Office-Blog

Wie Vorlagen in Outlook angelegt werden und welche Vorteile sie bringen, war im gestrigen Beitrag zu lesen. Aber wie wird eine neue E-Mail auf Basis einer selbst erstellten Outlook-Vorlage aufgerufen?

Der normale Weg in Outlook ist frustrierend lang: Neue Elemente – Weitere Elemente – Formular auswählen – Vorlagen im Dateisystem.

Dank Windows 7 reichen zwei Mausklicks. Jump List – zu Deutsch Sprungliste – heißt diesmal das Zauberwort.

Was ist und wie funktioniert eine Sprungliste?

“Mithilfe von Sprunglisten können Sie schnell die Dateien finden, mit denen Sie zuletzt gearbeitet haben. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf der Taskleiste auf ein Programmsymbol, um eine Liste der zuletzt geöffneten Dateien anzuzeigen. Sie können auch Dateien, die Sie regelmäßig verwenden, an eine Sprungliste heften. In einigen Sprunglisten werden Befehle für häufig Aufgaben angezeigt …”

Soweit die Erklärung aus der Windows 7-Hilfe – gut verständlich, wie ich finde.

Um eine Sprungliste aufzurufen, klicke ich also mit der rechten Maustaste auf das Word-, Excel-, PowerPoint- oder eben auch Outlook-Symbol in der Taskleiste. Nun sehe die zuletzt verwendetet Dateien – hier am Beispiel von Word.

Doch es wir noch produktiver: Wenn ich nämlich mit der Maus auf einen Dateinamen zeige, erscheint am Ende eine kleine Pin-Nadel. Mit der hefte ich die Datei dauerhaft in der Sprungliste an.

Soviel zur Theorie … und wo ist nun die Sprungliste in Outlook?

Mit einem Rechtsklick auf das Outlook-Symbol bekomme ich nur folgende Möglichkeiten angeboten, aber leider keine zuletzt benutzen Dateien wie beispielsweise Formulare.

ich muss diese Jump List mit meinen Vorlagen (OFT-Dateien) oder auch mit im Dateisystem gespeicherten MSG-Dateien selber bestücken.

Um z.B. eines meiner Formulare (Zeit sparen bei Alltagsaufgaben: Vorlagen auch in Outlook) in diese Liste aufzunehmen, ziehe ich die OFT-Datei – wie in der folgenden Abbildung gezeigt – mit gedrückter rechter Maustaste aus dem Fenster des Windows Explorers auf das Outlook-Symbol in der Taskleiste.

Nachdem ich die Sprungliste von Outlook somit erweitert habe, reicht künftig ein Rechtsklick auf das Outlook-Symbol in der Taskleiste, um die Sprungliste anzuzeigen.

Eine zweiter, diesmal linker Mausklick öffnet dann eine Kopie der gewünschten Outlook-Vorlage.

Fazit

Sprunglisten in Windows 7 machen die Arbeit deutlich produktiver.

Auch hier spare ich im Laufe der Zeit etliche uneffektive Mausbewegungen (siehe dazu auch den Beitrag von Markus Hahner zu Word 2010 Der rechte Mausklick erspart Mauskilometer, Teil 1).