Office-Blog

Word: Formatvorlagen für einzelne Zeichen und Wörter anlegen

02.07.2019   Dietmar Gieringer

Bei einem meiner Word-Seminare beschwerte sich kürzlich ein Teilnehmer, wie aufwändig es sei, Textstellen innerhalb eines größeren Dokuments stets auf die gleiche Art hervorzuheben. Er bräuchte immer eine bestimmte Hintergrundfarbe und als Schriftfarbe Weiß. Ich empfahl, eine Formatvorlage zu verwenden. Seine Antwort: Er wolle doch nicht gleich einen ganzen Absatz farbig hervorheben. Ihm war nicht bewusst, dass es Formatvorlagen nicht nur für Absätze, sondern auch einzelne Zeichen geben kann. Wie eine solche Zeichenformatvorlage angelegt und verwendet wird, zeige ich in diesem Blogbeitrag.

Vorschau auf die fertige Lösung

Die fertige Lösung: Mittels Zeichenformatvorlage ein Wort hervorheben

1) Die Formatvorlage zur Text-Hervorhebung anlegen

Zunächst blende ich auf der Registerkarte Start in der Befehlsgruppe Formatvorlagen per Klick auf das kleine Pfeilsymbol rechts unten den Aufgabenbereich der Formatvorlagen ein. Anschließend klicke ich unten auf das Symbol Neue Formatvorlage.

Die Schaltfläche zum Anlegen einer neuen Formatvorlage

Die Schaltfläche zum Anlegen neuer Formatvorlagen

Im folgenden Dialogfeld wähle ich

  • einen eindeutigen Namen für meine Formatvorlage – hier Meine_Hervorhebung,
  • stelle den Formatvorlagentyp auf Zeichen ein,
  • wähle Fett und die Schriftfarbe Weiß und
  • klicke anschließend auf die Schaltfläche Format.
Die Einstellungen für die neue Formatvorlage

Die Einstellungen für die neue Formatvorlage

Im Dialogfeld Rahmen und Schattierung wähle ich auf der Registerkarte Schattierung die gewünschte Füllfarbe und bestätige beide Dialogfelder mit OK.

Die Schattierung sorgt für den farbigen Hintergrund

Die Schattierung sorgt für den farbigen Hintergrund

2) Die neue Formatvorlage anwenden

Im Ergebnis dessen wird im Aufgabenbereich der Formatvorlagen wird meine neue Formatvorlage schon angezeigt.

Das Formatieren von Text funktioniert nun wie folgt:

  • Ich markiere die gewünschten Zeichen oder Wörter,
  • klicke die Formatvorlage meine_Hervorhebung an und bin fertig.
In nur zwei Schritten zum Ergebnis

In nur zwei Schritten zum Ergebnis

3) Die Formatvorlage im Nachhinein anpassen

Muss nachträglich die Farbe geändert werden, reicht ein Rechtsklick auf die neue Formatvorlage. Anschließend klicke ich auf Ändern und gelange so zu den Dialogen, in denen ich beliebige Änderungen vornehmen kann.

Der Clou: Alle Textstellen, die zuvor mit der Formatvorlage formatiert wurden, werden automatisch an die neuen Einstellungen angepasst – beispielsweise eine neue Hintergrundfarbe.

Nachträgliche Änderungen sind jederzeit möglich

Nachträgliche Änderungen sind jederzeit möglich

Zwei Zusatz-Tipps

Für ein perfektes Ergebnis lohnt es sich, jeweils vor und nach dem hervorzuhebenden Text mit Strg + Umschalt + Leer noch ein geschütztes Leerzeichen einzufügen. Damit geht die farbige Markierung leicht über den Text hinaus.

Mit zusätzlichen Leerzeichen sieht das Ergebnis noch besser aus

Mit zusätzlichen Leerzeichen sieht das Ergebnis noch besser aus

Diese kurze Beispiel zeigt, wie einfach und wie nützlich die Arbeit mit Formatvorlagen ist.

Sie wollen wissen, wie das genau funktioniert? Sie möchten weitere spannende Techniken zum zeitsparenden Formatieren kennenlernen?

Bei den Office-Kompetenztagen im September gibt es in der Kursreihe zu Word gleich mehrere Formatvorlagen-Kurse. Laden Sie sich einfach den Flyer mit dem kompletten Kursplan herunter oder finden Sie weitere Details hier auf unserer Webseite.

Auszug aus der Kursreihe zu Word

Auszug aus der Kursreihe zu Word

Über den Autor

Dietmar Gieringer

- Dipl.-Betriebswirt mit umfangreicher kaufmännischer Erfahrung
- Zeigt Firmen, wie sie mit Excel und den Business Intelligence-Werkzeugen
schnell und sicher auf relevante Daten zugreifen
- Entwickler von Tools zur Projekt- und Abrechnungssteuerung auf Excel-Basis
- Zertifizierter Office-Trainer mit den Schwerpunkten Excel, Word und VBA
- Projekterfahrener Dienstleister für das Entwickeln CI-gerechter Office-Vorlagen
- Berater beim Office-Rollout für mittelständische Firmen
- Autor für Microsoft Press, dpunkt.verlag und »Modernes Reporting mit Excel«

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