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Outlook 2010: Wie ich meine E-Mails besser verwalte (1)

26.02.2010   Kai Schneider

Dass ich E-Mails leichter finden und aufräumen kann, gehört für mich zu den wichtigen Neuerungen. Die Unterhaltungsansicht fasst E-Mails eines Betreffs plus alle Antworten in einem “Unterhaltungsfaden” zusammen. Das gab es bisher schon, allerdings nur für empfangene Nachrichten.

In Outlook 2010 erscheinen auch Nachrichten im „Unterhaltungsfaden“, die in Gesendete Elemente oder anderen Unterordnern liegen. Damit entfällt das Durchsuchen diverser Unterordner.

Unterhaltungsansicht in Outlook 2010

Auch das “Ausmisten” meines Posteingangs geht in der optimierten Unterhaltungsansicht leichter und schneller von der Hand, denn die Funktion Aufräumen löscht auf intelligente Art redundante Antworten.

So funktioniert die optimierte Unterhaltungsansicht

imageOutlook 2010 zeigt automatisch jeden E-Mail-Ordner in der Unterhaltungsansicht an. Was wohl am ehesten auffällt: Gibt es zu einer E-Mail mehrere Antworten, wird dies mit dem Symbol eines doppelten Umschlags neben der Nachricht angezeigt.

Per Klick auf diesen Umschlag öffne ich den Unterhaltungsfaden uns sehe so alle Elemente, die zu der Nachricht mit dem Betreff dazugehören.

In älteren Versionen musste ich mich zwischen der Anzeige meiner E-Mails nach Datum oder nach Unterhaltung entscheiden. In Outlook 2010 sind beide Ansichten zu einer verschmolzen.

Klicke ich über den Nachrichten mit der rechten Maustaste auf den Balken für Anordnen nach, dann sind die unten gezeigten Optionen schon voreingestellt und sorgen für mehr Komfort.

02-26_Unterhaltungsansicht_2

So räume ich meine E-Mail-Ordner deutlich schneller auf
Löschen ist out, intelligentes und wirksames Aufräumen ist in. So lässt sich die neue Funktion zum Aufräumen vielleicht am besten beschreiben.

Natürlich lösche ich weiterhin Elemente, die ich nicht mehr brauche. Aber Aufräumen macht das viel eleganter. Hier ein Beispiel:

  • Bei einer Gruppe von Nachrichten zu einem bestimmten Betreff musste ich früher manuell all die Elemente löschen, die in den folgenden E-Mails bereits enthalten und daher überflüssig waren.
  • Den Ordner für gesendete Objekte musste ich dabei auch noch durchforsten.
  • Oft war es dann so, dass nur die jüngste Nachricht übrig blieb.
  • Jetzt erledige ich diese Aufräumaktionen mit deutlich weniger Aufwand.  mit
  • Im Menüband nutze ich dazu im Register Start den Befehl Aufräumen (in der Gruppe Löschen).

    Aufräumen in der Unterhaltungsansicht von Outlook 2010

  • Danach erscheint das unten gezeigte Dialogfeld, in dem ich auf Aufräumen klicke.
  • Jetzt räumt Outlook 2010 intelligent auf, indem es alle redundanten Elemente löscht In den Papierkorb befördert)..

Auf dem Weg zur Aufräumaktion

Hier eine Demonstration, was aus der anfangs gezeigten, aus mehreren Elementen bestehenden Unterhaltung nach dem Aufräumen übrig bleibt:

VORHER sechs Elemente

Vor der Aufräumaktion

NACHHER ein Element

Nach der Aufräumaktion

FAZIT: Das Wiederfinden zusammengehöriger Nachrichten geht schneller, und das Aufräumen macht sogar Spaß.

Über den Autor

Kai Schneider

– Langjähriger IT-Leiter und erfahren im Zusammenspiel von Outlook & Exchange
– Chefredakteur von »Outlook inside«
– Zertifizierter Office-Trainer mit den Schwerpunkten Outlook, Word, OneNote
– Zertifizierter Microsoft Cloud Specialist und Office 365
– Praxiserprobter Experte für mittelständische Firmen zu Office 365
– Profi für das Virtualisieren von Office- und Windows-Schulungsumgebungen
– Fachbuchautor und video2brain-Trainer zu Outlook, OneNote und Office 365

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9 Comments so far

MariusPosted on  4:06 am - Nov 11, 2010

Hallo,

nun, auch ich versuche gerade, mich mit der Unterhaltungsansicht anzufreunden. Jedoch muss ich gestehen, dass ich (jetzt nach vielen Tests) immer noch nicht das Prinzip des Unterhaltungs- oder Diskussionsfadens verstehe.

