Wir von office-kompetenz arbeiten seit Ende letzten Jahres intensiv mit den diversen Programmen und Apps aus der Office 365-Welt. Alle 14 Tage gibt es z. B. eine Besprechung via Microsoft Teams. Da bringen wir uns gegenseitig auf den aktuellen Stand, halten Ergebnisse fest und verteilen die anstehenden Aufgaben.
Mittlerweile haben wir einen Prozess etabliert, mit dem unsere Meetings sehr produktiv und effizient ablaufen. Selbst die unliebsame Aufgabe des Protokolls ist auf zeitsparende Weise gelöst.
Da wir für unsere virtuellen Teambesprechungen keinen festen Termin (Jour fixe) festlegen können, suchen wir jeweils wieder ein neues Datum, an dem möglichst viele von uns teilnehmen können. Derartige Herausforderungen kennt jeder. Das ist mit Abstimmungsaufwand und E-Mail-Ping-Pong verbunden. Doch das muss nicht sein.
Wir organisieren uns so: Direkt nach dem Meeting ermitteln wir mit dem Outlook-Add-On FindTime den nächstmöglichen neuen Termin. Anschließend geht an alle die Einladung zur nächsten Besprechung via Teams raus.
Über den Befehl Neue Teams-Besprechung innerhalb von Outlook (Office 365) wird die Einladung zu einem Meeting via Teams erstellt
Zum Termin sitzen wir alle pünktlich mit Headset und Vorfreude vor dem Bildschirm, wie der folgende Schnappschuss zeigt. Manchmal bekleidet mit unseren „Umstiegshilfen“ (was es damit auf sich hat, ist hier nachzulesen):
Momentaufnahme von einem unserer Meetings via MS TEAMS
In Microsoft Teams haben wir ein gemeinsames OneNote-Notizbuch angelegt:
So übersichtlich sind die Protokolle unserer Meetings abgelegt
Diese tabellarische Seitenvorlage erleichtert uns die Protokollerstellung und spart Zeit
Die Frage „Wer führt heute Protokoll?“ stellt sich bei uns nicht. Es geht reihum in alphabetischer Reihenfolge. Dank der Vorarbeiten ist das Erstellen des Protokolls schnell erledigt:
So sehen die importierten Besprechungsdetails aus Outlook aus
Am Ende der Sitzung werfen alle einen prüfenden Blick auf das Protokoll. Es wird direkt aus der Besprechung heraus als beschlossen verabschiedet.
Da unsere Protokolle immer in dem gemeinsamen OneNote-Notizbuch abgelegt werden, entfällt das übliche Verteilen und Rundmailen nach der Sitzung. Hier hat sich das Verhalten im Team von einer Bringschuld zu einer Holschuld gewandelt. Jeder im Team weiß, wo die aktuellen Protokollseiten zu finden sind. Das ist natürlich genial, wenn man mal nicht dabei sein kann:
Meeting verpasst? Kein Problem!
Haben wir Sie mit unserem Erfahrungsbericht aus der Office 365-Welt neugierig gemacht? Moderne Zusammenarbeit kann nicht nur einfach sein, sondern macht auch Spaß.
Mehr zu der Vielfalt von Office 365 und den neuen Zusammenarbeits-Tools wie FindTime, Microsoft Teams, OneNote, Planner, Forms, Flow und und und … gibt es dann bei den Office 365-Kompetenztagen vom 17. bis 19. Juni 2018 in Fulda.
Ergänzung vom 08.11.2018:
Nach der erfolgreichen Veranstaltung in diesem Jahr, wird es auch im Jahr 2019 wieder Office 365-Kompetenztage geben. Wir sind mitten in der Planung. Termin am besten schon mal vormerken: 16.-18.06.2019
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