Bisher hätte ich diese Frage eher mit Nein beantwortet. Doch dann kam letzte Woche dieser Excel-Einstiegskurs: Dort berichteten 4 von 7 Teilnehmern, dass sie nicht mit Excel arbeiten und es auch nicht nutzen würden, wenn da nicht diese CSV wäre.
Bei weiterer Nachfrage kam heraus: wöchentlich muss eine CSV-Datei bearbeitet werden:
– zuerst die Angaben zum Datum in Ordnung bringen,
– dann die Daten nach einem Kriterium filtern,
– die verbleibenden Daten nach Datum sortieren,
– eine Multiplikation durchführen und
– abschließend eine überflüssige Spalte löschen.
Diese stupide Arbeit steht jede Woche an und es darf nichts vergessen werden.
Meine Reaktion? Ich zeigte, wie diese fünf Aufgaben von Power Query erledigt werden. Und, dass diese Aufbereitungsschritte beim nächsten Mal in kürzester Zeit durchgeführt werden, indem nur der Befehl Aktualisieren aufgerufen wird. Das Erstaunen bei den Teilnehmern war sichtbar, und sie wollten Power Query lernen.
In diesem Power Query Rezept #24 beschreibe ich, WIE es geht.
Die Daten der CSV-Datei filtern, sortieren, berechnen und das Ergebnis in einer Excel-Tabelle anzeigen
Oft werden CSV-Dateien per Doppelklick in Excel geöffnet, doch das ist riskant. Denn Excel nimmt beim Öffnen automatische Datenkonvertierungen vor, die später problematisch werden können (es sei denn, dieser Automatismus wurde in den Excel-Optionen ausgeschaltet).
Importiere ich hingegen eine CSV-Datei mit Power Query, kann ich jeden Schritt der Aufbereitung selbst bestimmen. Das geht ganz einfach:
Das folgende Bild zeigt, dass die Informationen der CSV-Datei in sieben Spalten aufgebaut sind. Diese Vorschau erhalte ich, wenn ich die CSV-Datei per Rechtsklick und mit Öffnen in im Editor von Windows öffne.
Bisher müssen jede Woche erneut folgende Schritte ausgeführt werden:
1. die Datumsspalte mit Trennzeichen versehen, um ein korrektes Datum zu erhalten [1],
2. die Daten nach dem Status »Abgeschlossen« filtern [2] und dann die Spalte Status löschen,
3. die Daten nach Datum aufsteigend sortieren,
4. den Gesamtpreis mit Menge*Preis berechnen [3],
5. das Ergebnis schön formatiert in Excel bereitstellen – inkl. der Möglichkeit, nach ausgewählten Kunden zu filtern.
In Power Query lassen sich alle diese Arbeitsschritte mit Hilfe einer Abfrage bündeln. So geht’s:
Das Resultat der Datenaufbereitung wird nun wie folgt an Excel zurückgegeben:
Auf der Registerkarte Start die Befehlsfolge Schließen & laden > Schließen & laden in …> Tabelle wählen.
Und so sieht das Ergebnis aus, nachdem in Excel für die Spalten Preis und Gesamtpreis das Zahlenformat Währung zugewiesen wurde.
Hat die CSV-Datei nicht immer den gleichen Namen, sondern Woche für Woche einen anderen, muss die jeweils neue Datei – wie in der folgenden Abbildung gezeigt – über Daten > Daten abrufen > Datenquelleneinstellungen als neue Quelle bestimmt werden.
Heute wäre meine Antwort auf die eingangs gestellte Frage:
Ja, auch für Excel-Einsteiger eignet sich Power Query als ein sehr brauchbares Werkzeug, das zudem einfach zu bedienen ist.
Wer sein Wissen zu Power Query systematisch auf- und ausbauen will, kann dazu einen meiner Online-Kurse nutzen. Auf dieser Seite ist das aktuelle Angebot zu finden.
TIPP: Wer hier im Blog alle Rezepte zu Power Query finden möchte, gibt einfach oben rechts in das Suchfeld Power-Query-Rezept ein.
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