Office-Blog

Die 4 Vorteile der Funktion “Zuletzt verwendet”

Eine der Funktionen, die ich im Backstage-Bereich der Office 2010-Programme besonders häufig und gern nutze, ist die Liste Zuletzt verwendet. Sie bietet mir mehrere Vorteile beim Verwalten von Dateien, die ich bisher geöffnet habe und die ich oft verwende.

Vorteil 1: Die Anzahl der angezeigten Dateien deutlich erhöhen

Über die Befehlsfolge Datei – Optionen – Erweitert – Anzeigen kann ich die Anzahl der zuletzt verwendeten Dateien auf bis zu 50 erhöhen (bis Office 2003 waren es maximal 9).

Liste Zuletzt verwendet in Office 2010: Anzahl der Dateien erhöhen

Vorteil 2: Wichtige Dateien immer im Blick behalten

Mit einem Klick auf die Pinnwand-Nadel rechts neben dem Dateinamen kann ich wichtige Dateien fixieren. Sie bleiben dann immer in der Liste. Und während die ältesten Dateien aus der Liste verschwinden, wenn neue geöffnet werden, bleiben die fixierten so lange in der Liste, bis ich die Nadel mit einem erneuten Klick von Blau auf Grau schalte.

Eine Datei in der Liste fixieren

Vorteil 3: Verschobene oder überflüssige Dateien aus der Liste löschen

Dateien, die ich per E-Mail bekomme, speichere ich oft erst einmal auf dem Desktop. Nachdem ich sie angesehen habe, verschiebe ich sie dann an ihren endgültigen Speicherort. Versuche ich dann, sie aus der Liste der zuletzt verwendeten Dateien erneut aufzurufen, quittiert Office dies mit folgender Fehlermeldung.

Fehlermeldung "Ungültiger Pfad"

Hier bietet Office 2010 eine nützliche Neuerung gegenüber 2007: Mit einem Rechtsklick auf den Dateinamen kann ich die verschobene Datei aus der Liste entfernen.

Dateien aus Liste entfernen

Vorteil 4: Die Liste säubern

Zum Thema Aufräumen abschließend noch eine weitere nützliche Neuerung in Office 2010.

Per Rechtsklick auf einen beliebigen Eintrag in der Liste Zuletzt verwendet kann ich im Kontextmenü mit dem Befehl Nicht fixierte Elemente entfernen die Liste auf die Dateien reduzieren, die für mich wichtig sind und die ich daher mit einem blauen Pin versehen hatte.

Über den Autor

Ute Simon

- Von Microsoft seit mehreren Jahren als Most Valuable Professional (MVP)
  für PowerPoint ausgezeichnet
- Microsoft Press-Autorin, Microsoft Certified Trainer
- Autorin für »PowerPoint aktuell« (www.powerpoint-aktuell.de)

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Kommentare zu 2s

Auf zuletzt verwendete Dateien noch schneller zugreifenVeröffentlicht am  5:06 pm - Apr 14, 2010

[…] Ergänzung zum Beitrag ”Die 4 Vorteile der Funktion Zuletzt verwendet” hier noch eine Option, die den Zugriff auf wichtige Dateien enorm beschleunigt. Gemeint ist die […]

Dietmar GieringerVeröffentlicht am  4:12 pm - Apr 10, 2010

Hallo Ute,

durch Deinen Blogbeitrag kann ich jetzt endlich nicht mehr benötigte Dateiverweise aus meiner Liste löschen. 🙂 Ich hatte den Rechtsklick in der Dateiliste bislang einfach nicht ausprobiert, weil dieser Rechtsklick in Office 2007 keinerlei Auswirkungen auf die Dateiliste hatte.

Eines ist mir durch meine Löscherei noch aufgefallen:

Dateien, die mit der blauen Pin-Nadel fixiert wurden, bleiben in Office 2010 ganz oben AM ANFANG DER LISTE stehen. In Office 2007 wurden die (damals noch mit grünen Pin-Nadeln) fixierten Dateien zwar in der Liste gehalten, allerdings wurden sie durch neu hinzukommende Dateiverweise immer weiter nach unten verschoben.

Durch die Fixierung am oberen Ende der Liste habe ich jetzt einen viel schnelleren Zugriff auf meine wichtigsten Dateien und muss endlich nicht mehr nach den Nadeln suchen.

Viele Grüße
Dietmar Gieringer

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