Office-Blog

Meine E-Mail-Korrespondenz lege ich in Unterordnern ab. Bei eingehenden Nachrichten helfen mir Regeln. E-Mails, die ich verschicke, landen in Gesendete Elemente. Anfangs habe ich diese nachträglich in die passenden Unterordner verschoben – MANUELL! Bis ich vor drei Jahren eine Option fand, die das automatisch erledigt. Doch wo ist die in Outlook 2010 versteckt? Hier die Schritte:

• Zunächst wähle ich über Datei – Optionen die Rubrik E-Mail.
• Im rechten Teil des Fensters muss ich ziemlich lange nach unten scrollen, bis ich den Abschnitt Nachrichten speichern sehe.

• In dem Abschnitt setze ich ein Häkchen vor Bei Antworten auf Nachrichten, die sich nicht im Posteingang befinden, die Antwort im selben Ordner speichern.

Was bewirkt diese ein wenig sperrig klingende Option?

Ganz einfach: Wenn eine eingehende E-Mail per Regel (oder manuell) in einen Unterordner verschoben wird und ich DANN auf diese Nachricht antworte, landet auch meine Antwort automatisch in diesem Unterordner – und nicht mehr in Gesendete Elemente. Damit sind alle Nachrichten zu einem Thema im gleichen Ordner thematisch zusammengefasst und ich muss nicht mehr in zwei Ordnern suchen.

FAZIT: Ich spare zweimal Zeit, denn a) muss ich nicht mehr manuell umsortieren und b) bin ich schneller beim Wiederfinden der Nachrichten.