Office-Blog

Kürzlich erhielt ich den Hilferuf einer Anwenderin, weil sie in Excel mit Power Query nicht auf die Daten in einer anderen Arbeitsmappe zugreifen konnte. Sie wurden im Navigator nicht angezeigt. Die Ursache war schnell gefunden: Die betreffende Tabelle mit den Rohdaten lag auf einem ausgeblendeten Arbeitsblatt.
Eigentlich war die Idee gut, das Blatt mit den Rohdaten auszublenden, damit sie nicht versehentlich geändert oder gelöscht werden. ABER: Standardmäßig zeigt Power Query beim Zugriff auf eine andere Arbeitsmappe ausgeblendete Blätter im Navigator-Fenster nicht an.
Muss jetzt das ausgeblendete Blatt erst eingeblendet werden, um es in Power Query auswerten zu können? Nein. Hier kommt eine Anleitung, mit der es trotzdem gelingt.

Nach dem Ausblenden wird das Blatt Rohdaten im Navigator von Power Query nicht angezeigt; auch auf die dort enthaltene Tabelle tbl_Umsatz kann nicht zugegriffen werden

Zugriff auf die komplette Arbeitsmappe ermöglichen

Will ich über Daten > Daten abrufen > Aus Datei > Aus Arbeitsmappe die oben gezeigte Excel-Datei einlesen, werden im Navigator-Fenster nur die eingeblendeten Arbeitsblätter und Tabellen angezeigt.
Um auf das ausgeblendete Blatt Rohdaten und dort die Tabelle tbl_Umsatz zugreifen zu können, gehe ich wie folgt vor:

• Nachdem ich über Daten > Daten abrufen > Aus Datei > Aus Arbeitsmappe ins Navigator-Fenster gelangt bin, mache ich einen Rechtsklick auf den Dateinamen.
• Dann wähle ich Daten transformieren.

Per Rechtsklick auf den Dateinamen und Daten transformieren den Zugriff auf ALLE Elemente der Arbeitsmappe erhalten

• So erhalte ich Zugriff auf die gesamte Arbeitsmappe – mit allen ein- und ausgeblendeten Blättern wie die gelbe Markierung im folgenden Bild  zeigt.
• Per Rechtsklick in der Spalte Data in der Zeile tbl_Umsatz wähle ich Drilldown ausführen.

Per Rechtsklick in der Spalte Data der Zeile tbl_Umsatz einen Drilldown auf die Daten ausführen

• Nun werden alle Daten der Tabelle tbl_Umsatz angezeigt und die Weiterverarbeitung der Daten kann starten.

Nach dem Befehl Drilldown ausführen steht die ausgeblendete Tabelle tbl_Umsatz in Power Query zur Weiterverarbeitung zur Verfügung

Zugriff auf ausgeblendete Blätter aller Dateien eines kompletten Ordners

Klappt das auch, wenn ein kompletter Ordner mit Excel-Dateien ausgelesen werden soll, die ausgeblendete Arbeitsblätter haben? Ja, es funktioniert ähnlich:

• Über Daten > Daten abrufen > Aus Datei > Aus Ordner wähle ich den Ordner mit den betreffenden Arbeitsmappen aus und erhalte eine Auflistung aller vorhandenen Excel-Dateien in dem Ordner. Ich wähle wieder Daten transformieren.

Den Umsatzordner zum Einlesen auswählen und Daten transformieren anklicken

• Ich gelange in den Power Query-Editor. Falls sich hier Dateien befinden, die ich nicht verarbeiten möchte, schließe kann ich diese per Filter aus.
• Per Rechtsklick in der Spalte Content wähle ich Andere Spalten entfernen [1] und klicke anschließend auf den Doppelpfeil [2], um alle Dateien zu kombinieren.

Nun werden alle Dateien aus dem Ordner kombiniert

• Im Dialogfeld Dateien kombinieren – hier entsteht die Beispieldatei – sind das ausgeblendete Blatt und auch die Tabelle wieder nicht zu sehen. Daher wähle ich per Rechtsklick auf Parameter den Befehl Daten transformieren.

Auch beim Erstellen der Beispieldatei fehlt zunächst der Zugriff auf die ausgeblendeten Arbeitsblätter

• Im Ergebnis der Abfrage Umsaetze_2025 sehe ich nun alle Arbeitsblätter und Tabellen.
• Da ich nur tbl_Umsatz auswerten möchte, klicke ich die Abfrage Beispieldatei transformieren an. So kann ich die Beispieldatei nachbearbeiten.

Die Beispieldatei muss nachbearbeitet werden, damit nicht alle Arbeitsblätter und Tabellen der Mappen verarbeitet werden

• In der Abfrage Beispieldatei transformieren führe ich nun den Drilldown auf Table in der Spalte Data der Zeile tbl_Umsatz aus – wie bereits oben beim Verarbeiten einer einzelnen Excel-Datei beschrieben.

Die Beispieldatei-Abfrage Beispieldatei transformieren wird nachbearbeitet und nur die tbl_Umsatz zur Verarbeitung ausgewählt

Das Ergebnis kann sich sehen lassen: In der Abfrage Umsaetze_2025 wurden alle ausgeblendeten Tabellen mit dem Namen tbl_Umsatz aus allen Monaten zusammengeführt.

Alle Tabellen tbl_Umsatz aus dem Ordner wurden nun in der Abfrage Umsaetze_2025 zusammengeführt

Hinweis zu Power Query in Power BI Desktop

Power BI Desktop geht mit ausgeblendeten Blättern im Navigator anders um. Im unteren Bereich werden Tabellen vorgeschlagen, die durch eine gezielte Aufbereitung ermittelt wurden. Darüber kann ich auf die ausgeblendeten Daten zugreifen.

In Power BI Desktop dagegen erhalte ich über den Navigator auch Zugriff auf das ausgeblendete Blatt Rohdaten im Bereich Vorgeschlagene Tabellen