Wir von office-kompetenz arbeiten seit Ende letzten Jahres intensiv mit den diversen Programmen und Apps aus der Office 365-Welt. Alle 14 Tage gibt es z. B. eine Besprechung via Microsoft Teams. Da bringen wir uns gegenseitig auf den aktuellen Stand, halten Ergebnisse fest und verteilen die anstehenden Aufgaben.

Mittlerweile haben wir einen Prozess etabliert, mit dem unsere Meetings sehr produktiv und effizient ablaufen. Selbst die unliebsame Aufgabe des Protokolls ist auf zeitsparende Weise gelöst.

Perfekte Besprechungsvorbereitung für unsere Team-Meetings

Da wir für unsere virtuellen Teambesprechungen keinen festen Termin (Jour fixe) festlegen können, suchen wir jeweils wieder ein neues Datum, an dem möglichst viele von uns teilnehmen können. Derartige Herausforderungen kennt jeder. Das ist mit Abstimmungsaufwand und E-Mail-Ping-Pong verbunden. Doch das muss nicht sein.

Wir organisieren uns so: Direkt nach dem Meeting ermitteln wir mit dem Outlook-Add-On FindTime den nächstmöglichen neuen Termin. Anschließend geht an alle die Einladung zur nächsten Besprechung via Teams raus.

Über den Befehl Neue Teams-Besprechung innerhalb von Outlook (Office 365) wird die Einladung zu einem Meeting via Teams erstellt

Zum Termin sitzen wir alle pünktlich mit Headset und Vorfreude vor dem Bildschirm, wie der folgende Schnappschuss zeigt. Manchmal bekleidet mit unseren „Umstiegshilfen“ (was es damit auf sich hat, ist hier nachzulesen):

Momentaufnahme von einem unserer Meetings via MS TEAMS

Direkt-Protokolle während der Besprechung

In Microsoft Teams haben wir ein gemeinsames OneNote-Notizbuch angelegt:

• Es dient uns als Sammelstelle für Informationen jeglicher Art im Team.
  Es enthält u.a. einen Abschnitt Protokolle TEAM-Meetings.
• Hier legen wir für jeden Besprechungstermin eine neue Seite an. Zur Arbeitserleichterung nutzen wir dafür eine Seiten-Vorlage.
• Auf der ersten Seite im Abschnitt INHALTSVERZEICHNIS können wir per Hyperlinks direkt zu den einzelnen Protokollen navigieren.
• Auf der Seite HINWEIS stehen Erläuterungen und Regeln, die wir für die Protokollerstellung festgelegt haben.

So übersichtlich sind die Protokolle unserer Meetings abgelegt

Diese tabellarische Seitenvorlage erleichtert uns die Protokollerstellung und spart Zeit

Wer führt Protokoll und moderiert die Sitzung?

Die Frage „Wer führt heute Protokoll?“ stellt sich bei uns nicht. Es geht reihum in alphabetischer Reihenfolge. Dank der Vorarbeiten ist das Erstellen des Protokolls schnell erledigt:

• Bereits im Vorfeld notiert jeder von uns zu besprechende Themen direkt auf die Seite für die nächste Sitzung.
• So sind automatisch alle informiert, welche Themen anstehen. Jeder kann sich auf die Inhalte vorbereiten.
• Das Erstellen und Rundmailen einer Agenda entfällt.
• In unserem Notizbuch nutzen wir Kategorien. So kennzeichnen wir unsere Themen und können später komfortabel filtern und suchen. Für unser Protokoll haben wir uns auf vier Kategorien geeinigt:
  • Erledigt für alles, was wir direkt in der Sitzung abhaken.
  • Beschluss für die Dinge, zu denen es eine Entscheidung gab.
  • Aufgabe für das, was noch zu erledigen ist.
  • Fragezeichen für offene Diskussionen und Themen. Über diese Kennzeichnung verlieren wir sie nicht aus den Augen.
• Über die Kategoriensuche verschaffen wir uns jederzeit einen Überblick, was zum Beispiel auf der ToDo-Liste steht. So behalten wir die Tagesordnungspunkte unserer Protokolle immer ergebnisorientiert im Blick.
• Zurück zur Protokollerstellung. Die Hauptarbeit wurde im Vorfeld erledigt. Den Rest erledigen wir direkt während der Sitzung.
• Wer mit der Protokollerstellung betraut ist, moderiert auch die aktuelle Besprechung.
• Zuerst wird im oberen Teil durch einfaches Abhaken festgehalten, wer anwesend ist.
• Alternativ können wir diese Kopfdaten für das Protokoll auch über den Befehl Besprechungsdetails direkt aus Outlook holen:

So sehen die importierten Besprechungsdetails aus Outlook aus

• Sobald die Anwesenheit geklärt ist, wird kurz das Protokoll der letzten Sitzung geöffnet und die Umsetzung der letzten Aufgaben kontrolliert.
• Alle Anwesenden sehen, welche Aufgaben noch nicht erledigt sind. Alle können sich im Meeting auf die unerledigten Dinge fokussieren. Das spart Zeit!
• Da die im Vorfeld eingetragenen Themen unser Leitfaden für die Sitzung ist, gehen wir die Einträge Punkt für Punkt durch und kennzeichnen diese gegeben falls mit einer Kategorie. Dinge, die noch zu erledigen sind, versehen wir mit der Kennzeichnungs-Kategorie Aufgabe. Sobald im Meeting der Verantwortliche wie auch das Fälligkeitsdatum besprochen wurde, wird dies im Protokoll ergänzt.
  Tipp: Aus der reinen Aufgaben-Kennzeichnung kann über den Befehl Outlook-Aufgabe auch ohne Probleme eine echte Outlook-Aufgabe erstellt werden.
• Während der Sitzung kann jeder die Protokollerstellung am eigenen Notebook live mitverfolgen und beim Eintragen und Ergänzen eingreifen.

Sitzungsende und Verabschiedung des Direkt-Protokolls

Am Ende der Sitzung werfen alle einen prüfenden Blick auf das Protokoll. Es wird direkt aus der Besprechung heraus als beschlossen verabschiedet.

Da unsere Protokolle immer in dem gemeinsamen OneNote-Notizbuch abgelegt werden, entfällt das übliche Verteilen und Rundmailen nach der Sitzung. Hier hat sich das Verhalten im Team von einer Bringschuld zu einer Holschuld gewandelt. Jeder im Team weiß, wo die aktuellen Protokollseiten zu finden sind. Das ist natürlich genial, wenn man mal nicht dabei sein kann:

Meeting verpasst? Kein Problem!

Neugierig geworden?

Haben wir Sie mit unserem Erfahrungsbericht aus der Office 365-Welt neugierig gemacht? Moderne Zusammenarbeit kann nicht nur einfach sein, sondern macht auch Spaß.

Mehr zu der Vielfalt von Office 365 und den neuen Zusammenarbeits-Tools wie FindTime, Microsoft Teams, OneNote, Planner, Forms, Flow und und und … gibt es dann bei den Office 365-Kompetenztagen vom 17. bis 19. Juni 2018 in Fulda.

Ergänzung vom 08.11.2018:
Nach der erfolgreichen Veranstaltung in diesem Jahr, wird es auch im Jahr 2019 wieder Office 365-Kompetenztage geben. Wir sind mitten in der Planung. Termin am besten schon mal vormerken: 16.-18.06.2019