Vor dem Auswerten einer Liste prüfe ich, ob es komplett leere Spalten oder Zeilen gibt. Das ist fix erledigt: Klick in die Liste und dann mit Strg und den Richtungstasten nach unten sowie nach rechts die letzte Zeile und die letzte Spalte ansteuern. Tauchen dabei leere Spalten oder leere Zeilen auf, markiere ich diese und entferne sie mit Strg + Minus. So weit, so einfach. Doch wie ermittle ich fehlende Einträge in einer Excel-Liste? Durch die Liste scrollen? Bei umfangreichen Listen wäre das zu mühsam. Doch mit den folgenden drei Schritten ist das schnell erledigt.
In der unten abgebildeten Liste gibt es in den Spalten B und D einige Zellen ohne Einträge. Kein Problem, bei so einer kleinen Liste die leere Zellen zu identifizieren. Was aber, wenn die Liste viele Zeilen und Spalten umfasst? Spätestens dann reicht die Technik „Adlerauge“ nicht aus.
Mit diesen einfachen Schritten lasse ich von Excel alle Zellen der Liste mit fehlenden Einträgen markieren:
Im Ergebnis dessen hat Excel für mich alle Zellen markiert, die leer sind. Perfekt. Denn ich habe nun einen genauen Überblick über die fehlenden Einträge in der Excel-Liste.
Jetzt habe ich die fehlenden Einträge gefunden. Doch wie geht es weiter?
Alle Zellen mit fehlenden Einträge in der Liste sind nun gekennzeichnet. Damit ist es ein Leichtes, nachträglich die leeren Zellen mit Daten zu füllen. Da alle betreffenden Zellen gelb eingefärbt sind, brauche ich nur nach der Füllfarbe Gelb filtern. So geht’s:
TIPP: Wenn die Filter-Dropdowns nicht mehr gebraucht werden, lassen sie sich mit der Tastenkombination Strg + Umschalt + L ganz fix wieder ausblenden.
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– 16 Jahre Chefredakteur von »PowerPoint aktuell«
– Leitender Redakteur beim PowerPoint-Digitalprodukt CLEVERSLIDE
– Autor für Microsoft Press, dpunkt.verlag und »projektmagazin«
– Teamchef von »office-kompetenz«
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