Bei einem meiner Word-Seminare beschwerte sich kürzlich ein Teilnehmer, wie aufwändig es sei, Textstellen innerhalb eines größeren Dokuments stets auf die gleiche Art hervorzuheben. Er bräuchte immer eine bestimmte Hintergrundfarbe und als Schriftfarbe Weiß. Ich empfahl, eine Formatvorlage zu verwenden. Seine Antwort: Er wolle doch nicht gleich einen ganzen Absatz farbig hervorheben. Ihm war nicht bewusst, dass es Formatvorlagen nicht nur für Absätze, sondern auch einzelne Zeichen geben kann. Wie eine solche Zeichenformatvorlage angelegt und verwendet wird, zeige ich in diesem Blogbeitrag.
Zunächst blende ich auf der Registerkarte Start in der Befehlsgruppe Formatvorlagen per Klick auf das kleine Pfeilsymbol rechts unten den Aufgabenbereich der Formatvorlagen ein. Anschließend klicke ich unten auf das Symbol Neue Formatvorlage.
Im folgenden Dialogfeld wähle ich
Im Dialogfeld Rahmen und Schattierung wähle ich auf der Registerkarte Schattierung die gewünschte Füllfarbe und bestätige beide Dialogfelder mit OK.
Im Ergebnis dessen wird im Aufgabenbereich der Formatvorlagen wird meine neue Formatvorlage schon angezeigt.
Das Formatieren von Text funktioniert nun wie folgt:
Muss nachträglich die Farbe geändert werden, reicht ein Rechtsklick auf die neue Formatvorlage. Anschließend klicke ich auf Ändern und gelange so zu den Dialogen, in denen ich beliebige Änderungen vornehmen kann.
Der Clou: Alle Textstellen, die zuvor mit der Formatvorlage formatiert wurden, werden automatisch an die neuen Einstellungen angepasst – beispielsweise eine neue Hintergrundfarbe.
Für ein perfektes Ergebnis lohnt es sich, jeweils vor und nach dem hervorzuhebenden Text mit Strg + Umschalt + Leer noch ein geschütztes Leerzeichen einzufügen. Damit geht die farbige Markierung leicht über den Text hinaus.
Diese kurze Beispiel zeigt, wie einfach und wie nützlich die Arbeit mit Formatvorlagen ist.
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