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Gelöst: Die Seitenzahlen aus Word in einer PDF-Datei wieder korrekt anzeigen

21.01.2019   Markus Hahner

Wer in Word ein Dokument mit Deckblatt und Inhaltsverzeichnis erstellt und dabei unterschiedliche Formate für Seitenzahlen verwendet, erlebt nach dem Export in eine PDF-Datei böse Überraschungen. Egal, welcher Reader zum Lesen der PDF verwendet wird: Der Wechsel zu einer bestimmten Seite scheint unmöglich, denn die Eingabe einer Seitenzahl führt nicht zur gewünschten Seite.

Dieser Blogbeitrag beschreibt, wie das Problem zu lösen ist.

Das ist die Ausgangssituation im Word-Dokument

  • Die Titelseite hat keine Seitenzahl,
  • im Vorwort und Inhaltsverzeichnis kommen die römischen Ziffern I bis VIII zum Einsatz,
  • der Hauptteil ist mit Seite 1 bis 87 durchnummeriert und
  • der Anhang wird mit A, B und C nummeriert.
  • Macht alles zusammen 99 Seiten.

Für Word ist das mit Hilfe von Abschnitten kein Problem. Jedem Abschnitt lässt sich über Einfügen [1] > Seitenzahl [2] > Seitenzahlen formatieren [3] ein individuelles Zahlenformat [4] zuweisen.

Legen Sie ein individuelles Zahlenformat pro Abschnitt in Word fest

Legen Sie ein individuelles Zahlenformat pro Abschnitt in Word fest

Tipp, damit die Seitenzahl in der Word-Statusleiste korrekt angezeigt wird

Einfach am unteren Fensterrand mit der rechten Maustaste in die Statusleiste klicken und im Kontextmenü den Befehl Formatierte Seitenzahl mit einem Häkchen versehen.

Lassen Sie die formatierten Seitenzahlen in der Word-Statusleiste anzeigen

Lassen Sie die formatierten Seitenzahlen in der Word-Statusleiste anzeigen

Anschließend werden die fortlaufende Seitennummer [1] und die via Zahlenformat formatierte Seitenzahl [2] in der Statusleiste von Word angezeigt.

Ein Blick in die Statusleiste informiert: Fortlaufende und formatierte Seitenzahl im Vergleich

Ein Blick in die Statusleiste informiert: Fortlaufende und formatierte Seitenzahl im Vergleich

Warum die Navigation in der PDF-Datei nicht klappt

Wird das so nummerierte Word-Dokument in eine PDF-Datei umgewandelt, erscheinen in der PDF die Seitenzahlen wie in Word hinterlegt. Alles gut, oder? Nicht ganz, denn beim gezielten Anspringen einer Seite im PDF-Dokument kommt Frust auf.

Wird im Adobe Acrobat Reader oben in der Werkzeugleiste die Seitenzahl 3 [1] eingegeben und mit Enter bestätigt, landet man nicht auf Seite 3 sondern auf Seite II [2].

Bei der Eingabe der Seitenzahl springen Sie zur falschen Seite

Bei der Eingabe der Seitenzahl springen Sie zur falschen Seite

Die Ursache: In der PDF-Datei werden die Seitenzahlen unabhängig von den Word-Zahlenformaten einfach fortlaufend nummeriert. Die Titelseite ist Seite 1, es folgen die Seiten des Vorworts und somit führt die Eingabe von 3 zu Seite II.

So lässt sich das Problem beheben

Die Lösung erfolgt über eine nachträgliche Nummerierung in der PDF-Datei. Hierzu ist ein Programm wie Adobe Acrobat erforderlich (die Vollversion, nicht der Adobe Acrobat Reader!). Hier im Beispiel kommt Adobe Acrobat Pro DC, Version 2019, zum Einsatz.

Die Schritte zur Korrektur des Deckblatts

  • Die mit Word erzeugte PDF-Datei wird in Adobe Acrobat geöffnet. Ein Klick links auf die Schaltfläche Seitenminiaturen [1] schaltet die Anzeige der einzelnen Seiten [2] ein.

