Office-Blog

Outlook | E-Mail-Adressen aus den E-Mails eines Ordners exportieren

17.06.2019   Kai Schneider

Sie bekommen E-Mail-Anfragen und möchten regelmäßig alle E-Mail-Absender in eine Excel- oder SharePoint-Liste übernehmen, aus den Adressen einer Verteilerliste erstellen oder in Outlook als neue Kontakte anlegen? Kein Problem mit Outlook-Bordmitteln. Und so geht’s mit folgender Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Vorbereitungen

1. Legen Sie sich einen Unterordner an, in den Sie alle E-Mails kopieren, von denen Sie die E-Mail-Adressen benötigen

2. Kopieren Sie alle E-Mails in diesen Ordner

Schritt-für-Schritt-Lösung

Schritt 1 | Klicken Sie auf DATEI – ÖFFNEN UND EXPORTIEREN und anschließend WEITER

Schritt 2 | Wählen Sie nun IN DATEI EXPORTIEREN aus und klicken auf WEITER

Schritt 3 | Bei dem zu erstellenden Dateityp entscheiden Sie sich für die Option DURCH TRENNZEICHEN GETRENNTE WERTE und WEITER

Schritt 4 | Wählen Sie den oben angelegten Ordner aus hier im Beispiel POSTEINGANG und WEITER aus

Schritt 5 | Vergeben Sie einen Namen für die Datei mit den E-Mail-Adressen z.B. Export und klicken auf WEITER

Schritt 6 | Im Schritt In eine Datei exportieren müssen Sie nun noch BENUTZERDEFINIERTE FELDER ZUORDNEN … ausführen

Schritt 7 | Löschen Sie die Zuordnung über die Schaltfläche ZUORDNUNG LÖSCHEN

Schritt 8 | Ziehen Sie das Feld VON: (ADRESSE) händisch von der linken Spalte in die rechte Spalte und bestätigen mit OK.

Schritt 9 | Klicken Sie zum Abschluss auf FERTIG STELLEN

Schritt 10 | Öffnen Sie die neue Datei mit Excel und Sie haben alle E-Mail-Adressen in einer Datei zusammengefasst.

Das war es auch schon. Ohne VBA und ohne Zusatz-Tool.

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Über den Autor

Kai Schneider

- Langjähriger IT-Leiter und erfahren im Zusammenspiel von Outlook & Exchange
- Chefredakteur von »Outlook inside«
- Zertifizierter Office-Trainer mit den Schwerpunkten Outlook, Word, OneNote
- Zertifizierter Microsoft Cloud Specialist und Office 365
- Praxiserprobter Experte für mittelständische Firmen zu Office 365
- Profi für das Virtualisieren von Office- und Windows-Schulungsumgebungen
- Fachbuchautor und video2brain-Trainer zu Outlook, OneNote und Office 365

4 Comments so far

Clemens MoserPosted on  3:47 pm - Sep 24, 2020

IN O365 sieht das dann leider so aus in EXCEL also nicht sehr brauchbar

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    Kai SchneiderPosted on  8:32 am - Sep 25, 2020

    Sehr geehrter Herr Moser,

    sie sehen die internen Kontakte und Kontaktgruppen. Der Export macht(e) für mich nur Sinn für die externen Adressen und da funktioniert alles wie es soll, egal welche Outlook-Version verwendet wird. Die internen Kontakte haben sie in der globalen Adressliste (GAL) zur Verfügung.

    Viele Grüße
    Kai Schneider

Kai SchneiderPosted on  6:48 pm - Sep 10, 2020

Hallo Dirk,
mit der Methode geht es nur, wenn Du/Sie die E-Mails alle in einen Ordner kopierst. Gibt bestimmt auch eine VBA-Lösung oder so …
Viele Grüße
Kai Schneider

DirkPosted on  8:26 am - Sep 8, 2020

Hallo, das wäre GENAU das was ich aktuell benötige, leider funktioniert diese Methode nicht über alle Unterordner hinweg sondern offensichtlich nur in dem Oberordner der ausgewählt wird. Gibt es eine Möglichkeit das auch über alle Unterordner hinweg laufen zu lassen ?

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