Denn mal werden kleine, viereckige Symbole angezeigt, die nach meiner Einschätzung den empfangenden Mails vorangestellt werden; und dann gibt es noch die kleinen, runden Symbole – vor allem bei gesendeten Mails, aber auch prinzipiell immer bei der neusten Mail, selbst wenn ich sie nicht zu den gesendeten gehört. Aber dann bin ich ehrlich gefragt verwirrt, wenn ich das alles mit deinen Beispielbildern vergleiche, Kai.

Kurz: Leider gibt es über die genaue Symbolik der Unterhaltungen keine eindeutige Beschreibung. Nicht, dass ich das nicht früher oder später mal selbst herausfinden würde… Aber eine kurzer „Leitfaden über den Unterhaltungsfaden“ wäre sehr praktisch! 😉

Viele Grüße,
Marius

Outlook 2010: Die Unterhaltungsansicht anpassen – Outlook – Experten berichten von ihren ganz persönlichen Erfahrungen und LösungenPosted on  10:04 am - Jun 10, 2010

[…] mich ist die Unterhaltungsansicht eine Arbeitserleichterung, da sie Nachrichten zu einem Thema gebündelt anzeigt, egal in […]

Oliver WeißePosted on  9:25 am - Apr 26, 2010

Es geschehen ja noch Dinge: In der finalen Version von Outlook 2010 ist die Unterhaltungsansicht nicht mehr standardmäßig aktiviert. 🙂

    BlogmasterPosted on  5:50 pm - Apr 26, 2010

    Hallo Oliver,

    ich habe bei mir die Unterhaltungsansicht gleich als Standard wieder eingestellt, ich finde die Klasse, ein ganz kleines bisschen muss man sich daran gewöhnen, möchte diese aber nicht mehr missen. Freue mich schon auf die Outlook-Anwendertage und Diskussion über dieses Thema.

    LG Kai

DKPosted on  6:55 pm - Apr 23, 2010

Gibt es auch eine Funktion, Nachrichten nach dem Lesen, automatisch in den Papierkorb zu verschieben lassen? Das würde ich sehr praktisch finden.

StefanPosted on  3:27 pm - Mrz 24, 2010

Hallo,

weiß jemand wie ich in Outlook 2010 (imap Server) eine Nachricht endgültig lösche? Sie werden nur durchgestrichen, die alte Funktion unter bearbeiten–>gelöschte Nachricht permanent löschen finde ich nicht!

Danke

Gruß

Stefan

Dieter SchieckePosted on  6:58 pm - Mrz 2, 2010

Hallo Oliver,

jetzt wird es kontrovers, denn Deinen Standpunkt kann ich nicht so recht nachvollziehen. In der Vergangenheit war ich absolut KEIN Freund der Unterhaltungsansicht und habe für mich stets die Anordnung „Nach Datum“ gewählt.
In Outlook 2010 hab ich immer noch meine bevorzugte Gruppierung nach Datum und als zusätzliche Sortier- und Such-Unterstützung die nach Unterhaltung.
Nicht jede E-Mail sortiere ich in Unterordner weg, sondern beantworte sie und belasse sie vorübergehend im Posteingang. Wenn sich die Sache dann nach mehreren Hin und Her erledigt hat, lösche ich unwahrscheinlich gern alles Überflüssige und/oder lege „das Ergebnis“ in einem Unterordner ab.
Die neue Ansicht Nach Datum UND Unterhaltung hilft mir dann, zusammmengehörige Nachrichten schnell zu finden und Überflüssiges zu löschen.
Ich kann daran FÜR MICH nicht Negatives erkennen.
Vielleicht haben wir beide eine unterschiedliche Auffassung von Ordnen und Sortieren? Ist nicht weiter schlimm, da ja jeder die Hoheit über seinen Posteingang hat 🙂

Gruß Dieter

    Oliver WeißePosted on  12:53 pm - Mrz 4, 2010

    Hallo Dieter,

    so eine Diskussion belebt doch den Beitrag. Also:

    Von Sortieren und Unterordnern hab ich gar nicht gesprochen.

