Office-Blog

Bevor Daten in Excel oder Power BI analysiert werden können, müssen sie importiert und gegebenenfalls aufbereitet werden. Mit Power Query ist das in der Regel kein Problem. Doch wenn Power Query nicht auf die Datenquelle zugreifen kann, muss der Import wie früher per Hand erfolgen. Die Alternative zum zeitraubenden manuellen Import bietet Power Automate.

Alle Aufgaben aus mehreren Planner-Plänen exportieren

Wie sich alle Aufgaben per Mausklick aus einem Microsoft Planner Plan in eine Excel-Datei exportieren lassen, habe ich in diesem Blogbeitrag gezeigt. Doch wenn regelmäßig mehrere Pläne exportiert werden müssen, um sie dann in Power BI oder Excel einlesen und analysieren zu können, wird das mühselig, nervig und nicht zuletzt fehleranfällig.

Ein Flow, der jeden Tag um 6 Uhr morgens automatisch startet, nimmt mir diese Arbeiten ab:

Aufgaben aller Planner Pläne in eine Excel-Datei exportieren

1. Da jeder Plan zu einem Team (genau genommen zu einer Office 365-Gruppe) gehört, erstelle ich im ersten Schritt eine Liste aller Teams.
2. Um später schneller festzustellen, ob eine Aufgabe bereits in der Excel-Datei enthalten ist, speichere ich sämtliche Tabellenzeilen zwischen.
3. Für jedes Team ermittle ich anschließend eine Liste aller Pläne.
4. Aus jedem Plan werden dann alle Aufgaben ausgelesen.
5. Nun überprüfe ich, ob die jeweilige Aufgabe bereits in der Excel-Datei enthalten ist.
   • Falls ja, wird die Tabellenzeile aktualisiert.
   • Ansonsten wird der Tabelle eine neue Zeile hinzugefügt.
6. Zum Abschluss aktualisiere ich das zugehörige Power BI Dataset, damit der Bericht sofort die aktuellen Informationen zur Verfügung stellt.

Fazit

Zum Erstellen eines solchen Flows sind keinerlei Programmierkenntnisse erforderlich. Alle Schritte lassen sich bequem über die Benutzeroberfläche einfügen und bearbeiten.

Lust auf mehr?

Wer mehr über die die weitreichenden Möglichkeiten zur automatisierten Datenanalyse mit Power BI, Power Automate und Power Apps erfahren und die Power Platform von Microsoft kennenlernen will, hat dazu in meinem Online-Workshop FLOWS IN A DAY Gelegenheit.