Power Query: Neue oder veränderte Datensätze zwischen zwei Listen identifizieren
Neue Kunden, neue Produkte oder neue Buchungen – doch welche Datensätze sind seit dem letzten Import tatsächlich hinzugekommen? Wer regelmäßig Listen vergleichen muss, kennt dieses Problem nur zu gut.
Bisher waren dafür oft SVERWEIS-Konstruktionen oder zusätzliche Hilfsspalten notwendig. Mit Power Query geht es jedoch wesentlich einfacher: Neue und veränderte Einträge lassen sich per Abfrage automatisch ermitteln – schnell, zuverlässig und ohne eine einzige Formel.
Per Abfrage neue und veränderte Buchungszeilen stets im Blick haben
In diesem Beitrag zeige ich dazu zwei Lösungswege, um neue bzw. veränderte Einträge automatisch per Abfrage zu ermitteln.
Daten aus zwei Listen bündeln zu einer lückenlosen Gesamtübersicht mittels JOIN
Welche Produkte bisher welchen Umsatz gemacht haben, ist auf Basis einer Umsatzliste mit Pivot schnell ermittelt. Doch wie lässt sich herausfinden, welche Produkte bis dato nicht verkauft wurden? Dazu gibt es keine Daten, denn die Umsatzliste enthält nur die verkauften Produkte. Hier hilft eine zusätzliche Liste weiter, in der alle Produkte erfasst sind.
Aus den zwei Listen für Umsätze und Produkte wird eine Gesamtliste generiert, die für alle Produkte die Umsatzzahlen zeigt, auch wenn diese bei null liegen
Wie ich mit Hilfe eines Joins eine komplette Liste aller Produkte mit allen Umsätzen erstelle, beschreibe ich in diesem Beitrag.
Excel-Listen abgleichen und verknüpfen, das geht ganz leicht: Die 6 magischen Joins von Power Query
Was Datenbanken als Standard können, was in Excel per SVERWEIS und mit umständlichem Zusammenkopieren funktioniert, lässt sich in Power Query mit ein paar Mausklicks und ohne jede Formel erledigen.
- Welche Produkte für Kunde A werden auch an Kunde B verkauft?
- Welche Artikel aus Lager A kann auch Lager B liefern?
- Welche Artikel wurden im aktuellen Jahr nicht verkauft?
- Welche Kunden haben im letzten Jahr keine Bestellung aufgeben?
Um solche Fragen zu beantworten, müssen Listen abgeglichen werden. Das erledigen in Power Query sogenannte Joins. Sie stellen die notwendigen Beziehungen zwischen den zu vergleichenden Tabellen her. So werden beispielsweise die Artikelnummern aus Lager A mit den Artikelnummern aus Lager B abgeglichen. Für diesen Abgleich stellt Power Query sechs verschiedene Join-Möglichkeiten zur Verfügung.
