Office-Blog

Was soll ich eigentlich nehmen?

Schon seit geraumer Zeit stellen wir als office-kompetenz die Frage, welcher der richtige Zusammenarbeitsansatz für uns ist – die (klassische) SharePoint Teamsite oder doch die Office 365 Gruppen, auch bekannt als Outlook Groups oder schließlich und endlich TEAMS?

Der traditionelle Ansatz

Klassische Teamsites sind großartig. Dokumente können bereitgestellt, in Ordnern organisiert und mit Metadaten versehen werden. Alle Dokumente können einfach mit OneDrive for Business synchronisiert werden. Darüber hinaus lassen sich Aufgaben erstellen und delegieren oder gemeinsame Kalender nutzen. Wenn eine komplett angepasste Lösung benötigt wird, benutzt man benutzerdefinierte Listen, Bibliotheken oder Apps. Und wem das noch nicht reicht, der kann die Startseite seiner Teamsite anpassen und komplett an seine Bedürfnisse anpassen. Wir alle kennen das und wer es noch nicht kennt, für den wird es Zeit.

Warum also etwas Neues machen?

SharePoint ist flexibel und versteht sich unter anderem als Plattform zur Erstellung von Zusammenarbeitslösungen für jeden Bedarf, der Lego-Baukasten für Teamlösungen sozusagen.

Die notwendigen Anpassungen an einer Teamsite, sowie das Arbeiten mit den unzähligen Webpart-Einstellungen, Listenspalten und deren Datentypen, das Verwalten von Mitgliedern und deren Berechtigungen, das alles ist für Otto-Normal-Anwender wenig intuitiv und oft nur sogenannten Power Usern oder Administratoren bekannt. Was ja eigentlich gut so ist.

Die Folge: Struktur und Daten einer neuen Teamsite bleiben in der Regel so wie ursprünglich bereitgestellt – von Microsoft voreingestellt und designt –  und werden nicht an die wirklichen Anforderungen angepasst. Was nicht so gut ist.

Problem erkannt, Gruppen geschaffen

Genau diese Missstände macht sich Gruppen zunutze, denn sie arbeiten nach einer anderen Philosophie: Standardisierung. Statt dem Benutzer alle Möglichkeiten einer SharePoint Teamsite an die Hand zu geben, um sich etwas zu anzupassen und zu schaffen, was er eher nicht wirklich benötigt, verfolgen Gruppen den Ansatz einer einfachen, verständlichen Struktur. Sie sind im Wesentlichen eine klassische Verteilerliste, wie wir sie schon seit Jahrzehnten in Outlook/Exchange kennen und schätzen. Gruppen liegen im Azure Active Directory, nicht wie man vermutet in einem Exchange-Server. Einer Gruppe gehören interne oder auch mittlerweile externe Mitglieder an. Eine Gruppe ist also eine Gruppe von Personen, die gemeinsam arbeiten können.

Eine Verteilerliste kann für die Zusammenarbeit genutzt werden?

Im Wesentlichen schon – aber für die Fähigkeit „Zusammenarbeit“ benötigt es natürlich mehr als eine dumme Verteilerliste bieten kann. Gruppen greifen nämlich einfach auf unterschiedliche Office 365-Dienste zu und beziehen deren für die Zusammenarbeit wichtige Komponenten. Office 365 Gruppen benutzen von den Tools Mail, Planner, SharePoint etc. die Kernfunktionen und stellen somit für die Zusammenarbeit einer Gruppe von Personen wichtige Komponenten zur Verfügung. Und das alles unter der bekannten Oberfläche Outlook.

• Eine Gruppe von Mitarbeitern benötigt zum Beispiel ein gemeinsames Mailpostfach oder einen Projekt-Kalender? Exchange Online stellt (s)ein gemeinsames Postfach und einen Kalender zur Verfügung.
• Die Gruppe möchte miteinander telefonieren, gemeinsam an einer Präsentation arbeiten? Skype for Business bietet die Infrastruktur für Sprach- und Videoanrufe und ermöglicht gemeinsame Meetings, gemeinsame Arbeit an Dokumenten. Zumindest noch, bald wird es dann Teams sein.
• Die Gruppe möchte Dateien austauschen und gemeinsam Notizen verwalten? SharePoint und OneNote bitte übernehmen.
• Mitglieder der Gruppe wollen Aufgaben mit einem modernen Werkzeug managen? Office 365 Planner bitte übernehmen.

Gruppen als TEAM-Werkzeug

An dem Bild lässt sich ganz gut die Grundidee der Gruppen erkennen: Sie sind erst einmal nichts weiter als eine Gruppe von Personen und diese entscheiden dann, welche Dienste von Office 365 ihnen einen Mehrwert liefern. Jeder Dienst stellt der Gruppe seine Zusammenarbeitsfunktionen zur Verfügung. Angereichert wird dies durch Delve, um Inhalte zu empfehlen, Trends zu erkennen und die Vernetzung von Mitarbeitern zu fördern. Office 365 Gruppen sind damit den klassischen SharePoint Teamsites überlegen, da diese im Wesentlichen auf den Anteil von SharePoint begrenzt sind. Gruppen stellen für alle Office 365 Apps die Basis und bieten zusätzlich eine Berechtigungsfunktion dar.

Gruppen als Basis für die Office 365 Apps

Der visionäre Ansatz

Microsoft Teams ist das jüngste Mitglied im Kreise der Zusammenarbeitsfamilie und wird als eigenständiges Produkt angeboten. Es basiert jedoch zu 100 Prozent auf Office 365 Gruppen und ergänzt Gruppen um Chatfunktionen, Telefonie und alle Dienste, die bisher Skype for Business zur Verfügung gestellt hat. Der Vorteil von Microsoft Teams ist etwas, das Skype online nicht kann: den so genannten persistent Chat. Chats über Dokumente und andere Inhalte bleiben in Microsoft Teams erhalten und verschwinden nicht nach jeder Chat-Sitzung.

Microsoft TEAMS

Teams werden zusammen mit normalen Office 365 Gruppen (noch!) im Admin-Center unter Gruppen und im Exchange-Admin angezeigt. Darüber hinaus stellt Microsoft eigene Apps für Smartphones (außer dem Windows Phone), Windows 10 und dem Mac zum Download bereit. Der Mittelpunkt von Teams ist die Chatfunktionen und Kanäle ähnlich wie Slack. Weiter bietet Teams eine gemeinsame Dateiablage – eigentlich natürlich SharePoint und die Art von Informationen zur Verfügung zu stellen. Über Connectoren: Von Adobe Creative Suite über MindMeister (demnächst mehr dazu in einem BLOG-Beitrag) bis zu Webseiten, Datenbanken und und und.

Zusammenfassung

Sowohl Teams als auch Gruppen stellen eine neue und moderne Form der Zusammenarbeit im Office 365 Umfeld zur Verfügung. Bei Gruppen steht Outlook bzw. E-Mail im Vordergrund, bei Teams kommt ein komplett neues Anwendungsszenario zum Tragen, viel Chat, viele Informationen, viele neue Möglichkeiten. Sogar das Einbinden von anderen, Nicht-Microsoft-Applikationen. Gewöhnungsbedürftig, aber nach ein paar Tagen total verständlich. Bei beiden Diensten steht aber nach wie vor der Klassiker SharePoint-Teamsites im Hintergrund. Praktisch eine neue Oberfläche für den guten alten SharePoint.

Sie wollen mehr wissen zu SharePoint, Teams oder Gruppen? Melden Sie sich noch heute zu den Office 365-Kompetenztagen in Fulda (17. – 19. Juni 2018).