Excel

Fehlende Einträge in einer Excel-Liste finden, kennzeichnen und filtern

24.03.2022   Dieter Schiecke

Vor dem Auswerten einer Liste prüfe ich, ob es komplett leere Spalten oder Zeilen gibt. Das ist fix erledigt: Klick in die Liste und dann mit Strg und den Richtungstasten nach unten sowie nach rechts die letzte Zeile und die letzte Spalte ansteuern. Tauchen dabei leere Spalten oder leere Zeilen auf, markiere ich diese und entferne sie mit Strg + Minus. So weit, so einfach. Doch wie ermittle ich fehlende Einträge in einer Excel-Liste? Durch die Liste scrollen? Bei umfangreichen Listen wäre das zu mühsam. Doch mit den folgenden drei Schritten ist das schnell erledigt.

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Inhalte auf mehrere Spalten aufteilen mit 3 neuen Excel-Funktionen

18.03.2022   Dieter Schiecke

Microsoft spendiert allen, die in Excel 365 Daten aus fremden Systemen bearbeiten müssen, neue Funktionen. Eine der typischen Aufgaben lässt sich damit einfacher erledigen: Inhalte auf mehrere Spalten aufteilen. Als Alternative zum Befehl Text in Spalten oder zu komplizierten Formellösungen mit LINKS, RECHTS, TEIL, FINDEN etc. hält Excel 365 jetzt neue Funktionen bereit: TEXTNACH, TEXTVOR und TEXTTRENNEN.

Inhalte auf mehrere Spalten aufteilen mit diesen 3 neuen Text-Funktionen in Excel 365

Mit 3 neuen Funktionen aus der Kategorie TEXT die Inhalte auf mehrere Spalten aufteilen

Das folgende Beispiel zeigt, welche Erleichterung diese 3 neuen TEXT-Funktionen bringen.

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Dynamisch wachsende Auswertung mit nur 3 Formeln als Alternative zu Pivot

14.03.2022   Hildegard Hügemann

Sollen Listen ausgewertet werden, denken viele sofort an Pivot-Tabellen. Dass es auch ohne Pivot geht, zeigt die unten rechts gezeigte Umsatzauswertung nach Artikeln und Regionen.

Die Auswertung rechts entsteht mit nur drei Formeln

Mit nur drei Formeln wird diese Auswertung aufgebaut:

  • die erste Formel listet in Spalte H die Artikel in sortierter Reihenfolge auf,
  • die zweite sorgt für die Spaltenüberschriften ab Spalte I – natürlich auch sortiert,
  • die dritte summiert die Umsätze aus der links gezeigten grauen Umsatzliste nach Artikeln und Regionen.

Dank der Formeln ist die Auswertung komplett dynamisch: kommen neue Artikel oder Regionen hinzu, erweitert sie sich automatisch nach unten bzw. nach rechts. Mit den folgenden Schritten wird die Auswertung erstellt.

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Endlich: AutoVervollständigen für Dropdownlisten in Excel 365

10.03.2022   Dominik Petri

Die Eingabe von Daten in Excel ist oft lästig und zeitraubend. Dropdownlisten sind eine Möglichkeit, das zu beschleunigen und fehlerhafte Eingaben zu vermeiden. Allerdings macht das Scrollen durch lange Dropdownlisten keinen Spaß.

Dank der Neuerung AutoVervollständigen für Dropdownlisten hat das jetzt ein Ende! Excel 365 vergleicht automatisch den Text, den ich eingebe, mit allen Elementen in der Liste und zeigt mir nur die übereinstimmenden an. Dabei findet Excel 365 nicht nur Listeneinträge, die mit meiner Eingabe beginnen, sondern auch solche, die meinen Suchtext enthalten.

Die hier vorgestellte neue Funktion gibt es laut Microsoft bisher nur im Betakanal.


Mehr zu den Neuerungen in Excel 365 und 2021  gibt es bei den Excel-Kompetenztagen vom 27. bis 29. Juni in der Kursreihe 1. Der Flyer enthält alle Informationen zum Ablauf und zu den Inhalten der insgesamt 36 Kurse.

Flyer der Excel-Kompetenztage

Flyer der Excel-Kompetenztage herunterladen

3 neue Befehle erleichtern Orientierung und Navigation in Arbeitsmappen

12.01.2022   Dieter Schiecke

Spektakuläre Excel-Neuerungen wie XVERWEIS oder dynamische Arrayfunktionen sind vielen Anwendern bekannt und werden inzwischen gern genutzt. Andere Neuerungen hingegen bleiben nahezu unbemerkt, obwohl sie für ALLE Excel-Anwender hilfreich sind. Wer hat Sheetnummer, Arbeitsmappenstatistiken und Navigationsbereich schon entdeckt und ausprobiert? Alle drei Befehle hat Microsoft in Excel 365 eingebaut.