    Aber noch mal ein paar Beispiele zur Verdeutlichung:

    1.
    Ich ignoriere die Unterhaltung »nächster Freitag«. Jahre später schickt mir jemand eine Nachricht mit dem gleichen Betreff, die sofort ohne Meldung(!) im Papierkorb landet. Wo ist da die Hoheit?

    2.
    Jemand schickt mir eine Nachricht mit dem gleichen Betreff wie eine Nachricht eine Woche vorher. Die beiden Nachrichten werden in eine Unterhaltung gepackt, obwohl sie nichts miteinander zu tun haben.

    3.
    Ein Nachrichten-Eleve bekomme eine Nachricht mit dem Betreff »Meeting übermorgen?« und er ändert den Betreff in »Meeting übermorgen? – Ich bin dabei!« Tschüß Unterhaltungsansicht.

    Das Verändern und Recyclen von Betreffzeilen ist Mailrealität. Auch dass der Mail-Mensch immer wieder die selben Betreffzeilen verwendet, kommt immerzu vor. Da ist die Unterhaltungsansicht ein tödliches Instrument.

    Auf die verwirrenden Feinheiten der unterschiedlichen Darstellung zwischen »Unterhaltung« und »geteilte Unterhaltung« will ich hier gar nicht eingehen, da ich inständig hoffe, dass das inkonsistente Verhalten noch der Beta-Version anzulasten ist.

    Beste Grüße,
    Oliver

Oliver WeißePosted on  11:21 am - Mrz 1, 2010

Hallo Kai,

da kann ich doch unsere von den Anwendertagen bekannten und beliebten »Ja aber ich seh das ganz anders« Rededuelle zur Abwechslung auf dieses Blog verlagern.

Ich finde, die Unterhaltungsansicht ist wirklich das Killerfeature im neuen Outlook. Und zwar das Mailkillerfeature.

Zum ersten funktioniert die Unterhaltungsansicht nach dem Prinzip » Aus den Augen – aus dem Sinn«. Microsoft argumentiert, der Posteingang wäre übersichtlicher und aufgeräumt, weil man einen Großteil der Elemente nicht mehr sieht! Wunderbarer Gedanke, Outlook gibt es jetzt seit gut 13 Jahren, in dem Alter dachte ich auch noch, dass wenn ich alles unters Bett oder in den Schrank schiebe, mein Zimmer dann aufgeräumt wäre.

Ordnung ist keine optische Täuschung, sondern ein Prinzip.

Dann darf man den Homo Mailiensis nicht überschätzen. Adressbücher sind ihm ein Greul, lieber nimmt er eine alte Nachricht und klickt auf Antworten, löscht – wenn überhaupt – den Nachrichtentext und schreibt was vollkommen anderes rein. Die Nachricht wird abgeschickt und was hat der Nachrichtenschreiber nicht gemacht? Einen neuen Betreff vergeben.

Das passiert täglich mehrmals, aber was passiert nun mit der Nachricht? Sie wird schwuppdiwupp mit anderen Nachrichten optisch in einen Topf geworfen. Ist das übersichtlich?

Weiter geht’s mit dem beliebten Betreff »nächsten Freitag«. In dem dazugehörigen Nachrichtenbandwurm wird von Kollegen via Abteilungsverteiler lang und breit diskutiert, ob und wo man ein Feierabendbier trinken geht. Genervt klickt der Outlooknutzer auf Ignorieren. Ab sofort werden alle Nachrichten mit diesem Betreff tonlos in den Papierkorb geworfen. Ah! Was für eine Wohltat im Zeitalter der Mailfluten!

Dass zwei Monate später der Chef eine Nachricht schickt, in der er ein Dokument für nächsten Freitag einfordert, bekommt unser Nutzer nicht mit, da die Nachricht sofort und tonlos in den Papierkorb gewandert ist. Wie wohl der Betreff lautete?

Der Mensch ist nicht sehr kreativ, eine Handvoll unterschiedliche Betreffzeilen reichen ihm.

Naja, ich könnte da noch einige Fälle aus der jahrelangen Mailpraxis auf die Unterhaltungsansicht projizieren.

Mein Fazit: Die Unterhaltungsansicht sorgt in Zukunft für massenhaften Mailverlust, für größere Unübersichtlichkeit und wird somit großen Schaden anrichten. Schade, dass sie Standardansicht ist. Gut, dass man sie ausschalten kann.

Beste Grüße,
Oliver Weiße

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