in die erforderliche Form bringen
Eine mit ZEILENUMBRUCH erzeugte Liste nach Datum sortieren
In meinem Blogbeitrag zur Funktion ZEILENUMBRUCH vom 22.10.2022 waren die umzuwandelnden Daten in Spalte B nach Datum sortiert. Was aber, wenn die Ausgangsdaten nicht in chronologisch Reihenfolge sind? Wie lassen sich die Einträge in der dreispaltigen Liste, die mit ZEILENUMBRUCH entsteht, nach Datum sortieren? Dafür kombiniere ich ZEILENUMBRUCH mit SORTIEREN. Ich zeige hier zwei Lösungsvarianten.
Die gestapelten Daten in Spalte B sind nicht nach Datum sortiert
Excel 365: Mit ZEILENUMBRUCH die Daten aus EINER auf DREI Spalten verteilen
Kürzlich erhielt ich folgenden Hilferuf: „Meine importierten Daten sind zerschossen. Sie stehen alle in einer Spalte untereinander, werden aber in drei Spalten gebraucht.“
Als ich mir das Problem anschaute, dachte ich zunächst an eine Lösung mit Power Query. Doch dann fiel mir die neue Funktion ZEILENUMBRUCH in Excel 365 ein. Mit ihr löse ich das Problem mit einer einfachen Formel innerhalb von Sekunden wie folgt.
Smarte Pivot-Technik für Projektauswertungen
Wer mit langen Listen arbeitet, hat oft den Wunsch, eine zusammenfassende Übersicht mit den wichtigsten Kennzahlen zu erstellen. Diese Aufgabe lösen Pivot-Tabellen. Kaum bekannt ist dabei eine Funktion, die Pivot-Auswertungen informativer und Zusammenhänge anschaulicher macht, nämlich »Werte anzeigen als«. Anhand eines kleinen Beispiels zeige ich den Nutzen dieser Funktion.
Mehr als nur Pivot: Flexible Auswertungen mit Datenmodell, Power Pivot & DAX
Wer seine Auswertungen an stets neue Anforderungen anpassen muss, stößt mit Pivot-Tabellen mitunter an Grenzen. Typische Gründe sind:
- Die Daten liegen nicht in der passenden Form vor.
- Sie stammen aus unterschiedlichen Quellen und müssen verknüpft werden.
- Statistische Berechnungen werden benötigt, die mit Pivot-Standardfunktionen nicht machbar sind, z. B. DISTINCTCOUNT oder SUMX.
- Daten sollen über Zeitperioden verglichen werden, doch Pivot bietet keine intelligenten Datumsfunktionen wie z. B. SAMEPERIODLASTYEAR oder TOTALYTD.
Das Datenmodell und einige nützliche DAX-Measures in Power Pivot bringen hier schnell eine Lösung.
Wie sich Pivot-Tabellen mit Hilfe des Datenmodells und Power Pivot in maßgeschneiderte Auswertungen verwandeln lassen, vermittle ich in diesem Online-Kurs am 25. Mai.
Wer teilnehmen sollte
- Alle, die Daten aus unterschiedlichen Systemen zusammenführen und wichtige Geschäftskennzahlen flexibel berechnen wollen
- Fach- und Führungskräfte aus Controlling, Finanzen, Marketing/Vertrieb, IT oder Online-Dienstleister
Das folgende PDF-Booklet enthält die wichtigsten Infos zu diesem Online-Kurs.
Hier geht es zur Webseite mit allen Informationen.
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Inhalte aus Spalten auf Zeilen verteilen ohne Copy & Paste
Wie kann ich eine Liste auswerten, in der mehrere Spalten die gleiche Art von Information enthalten? Im folgenden Beispiel wurden in der oberen Liste die Daten zu jeder Firma in einer Zeile erfasst. Vor- und Nachname des Ansprechpartners sind in zwei Spalten abgelegt. So weit, so gut. Aber: Bei weiteren Ansprechpartnern stehen diese rechts daneben in zusätzlichen Spaltensets. Das Problem: Eine solche Datenstruktur lässt sich mit Pivot nicht auswerten. Und auch für den Re-Import in eine Datenbank ist sie ungeeignet. Wie bringe ich die Daten automatisiert in die in der blauen Tabelle gezeigte passende Struktur? Dazu muss ich die Inhalte aus Spalten auf Zeilen verteilen mit Hilfe von Power Query und den Befehlen Entpivotieren und Pivotieren.
Spaltensets des gleichen Typs in einer Zeile sind für eine Weiterverarbeitung ungeeignet. Jedes Set benötigt eine eigene Zeile.
Wie ich das auch für eine variable Anzahl von Spaltensets löse, zeige ich in der folgenden Anleitung. weiterlesen
Dynamisch wachsende Auswertung mit nur 3 Formeln als Alternative zu Pivot
Sollen Listen ausgewertet werden, denken viele sofort an Pivot-Tabellen. Dass es auch ohne Pivot geht, zeigt die unten rechts gezeigte Umsatzauswertung nach Artikeln und Regionen.
Die Auswertung rechts entsteht mit nur drei Formeln
Mit nur drei Formeln wird diese Auswertung aufgebaut:
- die erste Formel listet in Spalte H die Artikel in sortierter Reihenfolge auf,
- die zweite sorgt für die Spaltenüberschriften ab Spalte I – natürlich auch sortiert,
- die dritte summiert die Umsätze aus der links gezeigten grauen Umsatzliste nach Artikeln und Regionen.
Dank der Formeln ist die Auswertung komplett dynamisch: kommen neue Artikel oder Regionen hinzu, erweitert sie sich automatisch nach unten bzw. nach rechts. Mit den folgenden Schritten wird die Auswertung erstellt.
Excel 365: Dynamische Zeitleisten statt Gantt-Diagramm mit SEQUENZ
Um Laufzeiten von Projekten, Aufgaben, Verträgen oder auch Wartungsintervallen aufzuzeigen, sind Zeitleisten ein bewährtes Mittel. Sie lassen sich per Gantt-Diagramm oder über die Bedingte Formatierung aufbauen. In Excel 365 reicht jetzt eine einzige Formel, um die erforderlichen Datumsangaben für die Zeitleisten zu erzeugen. Dazu nutze ich die neue Arrayfunktion SEQUENZ.
Bild 1: Mit nur einer Formel wird in Zeile 4 die Datumsleiste dynamisch erzeugt und ab Zeile 5 sorgt eine Formel in der Bedingten Formatierung für die korrekte Position und Länge der farbigen Balken