    Seitenminiaturen im Adobe-Acrobat öffnen

    Seitenminiaturen im Adobe-Acrobat öffnen

  • Im Bereich der Seitenminiaturen wird per Rechtsklick auf die Titelseite im Kontextmenü der Befehl Seitenbezeichnung aufgerufen.
  • Im folgenden Dialogfeld wird bei Seiten die Auswahl von Ausgewählte [1] belassen.
  • Bei Nummerierung wird das Optionsfeld Neuer Abschnitt [2] gewählt, bei Stil [3] die Auswahl 1, 2, 3, …
  • Bei Präfix [4] wird ein T für Titelseite eingetragen und bei Start [5] bleibt der Wert 1 bestehen.

    Passen Sie die Seitennummerierung für die Titelseite an

    Passen Sie die Seitennummerierung für die Titelseite an

Nach Verlassen des Dialogfelds mit OK wechselt bei den Seitenminiaturen unterhalb der Titelseite die Seitenzahl von 1 auf T1. Ab sofort kann die Titelseite mit Eingabe der neuen Seitenzahl T1 in der Werkzeugleiste [1] direkt angesprungen werden.

Die neue Seitenzahl kann jetzt sofort angesprungen werden

Die neue Seitenzahl kann jetzt sofort angesprungen werden

So geht’s mit Vorwort, Inhaltsverzeichnis und Anhang weiter

  • Links in den Seitenminiaturen werden die (neuen) Seiten 1 bis 8 markiert.
  • Dann wird wieder per Rechtsklick das Dialogfeld Seitenbezeichnung aufgerufen.
  • Diesmal sind das die Einstellungen:
    Seiten > Ausgewählte, Nummerierung > Neuer Abschnitt, Stil > I, II, III, Präfix > leer und Start > 1.

    Weiter geht's mit der Seitennummerierung für den Vorspann und das Inhaltsverzeichnis

    Weiter geht’s mit der Seitennummerierung für den Vorspann und das Inhaltsverzeichnis

  • Nach einem Klick auf OK werden die Seitenzahlen bei den Seitenminiaturen korrigiert.
  • Zum Schluss werden noch die drei Anhang-Seiten markiert: Sie erhalten die Nummerierung A, B, C.

Fazit

Wird jetzt in der Werkzeugleiste die Seitenzahl 3 eingegeben, zeigt der PDF-Reader auch Seite 3 an. Das Eintippen von III führt zu Seite 3 im Vorwort. Um zur dritten Seite des Anhangs zu springen, lautet die Eingabe C.
Beim Blättern innerhalb der PDF über die Bildlaufleiste zeigt der Adobe Acrobat Reader die korrekt formatierten Seitenzahlen an. Die Seitenzahlen aus dem Word-Dokument stimmen nun mit denen in der PDF überein.
So erscheinen die formatierten Seitenzahlen in Adobe Acrobat (Reader)

So erscheinen die formatierten Seitenzahlen in Adobe Acrobat (Reader)

Vorsicht Falle: Die Anzeige der in der PDF-Datei geänderten Seitenzahlen muss vom PDF-Anzeigeprogramm auch unterstützt werden. Beim Adobe Acrobat, beim Adobe Acrobat Reader oder beim Foxit Reader klappt das. Wird die PDF hingegen mit Microsoft Edge, PDF24 oder Soda PDF geöffnet, erscheinen die Seitenzahlen falsch.

Über den Autor

Markus Hahner

- Dipl.-Ing. (FH) mit über 35 Jahren Berufserfahrung in der IT-Branche
- Zertifizierter Office-Trainer mit dem Schwerpunkt Word, VBA und XML
- Projekterfahrener Berater beim Office-Rollout
- Entwickler CI-gerechter Office-Vorlagen mit angepasstem Menüband
- Fachbuchautor u. a. bei Microsoft Press und video2brain-Trainer zu Word
- Video-Blogger zu Themen rund um Word unter schauen-statt-lesen.de

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