Office-Blog

Wer beruflich viel mit der Bahn fährt, kennt das: Gleich nach dem Online-Kauf der Fahrkarte kommt das Ticket per E-Mail als PDF-Anhang. Den speichere ich ab und drucke ihn aus. Da meine Kreditkarte erst einige Tage nach dem Kauf belastet wird, lege ich mir noch eine Aufgabe in Microsoft To-Do mit entsprechender Fälligkeit an. So verpasse ich es nicht, den Kauf in meiner Steuersoftware zu verbuchen. Klingt umständlich und zeitaufwändig? War es auch – bis ich sämtliche Arbeitsschritte mit Microsoft Flow automatisiert habe.

Mehr erledigen, weniger arbeiten: Die Automatisierung von Workflows ist mit Microsoft Flow ein Kinderspiel

Jeder Flow benötigt zum Start einen Auslöser. Dieser sogenannte Trigger setzt anschließend weitere Aktionen in Gang.

Schritt 1: Den Trigger für den Flow festlegen

Auslöser meines Flows ist die Buchungsbestätigung der Deutsche Bahn mit dem Ticket als PDF-Anhang in meinem Posteingang.

Sobald eine eingehende E-Mail diese Kriterien erfüllt, wird der Flow gestartet

Schritt 2: Die E-Mail-Anlage abspeichern und umbenennen

Beim Speichern der Anlage auf meinem OneDrive for Business ergänze ich den ursprünglichen Dateinamen (Buchungscode) um Platzhalter für Reisedatum und -ziel. Leider kann ich beides weder aus der E-Mail noch aus dem Anhang entnehmen. Daher passe ich den Dateinamen später manuell an.

Bereits beim Abspeichern des E-Mail-Anhangs passe ich den Dateinamen an

Schritt 3: Die Aufgabe in To-Do erstellen

Meine Kreditkarte wird erst einige Tage nach dem Kauf belastet. Damit ich daran denke, den Fahrkartenkauf mit dem korrekten Datum in meiner Steuersoftware zu verbuchen, erstelle ich in To-Do eine Aufgabe mit einer Fälligkeit in drei Tagen.

Dank einer To-Do-Aufgabe, die in drei Tagen fällig ist, vergesse ich nicht das Verbuchen des Fahrkartenkaufs in meiner Steuersoftware

Schritt 4: Das Ticket automatisch ausdrucken lassen

Sowohl für meine Buchhaltung als auch für meine Bahnreise drucke ich mir das Ticket aus. Dies erledige ich mit HP ePrint. Dazu sende ich das zu druckende Dokument an die E-Mail-Adresse meines Druckers.

Der Ausdruck erfolgt mittels HP ePrint, also per E-Mail an meinen Drucker

Schritt 5: Erfolgsmeldung per E-Mail

Wurde der Flow erfolgreich abgeschlossen, erhalte ich eine entsprechende E-Mail. Dieser Bestätigung habe ich den Hyperlink zum OneDrive for Business Ordner hinzugefügt, in dem ich die Fahrkarte abgespeichert habe. So kann ich blitzschnell den Dateinamen um Reisedatum und -ziel ergänzen.

Dank des Hyperlinks in der Benachrichtigung gelange ich per Mausklick zum Speicherort

Fazit: Mehr erledigen, weniger arbeiten

Früher habe ich häufig VBA-Makros eingesetzt, um Arbeitsabläufe zu automatisieren. Doch diese Zeiten sind vorbei. (Fast) ohne Programmierkenntnisse erstelle ich Flows, die meine Routinearbeiten für mich erledigen. So habe ich mehr Zeit für wichtige Dinge!

Welche Arbeitsschritte haben Sie bereits mit Flow automatisiert? Welche möchten Sie künftig von Flow erledigen lassen? Ich freue mich über eine kurze Beschreibung unten im Kommentarbereich …

TIPP: Wer mehr über die Apps in Office 365 erfahren möchte, dem empfehle ich den Workshop Office 365: Der Schnelleinstieg zu TEAMS, FORMS, FLOW, PLANNER & Co. am 8. Mai 2019 in Fulda.