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Perfekt für Vergleiche: Nur bestimmte Daten im Diagramm zeigen

14.12.2021   Dieter Schiecke

Das Diagramm ist ansprechend formatiert, alle Daten werden korrekt angezeigt. Doch was sagt das Diagramm eigentlich aus?

  • Wir alle wissen: Je mehr Daten ein Diagramm enthält, desto schwerer fällt der Überblick.
  • Abhilfe schafft das Fokussieren auf bestimmte Daten.
  • Vergleiche werden so erleichtert und die Aussagekraft des Diagramms wird besser.

Das folgende Video zeigt das Problem und eine mögliche Lösung.

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Excel 365: Dynamische Zeitleisten statt Gantt-Diagramm mit SEQUENZ

08.12.2021   Hildegard Hügemann

Um Laufzeiten von Projekten, Aufgaben, Verträgen oder auch Wartungsintervallen aufzuzeigen, sind Zeitleisten ein bewährtes Mittel. Sie lassen sich per Gantt-Diagramm oder über die Bedingte Formatierung aufbauen. In Excel 365 reicht jetzt eine einzige Formel, um die erforderlichen Datumsangaben für die Zeitleisten zu erzeugen. Dazu nutze ich die neue Arrayfunktion SEQUENZ.

Bild 1: Mit nur einer Formel wird in Zeile 4 die Datumsleiste dynamisch erzeugt und ab Zeile 5 sorgt eine Formel in der Bedingten Formatierung für die korrekte Position und Länge der farbigen Balken

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Die neue Funktion SORTIERENNACH: Eine Produktliste nicht alphabetisch, sondern automatisch nach Umsatz sortieren lassen

26.07.2021   Hildegard Hügemann

Wie lässt sich eine Liste aller Produkte und deren Umsätze erstellen? Viele nutzen dafür eine Pivot-Tabelle. Soll noch nach Umsatz sortiert werden, ist das in Pivot schnell eingestellt. Allerdings muss die Pivot-Tabelle jedes Mal aktualisiert werden, wenn sich die Umsatzzahlen ändern. Dieses lästige manuelle Aktualisieren entfällt, wenn die neuen dynamischen Arrayfunktionen in Excel 365 verwendet werden.

Im Blogbeitrag vom 11.7.2021 habe ich gezeigt, wie eine alphabetisch sortierte Produktliste mit Umsatzwerten mit Hilfe der Funktionen SORTIEREN, EINDEUTIG und SUMMEWENN entsteht. Heute kommt das i-Tüpfelchen hinzu: die automatische Sortierung der Produkte nach errechneten Umsatzwerten. Möglich wird dies durch die Funktion SORTIERENNACH.

Bild 1: Produkteliste wird so sortiert, dass die Umsätze in absteigender Reihenfolge erscheinen

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Wie auch »alte« Excel-Funktionen dynamisch werden

11.07.2021   Hildegard Hügemann

Meine Blogbeiträge vom 7.1.2020 und 18.2.2020 zeigen, wie sich mit den neuen Array-Funktionen in Excel 365 Listen erzeugen lassen, die dynamisch gefiltert, sortiert und ohne doppelte Werte sind. Ohne VBA-Programmierung! Das Zauberwort heißt SPILL.
Was es damit auf sich hat, ist schnell erklärt: 35 Jahre lang galt in Excel, dass EINE Formel EINE Zelle mit einem Ergebnis füllt. Mit den neuen Arrayfunktionen ändert sich das gründlich: nun kann eine Formel mehrere Zellen untereinander oder sogar mehrere Spalten nebeneinander mit Ergebnissen befüllen.
Mehr noch: selbst altbekannte Funktionen wie SUMMEWENN(S) oder ZÄHLENWENN(S) können jetzt mit nur einer Formel mehrere Zellen mit Ergebnissen liefern. Auch sie sind SPILL-fähig.

Bild 1: Sogar alte Excel-Funktionen beherrschen jetzt das SPILLING und liefern Ergebnisse für mehr als nur eine Zelle

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Corona-Tests in der Schule auswerten: In nur 4 Schritten mit Excel

14.05.2021   Dominik Petri

Vielerorts dürfen Kinder nur am Schulunterricht teilnehmen, wenn sie einen negativen Corona-Test vorweisen können, der nicht älter als 2,5 Tage ist. Doch wie sollen die Schulen die Übersicht behalten, welche Kinder wann getestet wurden und – vor allem – bei welchen Kindern der Test nicht mehr aktuell ist.

Um dem Lehrpersonal an der Schule meiner Kinder diesen Überblick zu erleichtern, welche Schüler wann und wie getestet wurden und bei wem die Tests veraltet sind, habe ich eine unkomplizierte Lösung mit Hilfe von Pivot erstellt.

Vorschau auf die Auswertung

Vorschau auf die Auswertung

Hier die Anleitung, wie die Lösung in 4 einfachen Schritten entsteht.

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