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Word-Seriendruck für Empfänger im In- und Ausland: So werden Ort und Land nach DIN 5008 gedruckt

26.06.2019   Hildegard Hügemann
Beim Seriendruck nach DIN sind es immer wieder Feinheiten, die Sorgen bereiten. Eine davon ist die unterschiedliche Schreibweise für Ort und Land im In- und Ausland. Die DIN besagt:
  • »Für Briefe ins Ausland wird das Land in Großbuchstaben und in deutscher Sprache direkt in die Zeile nach dem Ort geschrieben«.
  • »Der Ortsname wird dann auch in Großbuchstaben geschrieben.«
Unterschiedliche Anschriften für Empfäger in Deutschland und im Ausland

Unterschiedliche Handhabung von Ort und Land für Empfänger in Deutschland und im Ausland

Die oben zitierte DIN-Vorgabe lässt sich mit einer speziellen Regel im Seriendruck von Word umsetzen.

Diese Logik brauche ich für die spezielle Seriendruck-Regel

Zunächst wird das Adressfeld des Serienbriefes wie gewohnt mit den Seriendruckfeldern wie Anrede, Nachname, Vorname, Straße und PLZ befüllt.
Danach sind die zwei Seriendruckfelder für Ort und Land an der Reihe. Bei beiden könnte ich mit je einer WENN-Regel prüfen, ob das Land ungleich Deutschland ist. Einfacher ist es, wenn ich Ort und Land mit nur einer WENN-Regel »abhandle«.
Bei der Prüfung muss ich zwei mögliche Fälle berücksichtigen:
  • Fall 1
    Das Land ist ungleich Deutschland.
    In dem Fall muss der Ort in Großbuchstaben geschrieben werden und nach Enter in einer neuen Zeile das Land (ebenfalls in Großbuchstaben) folgen.
  • Fall 2
    Das Land ist gleich Deutschland.
    In diesem Fall muss einfach nur der Ort hingeschrieben werden. Mehr nicht.

Soweit die Theorie. Wie lässt sich das nun im Seriendruck umsetzen?

So baue ich die spezielle Seriendruck-Regel schrittweise auf

  • Beim Einfügen der Wenn-Bedingung kann ich im Dialogfeld für Dann und Sonst keine Seriendruckfelder einfügen.
  • Daher verwende ich hier zunächst die zwei Platzhalter AUSLAND und INLAND.
  • Diese ersetze ich anschließend in der Feldfunktionenansicht durch die passenden Seriendruckfelder mit Formatschaltern für die Großbuchstaben beim Ausland.
Mit einer Wenn...Dann...Sonst-Regel Ort und Land gekonnt einfügen

Mit einer Wenn…Dann…Sonst-Regel Ort und Land gekonnt einfügen

So geht’s …

  • Ich platziere zunächst den Cursor hinter das Feld PLZ und gebe ein Leerzeichen ein.
  • Über Sendungen > Regeln > Wenn…Dann…Sonst… gelange ich in das Dialogfeld Bedingungsfeld einfügen: WENN.
  • Dieses stelle ich so ein wie im folgenden Bild gezeigt mit Text-Platzhaltern für AUSLAND und INLAND.
  • Mit der Tastenkombination <ALT>+F9 schalte ich in die Feldfunktionenansicht um.
Im Dialogfeld werden zunächst nur Text-Platzhalter für INLAND und AUSLAND eingetragen

Im Dialogfeld werden zunächst nur Text-Platzhalter für INLAND und AUSLAND eingetragen

So sieht's in der Feldfunktionenansicht aus ...

So sieht’s in der Feldfunktionenansicht aus …

 

  • Per Doppelklick auf »AUSLAND« markiere ich das Wort und ersetze es anschließend durch
    Sendungen > Seriendruckfeld einfügen > Ort > ENTER > Seriendruckfeld einfügen > Land.
  • Per Rechtsklick in das neu eingefügte Feld Ort rufe ich den Befehl Feld bearbeiten auf und wähle das Format GROSSBUCHSTABEN. Damit wird dem Ort der Formatschalter \*UPPER hinzugefügt.
  • Für das Land verfahre ich ebenso: Per Rechtsklick rufe ich ebenfalls den Befehl Feld bearbeiten auf und wähle wieder das Format GROSSBUCHSTABEN.
  • Nun geht es noch um die Sendungen im Inland. Dazu markiere ich per Doppelklick auf »INLAND« das Wort und ersetze es durch Sendungen > Seriendruckfeld einfügen > Ort.
So sieht das Ergebnis nach dem Ersetzen der Platzhalter für AUSLAND und INLAND aus ...

So sieht das Ergebnis nach dem Ersetzen der Platzhalter für AUSLAND und INLAND aus …

Abschließend schalte ich die Feldfunktionenansicht  mit <ALT>+F9  wieder aus und teste den Seriendruck über Sendungen > Vorschau Ergebnisse.

Ort und Land werden nun für In- und Ausland in einem Druck perfekt abgehandelt. Dies ist nur eines der vielen Details für einen perfekten Seriendruck. Wer mehr zum Seriendruck für Briefe, Etiketten, E-Mails etc. wissen möchte, ist auf den Office-Kompetenztagen genau richtig. Hier geht’s direkt zum Kursplan und hier gleich zur Anmeldung.

Flyer der Office-Kompetenztage 2019

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Über den Autor

Hildegard Hügemann

- Dipl.-Informatikerin
- Zertifizierte Office-Trainerin mit den Schwerpunkten Excel, Access, Word
- Entwicklerin von Excel-Tools zur Projekt-, Produktions- und Verkaufssteuerung
- Coach bei der Datenaufbereitung mit Access, Power Query und Power Pivot
- Entwicklerin von Access-Datenbanken für Mittelständler und Behörden
- Bloggerin zu Excel und Access auf www.huegemann-informatik.de
- Autorin für Microsoft Press, dpunkt.verlag und das »Projekt Magazin«

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