Office-Blog

PDF-Dateien: Schneller mit eigenem Symbol

23.03.2020   Markus Hahner

Ein Klick, und schon ist das Word-Dokument, die PowerPoint-Präsentation oder die Excel-Tabelle in eine PDF-Datei umgewandelt. Schön wär‘s. Denn in der Praxis sind es viele Klicks – selbst ich suche jedes Mal von Neuem, wo die Funktion in der aktuellen Office-Version versteckt ist. Damit ist nun Schluss: Jetzt wird die Symbolleiste für den Schnellzugriff erweitert. Wenn ich nur wüsste, wo ich das Symbol nun dort wieder finde …

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff ist für mich unentbehrlich: Dort habe ich mir all die Funktionen hinzugefügt, die ich ständig benötige. Ist ja auch ganz einfach: Die gewünschte Schaltfläche im Menüband mit der rechten Maustaste anklicken, im Kontextmenü den Befehl Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen wählen, fertig. Ab sofort steht das Symbol am oberen Rand des Office-Programms zur Verfügung.

Symbolleiste für den Schnellzugriff erweitern

Ein neues Symbol kann ich ganz einfach über das Kontextmenü der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen.

 

Die erweiterte Symbolleiste mit der Picto-Schaltfläche

Die so erweiterte Symbolleiste mit der Picto-Schaltfläche.

So einfach würde ich gerne auch auf die PDF-Erstellen-Funktion zugreifen. Denn jedes Mal die Klickorgie Datei > Exportieren > PDF/XPS-Dokument erstellen > PDF/XPS-Dokument erstellen auszuführen, habe ich wirklich keine Lust. Doch leider öffnet sich beim Klick mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche PDF/XPS-Dokument erstellen kein Kontextmenü, ich kann den Befehl nicht einfach übernehmen.

Die Lösung? Ich muss die Symbolleiste für den Schnellzugriff manuell anpassen – nachfolgend am Beispiel von Word beschrieben (die Vorgehensweise ist in Excel und PowerPoint identisch):

  1. Ich klicke in der Symbolleiste für den Schnellzugriff ganz rechts auf das nach unten zeigende Dreieck [1] und wähle im daraufhin angezeigten Menü den vorletzten Eintrag Weitere Befehle [2].

    Menü zum Anpassen der Symbolleiste für den Schnellzugriff.

    Menü zum Anpassen der Symbolleiste für den Schnellzugriff.

  2. Es öffnet sich das Dialogfeld Word-Optionen. Hier wähle ich im Dropdown-Listenfeld oberhalb der linken Liste den Eintrag Alle Befehle [3], sodass ich in der Liste alle Programm-Funktionen angezeigt bekomme.
  3. In der linken Liste muss ich jetzt den Befehl Als PDF oder XPS veröffentlichen [4] markieren (zugegeben, ich hätte den Befehl ja unter P wie PDF oder S wie Speichern erwartet …).

    So wird der PDF-Befehl in den Optionen hinzugefügt.

    So wird der PDF-Befehl in den Optionen hinzugefügt.

  4. Weiter geht es mit einem Klick auf die Schaltfläche Hinzufügen [5]. Daraufhin wird der Befehl in die rechte Liste übernommen und ich kann das Dialogfeld mit OK [6] schließen.
  5. Zurück im Programm steht jetzt die neue Schaltfläche sofort in der Symbolleiste für den Schnellzugriff zur Verfügung [7] und spart mir künftig viele Mausklicks.

    Ab sofort genügt ein Klick zum Speicher im PDF-Format.

    Ab sofort genügt ein Klick zum Speicher im PDF-Format.

Tipp: Ich habe bei der Gelegenheit auch gleich den Befehl Als PDF-Anlage senden in die Symbolleiste für den Schnellzugriff aufgenommen. So kann ich aus der aktuellen Datei mit einem Mausklick eine PDF-Datei erstellen und gleich als Anlage an eine E-Mail anhängen. Spart nochmals viele überflüssige Mausklicks – zumal ich die Schaltflächen in Word, Excel und PowerPoint hinzugefügt habe. Weiterer Vorteil: Der Empfänger bekommt keine Office-Datei, bei der er befürchten muss, dass sich Makroviren eingeschlichen haben.

Über den Autor

Markus Hahner

- Dipl.-Ing. (FH) mit über 35 Jahren Berufserfahrung in der IT-Branche
- Zertifizierter Office-Trainer mit dem Schwerpunkt Word, VBA und XML
- Projekterfahrener Berater beim Office-Rollout
- Entwickler CI-gerechter Office-Vorlagen mit angepasstem Menüband
- Fachbuchautor u. a. bei Microsoft Press und video2brain-Trainer zu Word
- Video-Blogger zu Themen rund um Word unter schauen-statt-lesen.de

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