Office-Blog

Haben Sie heute schon auf eine E-Mail geantwortet? Ja natürlich werden Sie sagen. Haben Sie in den letzten Tagen auf eine E-Mail mit Allen Antworten reagiert? Ja, dann sollten Sie sich in Zukunft bei jedem Klick auf Allen Antworten folgendes Szenario vor Augen halten.

Augen auf beim Antworten

Gelegentlich – dachte ich bis gestern – erhalte ich E-Mails, die an mehrere Personen verschickt werden. Um die E-Mail-Unterhaltung intakt zu halten, benutze ich die Schaltfläche Alle beantworten, um zu antworten. Erst nach Absendenden meiner Antwort wird mir so richtig klar, dass ich in der ursprünglichen Nachricht nur ein Bcc-Empfänger war.

Mit meiner gut gemeinten E-Mail oute ich mich nun dem Rest des Empfängerkreises, was der ursprüngliche Absender offensichtlich nicht wollte. Er benutze meine Adresse ja in dem von mir „geliebten“ Bcc-Feld.

Mein Tipp: Bcc nur bei Massen-E-Mails verwenden, ansonsten lieber alle Empfänger in An bzw. Cc aufnehmen.

Da dies sehr peinlich sein kann, nicht (nur) für mich, sondern besonders für den ursprünglichen Absender, brauche ich eine Lösung von Outlook, die mich darauf hinweist, dass ich nur ein Bcc-Empfänger für die E-Mail war. Also die E-Mail nur Informationscharakter für mich hat, keine Antwort erwartet wird. Und zwar eine Lösung ohne Add-In oder Zusatzsoftware. Gibt es diese Lösung? JA – mit einer Regel.

Der 7. Sinn von Outlook

Um zukünftig einerseits Zeit zu sparen – ich muss auf eine E-Mail nicht antworten – andererseits Peinlichkeiten zu vermeiden, habe ich mir folgende Lösung ausgedacht: Outlook fügt in E-Mails, in denen ich nur in den BCC-Empfängern vertreten bin, einen sichtbaren Hinweis ein.

Deutlicher Hinweis: Nur in BCC erhalten

Die Schritt-für-Schritt Lösung

Es wird eine klassische Regel benötigt, die diesen Hinweis automatisch einfügt. So gehts:

1. Klicken Sie im Posteingang auf der Registerkarte START, innerhalb der Gruppe verschieben auf die Schaltfläche Regeln.
   

   Regel erstellen: Startpunkt

2. Im aufklappenden Untermenü wählen Sie Regel erstellen
   

   Regel erstellen: Schritt 2

3. In dem neuen Regel erstellen-Fenster benötigen Sie die Erweiterten Optionen
   

   Erweiterte Optionen auswählen: Schritt 3

4. Im Regel-Assistenten gleich auf Weiter (2) klicken, alle Optionen (1) müssen deaktiviert sein. Bestätigen Sie den Hinweis, dass diese Regel für alle Nachrichten gilt mit Ja (3).
   

   Regel-Assistent: Nur auf Weiter klicken – Schritt 4

5. Jetzt kommt der wichtigste und aufwendigste Schritt. Wählen Sie indem Fenster Was soll mit dieser Nachricht passieren? unter Schritt 1 diese der Kategorie zuordnen (1) aus. Anschließend müssen Sie im unteren Teil des Fensters auf Kategorie (2) klicken, danach auf Neu … und einen passenden Namen für die Kategorie vergeben z.B. Diese E-Mail nur als BCC erhalten!!! (4). Zum Abschluss mit OK bestätigen (5) und auf Weiter (6) klicken.
   

   Was soll mit der E-Mail passieren? – Schritt 5

6. Jetzt müssen nur noch die Ausnahmen definiert werden, bisher wird ja wirklich jede E-Mail mit der o.g. Kategorie versehen. Wählen Sie im Ausnahmefenster die Option außer wenn mein Name im Feld „An“ oder „Cc“ steht. Und zum Abschluss auf Fertig stellen klicken.
   

   Ausnahmen festlegen – Schritt 6

7. Im letzten Arbeitsschritt noch einen Namen für die Regel vergeben und auf Fertig stellen klicken.
   

   Regel speichern – Schritt 7

Das war es schon. Zukünftig ist in jeder E-Mail, in der Sie nur als Bcc-Empfänger eingetragen sind, ein deutlicher Hinweis zu sehen. Bitte dann immer gut überlegen, ob man Antworten oder Allen Antworten soll/muss.

Bei mir waren es im letzten Jahr sagenhafte 658 E-Mails, in denen ich nur Bcc-Empfänger war.

Fazit: Massenhaft E-Mails mit nur Bcc

Habe dafür heute die Regel über alle meine wenigen E-Mail-Ordner laufen lassen und mir danach einen Suchordner erstellt, der alle E-Mails mit der Kategorie Diese E-Mail nur als Bcc erhalten!!! anzeigt.