Office-Blog

Gezielt schriftliche Hinweise geben, ohne in den Text selbst einzugreifen? Ohne dass sich das Layout verändert und die Gefahr besteht, dass ein Hinweis übersehen wird und »stehen bleibt«? Mit den Word-eigenen Kommentaren ist das alles möglich.

Kommentare – in Word auf der Registerkarte Überprüfen zu finden – erscheinen standardmäßig als Sprechblasen in der rechten Randspalte und zeigen auch gleich noch an, wer (= Name aus den Word-Optionen bzw. Office-Anmeldename) zu welcher Uhrzeit (= lokale Systemzeit des PCs) kommentiert hat [1].

Kommentare zeigt Word in der Randspalte an – zusammen mit dem Namen des Kommentators.

Befinden sich in einem Dokument viele Kommentare, wird es leider schnell unübersichtlich. Wie lässt sich das Durcheinander beheben? Hierzu einfach die Kommentare nach einer ersten Durchsicht auf jeweils einen Bearbeiter beschränken. Und so geht’s:

1. Auf der Registerkarte Überprüfen klappe ich in der Gruppe Nachverfolgung das Dropdown-Listenfeld Markup anzeigen [2] auf.
2. Im aufgeklappten Menü klicke ich auf den Befehl Bestimmte Personen [3]. Word zeigt nun ein Untermenü mit allen Kommentierenden [4] an.
3. In dem Menü klicke ich auf die Person, deren Kommentare nicht angezeigt werden sollen. Das Menü klappt zu, ich öffne es erneut und klicke die nächste Person an. Diese Schritte wiederhole ich solange, bis in dem Menü nur noch die Person mit einem Haken versehen ist, deren Kommentare ich sehen möchte [5].
4. Im Dokument zeigt mir Word jetzt nur noch die Kommentare der gewählten Person. Auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Kommentare nutze ich die Schaltflächen Weiter [6] und Zurück [7], um jeden Kommentar einzeln anzuspringen.

Nicht benötigte Personen werden Schritt für Schritt deaktiviert.

Um nun alle Kommentare einer Person vollständig zu entfernen, genügt ein Klick auf den unteren Teil der Schaltfläche Löschen [8]. Daraufhin klappt ein Menü auf, in dem ich den Befehl Alle angezeigten Kommentare löschen [9] anklicke. Daraufhin entfernt Word ohne weitere Rückfrage sämtliche Kommentare der aktuell gewählten Person.

Kommentare einer Person lassen sich jetzt leicht über den Befehl entfernen.

Auf diese Weise – Person auswählen – Kommentare löschen – kann ich gezielt mit wenigen Mausklicks die Kommentare selektiv löschen. Spart eine Menge Zeit und Nerven, wenn mal wieder gezielt notorische Nörgler entfernt werden sollen, die inhaltlich nichts Brauchbares beitragen.

Möchte ich wieder alle verbleibenden Kommentare unabhängig von einer Person anzeigen, wähle ich die Registerkarte Überprüfen, Gruppe Nachverfolgung, Dropdown-Listenfeld Markup Anzeigen, Befehl Bestimmte Personen und schließlich Alle Bearbeiter.

Tipp: Wurde innerhalb eines Kommentars auf den Kommentar geantwortet, so wird der Kommentar nur dann angezeigt und einschließlich aller Antworten gelöscht, wenn als Person der Ersteller des Kommentars ausgewählt wurde. Die Namen der Antwortenden tauchen zwar in der Personenliste auf, spielen jedoch beim Löschen keine Rolle.

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