Office-Blog

Word-Seriendruck: Prozentwerte aus Excel korrekt anzeigen

Eine weitere Praxisfrage im Seriendruck-Kurs bei den Office-Kompetenztagen lautete:
Wie lassen sich Prozentwerte, die aus Excel kommen, im Seriendruck korrekt darstellen?

Denn was in Excel korrekt als 6,5 % angezeigt wird, erscheint in Word plötzlich als 6,5000000000000002E-2.  Oder aus 17,5 % wird 0,17499999999999999 etc.

Die Lösung dieses Problems erfolgt in zwei Schritten.

Warum Word die Prozente aus Excel nicht korrekt anzeigt

In Excel werden Zahlen, denen das Prozentformat zugewiesen wurde, mit Hundert multipliziert und auf die angegebene Anzahl von Dezimalstellen gerundet. Da Excel mit bis zu 15 Nachkommastellen rechnet, kommt es bei der Übergabe nach Word zu unerwarteten Ergebnissen.

Für die Lösung des Problems werden ein berechnetes Feld und ein Formatschalter gebraucht.

Schritt 1: Das Seriendruckfeld Rabatt einfügen und erweitern

Das Seriendruckfeld Rabatt wird wie zunächst gewohnt eingefügt. Es muss dann für die korrekte Anzeige in Word mit 100 multipliziert werden. Dazu wird ein weiteres Feld erstellt, das die Berechnung des Rabatt-Feldes erledigt. Hier die Schritte im Detail:

  1. Register Sendungen > Seriendruckfeld einfügen > Rabatt.
  2. Mit Alt+F9 die Feldfunktionen anzeigen lassen. Für den eingefügten Rabatt ist diese Feldfunktion zu sehen: {Mergefield Rabatt}.
  3. Doppelklick auf die geschweifte Klammer {, um das Feld zu markieren.
  4. Mit Strg+F9 ein weiteres Feld erzeugen. Das Rabatt-Feld ist nun in das neue Feld integriert: { {Mergefield Rabatt} }.
  5. Diese Feldkonstruktion nun wie folgt ergänzen: {= {Mergefield Rabatt} *100 }.

Schritt 2: Den Formatschalter einrichten

Das neu berechnete Feld erhält nun noch das Format, das eine Nachkommastelle und das Prozentzeichen anzeigt. So geht’s:

Vor der zweiten Klammer } den Formatschalter \# “0,0%“ hinzufügen
Das komplette Feld sieht jetzt so aus: {= {Mergefield Rabatt} *100 \# “0,0%“}.

 

Zum Abschluss wird mit Alt+F9 die Anzeige der Feldfunktionen wieder ausgeschaltet. Fertig, der Seriendruck kann beginnen.

TIPP
Wie Euro-Beträge, die aus Excel kommen, im Seriendruck in Word fehlerfrei dargestellt werden, lesen Sie in diesem Blogbeitrag vom 1.7.2017.

06.07.2017  

Über den Autor

Hildegard Hügemann

- Dipl.-Informatikerin
- Zertifizierte Office-Trainerin mit den Schwerpunkten Excel, Access, Word
- Entwicklerin von Excel-Tools zur Projekt-, Produktions- und Verkaufssteuerung
- Coach bei der Datenaufbereitung mit Access, Power Query und Power Pivot
- Entwicklerin von Access-Datenbanken für Mittelständler und Behörden
- Bloggerin zu Excel und Access auf www.huegemann-informatik.de
- Autorin für Microsoft Press, dpunkt.verlag und das »Projekt Magazin«

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2 Comments so far

2 Tipps für weniger Ärger mit Excel beim Seriendruck in Word | huegemann-informatik.dePosted on  4:22 pm - Jul 8, 2017

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Word-Seriendruck: Euro-Beträge aus Excel korrekt anzeigen – office-kompetenz.dePosted on  4:06 pm - Jul 6, 2017

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