Zugegeben, die hier gezeigte To-Do-Liste sieht einladend aus, aber ich liebe auch andere Aufgabenlisten.
Warum? Ganz einfach, weil ich mich immer freue, wenn ich Dinge abhaken kann oder eine Aufgabe, die ich schon lange vor mir hergeschoben habe, endlich kräftig durchstreichen darf. Der Fachbegriff für diese Aufschieberitis heißt übrigens „Prokrastination“ und dieses Phänomen ist wohl den meisten Menschen gut bekannt.

Für mich sind To-Do-Listen unentbehrliche Helfer im Alltag. Ob privat oder im Job. Ob als Einkaufsliste, Urlaubs- oder Veranstaltungsplanung oder als Gedächtnisstütze für Besprechungen und Meetings – mir helfen derartige Listen seit Jahren, meine Aufgaben im Blick zu haben und Dinge fristgerecht zu erledigen. Früher habe ich solche Listen in Papierform geführt. Seit zwei Jahren nutze ich dafür Microsoft To-Do. Diese kleine App, die sich zu meiner Freude permanent weiterentwickelt, möchte ich nicht mehr missen.

So hilft mir Microsoft To-Do bei meiner täglichen Aufgabenplanung

Ich habe Microsoft To-Do auf meinem Smartphone, auf meinem Surface und auch auf meinem Desktop-Rechner installiert. Ganz egal, wo und wie ich eine Aufgabe festhalte, auf allen Endgeräten habe ich immer meine To-Dos im Blick. Besonders gut gefällt mir, dass Microsoft To-Do eng mit den anderen Programmen zusammenarbeitet:

• Meine Aufgaben aus To-Do werden automatisch auch in der Termin- und Aufgabenverwaltung von Outlook angezeigt. Ich kann sie genauso gut dort bearbeiten oder als erledigt markieren.
• E-Mails, die ich in Outlook mit der Kennzeichnung Zur Nachverfolgung gekennzeichnet habe, werden mir in To-Do in der Liste Gekennzeichnete E-Mails angezeigt. Von dort aus kann ich sie direkt öffnen und abarbeiten.
• Aufgaben, die mir über Planner zugewiesen wurden, sehe ich in der Liste Mir zugewiesen. Auch diese Aufgaben kann ich direkt in To-Do bearbeiten und als erledigt kennzeichnen. Nutze ich lieber Planner, kann ich von To-Do aus über den Befehl In Planner öffnen direkt auf die entsprechende Planner-Aufgabe zugreifen

So ist Microsoft To-Do aufgebaut

Microsoft To-Do ist übersichtlich und zudem intuitiv zu bedienen. Es besteht aus drei Bereichen:

Die Oberfläche ist in 3 Bereich aufgeteilt

Der linke Bereich (1) beinhaltet diverse Listen. Im oberen Teil sind die automatisch generierten Listen von To-Do:

• Mein Tag
• Wichtig
• Geplant
• Mir zugewiesen
• Gekennzeichnete E-Mails
• Aufgaben

Darunter befinden sich die eigenen – individuell erstellten – Listen. Ich kann beliebig viele solcher Listen erstellen. So gibt es hier unter anderem eine Aufgabenliste für die Planung der nächsten Office 365-Workshops. Diese beinhaltet einige Punkte, die wir im Team auf keinen Fall bei der Planung vergessen dürfen.

Der Bereich in der Mitte (2) – der den meisten Platz in der Desktop-App beansprucht – listet alle Aufgaben aus der aktuellen Liste auf.

Bei Auswahl einer Aufgabe im mittleren Bereich öffnet sich automatisch der rechte Bereich (3) mit einer Detailansicht. Hier kann ich Aufgaben konkretisieren, das heißt Einzelschritte hinzufügen, Erinnerungs- und Fälligkeits­datum ergänzen, Dateien anhängen, Notizen ver­merken, Aufgaben delegieren oder gar die Aufgabe zu einer sich regelmäßig wiederholenden Aufgabenserie machen.

In der mobilen Version nimmt aus Platzgründen ein Bereich immer den vollen Bildschirm ein:

Auf dem Smartphone sehe ich immer nur einen Bereich

So konzentriere ich mich auf das Wesentliche

Microsoft To-Do unterstützt mich dabei, in der Flut von Aufgaben meinen Tagesablauf zu organisieren und mich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren. Wie schon erwähnt, kann ich von überall und von allen Geräten Aufgaben hinzufügen.

