Office-Blog

Beim Präsentieren von Tabellen ist das Publikum schnell von der Informationsmenge überfordert. Wie kann also der Fokus gezielt auf die Inhalte gerückt werden, über die gerade gesprochen wird?

PowerPoint bietet leider keine Einstellung, um Tabellen schrittweise per Animation aufzubauen. Daher braucht es kreative Methoden, um dieses Manko zu umgehen. Zwei davon stelle ich in diesem Beitrag vor.

Den Blick geschickt auf ausgewählte Inhalte einer Tabelle zu lenken

Die schnelle Methode: Mit Folienduplikaten arbeiten

Den ersten Umweg empfehle ich, wenn es schnell gehen soll:

Ich dupliziere die Folie mit der Tabelle mehrfach mit der Tastenkombination Strg+Umschalt+D.

Auf den Folienduplikaten nutze ich verschiedene Techniken, um bestimmte Inhalte in den Fokus zu rücken:

• Dazu hebe ich entweder mit Fettdruck sowie Farben bestimmte Spalten, Zeilen oder Zahlenwerte optisch hervor.
• Oder ich nutze Formen wie Kreise, Rechtecke oder Pfeile, um auf ausgewählte Spalten, Zeilen oder Zahlenwerte hinzuweisen.

Das Ergebnis könnte dann wie folgt aussehen:

Folienduplikate mit optischen Hervorhebungen geben dem Publikum eine leichte Orientierung

Wenn ich die roten Rahmen mit Animation versehe und für die weiteren Folienduplikate den Übergangseffekt Morphen einsetze, könnte das Ergebnis wie im folgenden Bild aussehen.

Mit wenig Aufwand die gewünschte Wirkung erzielen

Das Manko dieser Technik

Mit wenig Aufwand erreiche ich ein gutes Ergebnis. Doch was passiert, wenn sich Inhalte in der Originaltabelle ändern oder neue hinzukommen?

Dann muss ich die Änderungen nicht nur in der Originaltabelle, sondern auch auf allen Folienduplikaten vornehmen. Neben dem Arbeitsaufwand birgt dieses Vorgehen auch die Gefahr, dass sich Fehler einschleichen.

Die nachhaltige Methode: Mit der Funktion »Folienzoom« für stets aktuelle Folienduplikate sorgen

Für alle, die mit PowerPoint 2019, 2021 oder 365 arbeiten, gibt es eine nachhaltige Alternative: Mit dem Folienzoom lässt sich sicherstellen, dass die Folienduplikate stets aktuell sind. So geht’s:

• Zuerst gestalte ich die Tabelle wie gewohnt auf einer Folie.
• Dann erstelle ich eine neue Folie und erzeuge über die Befehlsfolge Einfügen > Zoom > Folienzoom einen Folienzoom und damit einen Link zu meiner Originaltabelle.
• Somit erhalte ich ein Miniaturbild der Ursprungsfolie, die mit der Originaltabelle verknüpft ist.
• Dieses Miniaturbild kann ich nach Belieben anordnen und in der Größe verändern.

Das fertige Ergebnis dieser Methode kannst du ganz oben im Eingangsbild dieses Beitrags sehen.

Fazit: Der große Vorteil dieses Miniaturbildes besteht darin, dass es immer ein getreues Abbild der Ursprungsfolie ist. Verändere oder ergänze ich Daten, passen sich ohne Zusatzaufwand alle Folienduplikate automatisch an. Ich muss jetzt nur noch an einer Stelle Änderungen vornehmen.

Der Folienzoom auf der Registerkarte Einfügen

Wer mehr über Morphen und Zoom lernen will, …

… hat dazu bei den Office-Kompetenztagen in Fulda Gelegenheit, und zwar in meinen beiden Kursen am Nachmittag des 27. September   >>  Flyer der Office-Kompetenztage 2023 als PDF herunterladen

Kursplan der Office Kompetenztage 2023