Office-Blog

Outlook | Office 365 ein Dreamteam – aber die Signaturen …

16.02.2019   Kai Schneider

Wer Outlook aus Office 365 nutzt, der wird es lieben, dass Outlook auf allen Rechnern, Notebooks, etc. überall den gleichen Stand hat. Nicht mehr wie bei POP3 oder IMAP-Konten unterschiedliche Stände im Posteingang, den Kontakten und/oder im Kalender.

Und das alles legal auf mindestens 5 Notebooks / PCs / MACs installiert. Die möglichen Installationen auf mobilen Devices oder IPads lasse ich mal außen vor. Auch die Outlook Web App (OWA).

Problem: Signaturen

Aber … und jetzt kommt eine Sache, die mich, Kollegen und andere Nutzer von Outlook zum Wahnsinn treiben. Die Signaturen sind leider nicht im Outlook-Profil gespeichert, sondern im Dateisystem. Was zur Folge hat, dass die Signaturen (natürlich) nicht in den anderen Installationen enthalten sind.

Also keine Signaturen, egal wo ich mich anmelde. Sondern immer dieses lästige Kopieren oder noch schlimmer Neuanlegen auf jedem Notebook/PC.

Nein, damit ist jetzt Schluss. Die Lösung heißt SYMLINKS! Alte DOS-Nutzer kennen das vielleicht noch 🙂

Lösung: Symlinks

Mit sogenannten Symlinks lässt sich Windows vorgaukeln, dass Programme, Dateien oder Ordner an einem bestimmten Speicherort liegen, obwohl sie ganz woanders gespeichert sind. Mehr zu symbolischen Links findet man hier.

So benutze ich das für meine Outlook-Signaturen:

  1. Ich öffne den Pfad, in dem die Signaturen gespeichert werden. Profitipp: DATEI > OPTIONEN > E-MAIL und bei gedrückter Strg-Taste auf SIGNATUREN klicken.
    Schnell den Speicherort der Outlook-Signaturen öffnen

    Schnell den Speicherort der Outlook-Signaturen öffnen

    Den Inhalt kopiere ich in einen beliebigen Ordner auf OneDrive, besser noch auf OneDrive for Business.

    Die aktuellen Signaturen

    Die aktuellen Signaturen

  2. Ich schließe Outlook.
  3. Das Verzeichnis Signatures lösche ich. Dazu gehe ich in der Brotkrumen-Navigation einen Schritt nach oben.
  4. Dann öffne ich die Eingabeaufforderung (Administrator), also mit Administratorrechten (wichtig).
  5. Dort führe ich folgenden Befehl aus
    C:\Users\info\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures“ „O:\OneDrive – der-outlooker Kai Schneider e.K\Dokumente\SIGNATUREN
    Wichtig: Den Pfadnamen bitte entsprechend anpassen.
  6. Die Schritte 3 – 6 wiederhole ich auf allen Ihren Notebooks und PCs, auf denen ich auf die Signaturen aus Schritt 1 und 2 zugreifen will.

Wieder eine Problem gelöst!

Mein Kollege Dominik Petri hat es schon umgesetzt. Und es hat funktioniert, oder? Erfolgsmeldungen hier im Kommentarbereich erwünscht.

Über den Autor

Kai Schneider

- Langjähriger IT-Leiter und erfahren im Zusammenspiel von Outlook & Exchange
- Chefredakteur von »Outlook inside«
- Zertifizierter Office-Trainer mit den Schwerpunkten Outlook, Word, OneNote
- Zertifizierter Microsoft Cloud Specialist und Office 365
- Praxiserprobter Experte für mittelständische Firmen zu Office 365
- Profi für das Virtualisieren von Office- und Windows-Schulungsumgebungen
- Fachbuchautor und video2brain-Trainer zu Outlook, OneNote und Office 365

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1 Kommentar bisher

Dominik PetriPosted on  11:19 am - Feb 16, 2019

Vielen Dank für die Beschreibung Kai! Jetzt muss ich Dich bei der nächsten Einrichtung von Outlook auf einem neuen Rechner nicht mehr telefonisch „belästigen“, sondern kann es hier bequem nachlesen, wie es der Profi macht!

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