Seit einigen Monaten kann ich sogar mit mehreren Konten angemeldet sein und somit schnell zwischen meinen Konten und den unterschiedlichen Aufgabenlisten hin- und herwechseln:

Praktisch: Mittlerweile kann ich zwischen mehreren Konten schnell hin- und herwechseln

Wenn ich unterwegs bin, nutze ich für meine Aufgabenplanung in der Regel mein Smartphone. Dafür habe ich auf dem Start-Bildschirm einen Schnellstarter (Widget) Neue Aufgaben hinzufügen:

Hierüber kann ich direkt loslegen und eine neue Aufgabe eingeben

Damit gelange ich sofort in den Modus, um eine neue Aufgabe zu erstellen. Auf dem Smartphone nutze ich dafür gerne die Diktierfunktion. Das geht meist schneller als tippen. So vergesse ich deutlich weniger und mein Kopf ist wieder frei für die wirklich wichtigen Dinge.

Manchmal geht es schneller, einen Gedanken zu diktieren als zu tippen

Meine Lieblingsfunktion in To-Do ist „Mein Tag“

Wer sich schon mal mit Zeit- und Selbstmanagement beschäftigt hat, weiß, dass man in der Flut und Menge der anstehenden Aufgaben, Prioritäten setzen soll. Und genau dabei unterstützt mich To-Do.

Wenn ich auf „Mein Tag“ klicke und anschließend auf die Glühbirne, macht To-Do mir Vorschläge, auf die ich mich heute konzentrieren könnte. Das sind Aufgaben, die ich am Vortag vielleicht nicht vollständig erledigt habe oder die für den aktuellen Tag eine Fälligkeit haben. Diese Vorschläge schaue ich mir an und kann sie über das Plus-Zeichen in die Aufgabenliste „Mein Tag“ holen.

To-Do macht Vorschläge, worauf Sie sich heute konzentrieren könnten

Noch lieber nutze ich allerdings den Befehl Zu „Mein Tag“ hinzufügen aus der Detailansicht der Aufgaben. Damit plane ich meinen Tag gezielt und ziehe einzelne Aufgaben, die ich an dem Tag realistisch schaffen kann, aus der Flut der Aufgaben heraus in meine aktuelle Tagesplanung. Wenn ich dann am Abend möglichst alle Aufgaben als erledigt markieren kann, ist das ein richtig gutes Gefühl.

Am nächsten Morgen präsentiert sich die Liste „Mein Tag“ wieder leer und verhilft mir so jeden Tag zu einem frischen Anfang mit neuem Elan.

Brauche ich überhaupt eigene Listen und wenn ja, warum?

Rein theoretisch kann ich alle anstehenden Aufgaben unsortiert in das große Sammelbecken Aufgaben werfen. Doch für den besseren Überblick bevorzuge ich es, meine Aufgaben mit Listen zu strukturieren. Ein Vorteil von Listen ist zudem, dass ich diese auch mit anderen teilen und dann gemeinsam Auf­gaben abarbeiten kann. Das ist im Job ideal für die Teamarbeit und sorgt bei privaten Listen natürlich auch für eine gerechte Aufgabenverteilung.

So sieht moderne Arbeitsteilung aus: Einladungslink verschicken und Aufgaben gemeinsam abarbeiten

Mein Fazit zu Microsoft To-Do

Der übersichtliche Aufbau und die intuitive Bedienung von Microsoft To-Do haben mich nach einer kurzen Orientierungsphase ganz schnell zu einer begeisterten Nutzerin gemacht. Ich arbeite täglich mit dieser App und möchte sie nicht mehr missen. Sie ist für mich das ideale Hilfsmittel für mein individuelles Selbst- und Aufgaben­management.

Wie beschrieben kann ich über To-Do Aufgaben mit anderen teilen. Das nutze ich ab und an im kleinen und vorzugsweise privaten Kreis. Doch wenn es um Zusammenarbeit und Aufgabenverteilung in größeren Arbeitsgruppen und Teams geht, bevorzuge ich dann doch lieber das Tool Microsoft Planner.

Zum Schluss nur so am Rande: Die To-do-Liste vom Anfang ist natürlich mittlerweile erfolgreich abgearbeitet .

Download-Hinweise und weitere Infos zu Microsoft To-Do gibt es hier.

Mehr zu To-Do, zu Planner und den anderen Apps in Office 365 …

… erfahren Sie bei unseren 4 Kompetenz-Workshops im Januar in Fulda.

Am 20./21. Januar 2020

Teamarbeit revolutionieren mit Office 365  … mehr

Am 22. Januar 2020

• Moderne Zusammenarbeit mit Microsoft TEAMS – Der Vertiefungs-Workshop … mehr
• FLOW IN A DAY – So einfach geht Automatisierung … mehr
• Den Office-Rollout pannenfrei realisieren mit Gruppenrichtlinien & XML … mehr