Office-Blog

Seit einigen Wochen arbeite ich mit meinen Office-Kollegen mit Microsoft Teams. Teams ist eine ganzheitliche Kommunikationsplattform, die uns vielfältige Interaktions- und Kommunikationsmöglichkeiten anbietet:

• Wir nutzen MS Teams für Gruppen-Chats, aber durchaus auch für private Chats mit einzelnen Team-Mitgliedern,
• wir bearbeiten Aufgaben und Notizbücher,
• wir arbeiten gemeinsam an Dokumenten und
• da wir alle an verschiedenen Ort arbeiten, halten wir damit unsere Meetings regelmäßig per Video- oder Audiotelefonie ab.

Als begeisterte OneNote-Anwenderin finde ich es klasse, dass sich OneNote (wie so viele andere Tools und Apps auch) ganz einfach in MS Teams einbinden lässt. Doch beim ersten Blick auf mein OneNote-Notizbuch aus dem Teams-Dashboard heraus war ich ein wenig irritiert. Das sah doch alles ganz anders als gewohnt aus.

So erstelle ich innerhalb von MS Teams ein OneNote-Notizbuch

In meinem Team Planung Kompetenztage möchte ich ein OneNote-Notizbuch für das gesamte Team anlegen.

1.  Ich wähle den standardmäßigen Kanal Allgemein und klicke auf das Plus-Zeichen neben Wiki, um eine neue Registerkarte einzufügen:
   

   So erstellen Sie eine neue Registerkarte in TEAMS

    

2. Automatisch öffnet sich ein Katalog, aus dem ich meine Lieblings-App auswählen kann:
   

   Hier suchen Sie die App aus, die in TEAMS oben im Kanal als Registerkarte angezeigt wird

    

3. Ich klicke auf OneNote und werde im nächsten Schritt gefragt, wie die neue Registerkarte im Teams-Dashboard, sprich wie das OneNote-Notizbuch denn heißen soll. Ich gebe hier den Namen Team-Notizbuch ein und schließe den Vorgang mit Speichern ab.
   

   Geben Sie hier den Namen für das neue OneNote-Notizbuch ein

    

4. Nach kurzer Zeit ist das Notizbuch fertig und zeigt sich in dieser Darstellung:
   

   So zeigt sich das neue Notizbuch in TEAMS

Das sieht schon etwas gewöhnungsbedürftig aus. Ich sehe nur eine einzige leere Seite. Wo sind die für OneNote typischen Abschnitte und Seiten geblieben?

Rechts neben dem Notizbuch gibt es einen Chat-Bereich, mit dem ich direkt mit meinen Leuten über Inhalte im Notizbuch chatten kann. Das finde ich super! Das ist ja auch typisch für Teams und macht das Besondere an diesem chat-basierten Tool aus. Aber die Darstellung des Notizbuchs überzeugt mich noch nicht so ganz.

Nach ein wenig Experimentieren und Ausprobieren habe ich 3 kleine hilfreiche Tipps für Sie:

Tipp 1: Öffnen Sie das Hamburger Menü und pinnen Sie den Seitenbereich fest

Links oben auf dem weißen Blatt ist ein Hamburger Menü.

Mit einem Klick darauf öffnet sich auf der linken Seite die typische Seitenstruktur von OneNote. Das sieht schon deutlich besser und vertrauter aus. Damit das so bleibt, ist mein erster Tipp: Klicken Sie auf die Pinnnadel und pinnen Sie diesen Bereich fest.

Über die Pinnnadel können Sie den Bereich dauerhaft festpinnen

Tipp 2: Aktivieren Sie das Menüband dauerhaft

Klicken Sie auf einer der vier Registerkarten START, EINFÜGEN, ZEICHNEN oder DRUCKEN und das bekannte Menüband aus OneNote online wird angezeigt. Damit auch das Menüband dauerhaft in MS Teams angezeigt wird, benutzen Sie auf der rechten Seite die Pinnnadel und pinnen auch diesen Bereich für die Zukunft an.

OneNote Menüband innerhalb von TEAMS sichtbar machen

Tipp 3: Arbeiten Sie mit der OneNote-Desktopversion

Dann entdecke ich oben in der Leiste den Befehl In OneNote öffnen. Damit kann ich aus Teams heraus mein Notizbuch in meiner vertrauten Desktop-Umgebung öffnen. Ich klicke darauf, quittiere die Warnung über ein potenzielles Sicherheitsrisiko mit „Ja“ und mein Notizbuch öffnet sich in der üblichen Ansicht. Die Handhabung und Bearbeitung ist mir hier vertraut und erscheint mir dadurch einfacher. Ich lege hier schnell weitere Seiten sowie eingerückte Unterseiten an und dann sieht mein Notizbuch für unser Team wie folgt aus:

So sieht das Notizbuch in OneNote-Desktop aus

Wenn ich nun zurück zu MS Teams wechsle, zeigt sich auch hier auf der linken Seite die Struktur mit den eingerückten Unterseiten und auf der rechten Seite sehe ich den Chat-Bereich, mit dem ich schnell und unkompliziert Meinungen und Stellungnahmen aus dem Team abrufen kann:

So sieht das Notizbuch in TEAMS aus

Gut zu wissen ist, egal wo ich (oder auch die anderen aus dem Team) in Zukunft Eingaben vornehme, ob in der vertrauten Desktop-Umgebung oder in der Teams-Darstellung: alles ist verlinkt und überall immer sofort auf dem aktuellen Stand. Ist schon eine klasse Sache!

Sollten Sie MS Teams noch nicht kennen und nutzen, probieren Sie es einfach mal aus. Es ist die neue Chatumgebung in Office 365, in der Unterhaltungen, Dateien und Tools an einer zentralen Stelle verwaltet werden, sodass jeder im Team sofort Zugriff auf alle benötigten Elemente hat.

Sie sehen, in Office 365 steckt weit mehr als nur das klassische Paket der Office-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint. Aus diesem Grund wird es in 2018 auch zum ersten Mal Kompetenztage zu Office 365 geben!

Save the date: 17.-19.6.2018 – natürlich in Fulda!
Details und Kursinhalte folgen in Kürze.