Office-Blog

Der Zeitaufwand bei Auswertungen lässt sich mit gut aufgestellten Formeln deutlich verringern – statt mehrerer Formeln reicht eine einzige. Hier das Beispiel einer Tabelle mit Verkaufszahlen. Für jede Filiale soll der Maximalwert zwischen 2004 und 2009 hervorgehoben werden. Ein Fall für die Bedingte Formatierung.

Doch wie lässt sich die Regel mit nur einer einzigen Formel definieren?

Die Bedingte Formatierung aufrufen

Dazu gehe ich wie folgt vor:

• Zunächst markiere ich alle Verkaufszahlen von C5 bis H9. Die aktive (weiße) Zelle ist C5.
• Auf der Registerkarte Start klicke ich auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung und wähle Neue Regel.
• Unter Regeltyp auswählen markiere ich den letzten Eintrag, Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden.
• Excel blendet nun das unten gezeigte Dialogfeld Neue Formatierungsregel ein.

Die Formel für die neue Regel Schritt für Schritt aufbauen

• In diesem Dialogfeld klicke ich in das Eingabefeld der Regelbeschreibung und gebe zu Beginn ein Gleichheitszeichen (=) ein.
• Dann klicke ich auf die Zelle C5. Im Eingabefeld steht nun =$C$5.
• Ich betätige dreimal die Taste F4 und ändere so die Adressierungsart von =$C$5 auf =C5. Aus einem komplett absoluten Bezug (mit zwei $-Zeichen) wird so ohne lästiges (und fehlerträchtiges) Tippen ein komplett relativer Bezug.
• Ich füge ein zweites Gleichheitszeichen, die Funktion MAX sowie eine öffnende Klammer hinzu.
  Im Eingabefeld steht nun =C5=MAX(
• Als nächstes markiere ich per Maus die zur aktiven Zelle C5 gehörenden Daten. Das sind  in der aktuellen Zeile also die Zellen C5 bis H5. Im Eingabefeld steht jetzt =C5=MAX($C$5:$H$5.
  Excel interpretiert also auch hier das Markieren mit der Maus als absolute Zelladressierung.
• Wieder ändere ich mit der Taste F4 die Bezugsart – allerdings drücke ich diesmal nur zweimal die F4-Taste. So erhalte ich keine komplett relative Adressierung, sondern die $-Zeichen vor den Spalten bleiben erhalten.
  Der Grund: In jeder Zeile geht der zu untersuchende Bereich stets von Spalte C bis H – deshalb werden die Spaltenadressen mit dem $-Zeichen fest definiert. Die Zeilennummer hingegen muss sich von Zeile 5 bis 9 ändern, darf also nicht fest, sondern muss veränderlich sein.
• Nach Eingabe einer schließenden Klammer lautet die fertige Formel  =C5=MAX($C5:$H5).

Fazit: Mit der Taste F4 kann für eine markierte Zelladresse zwischen den vier möglichen Bezugsarten im Handumdrehen umgeschaltet werden.

Zum Schluss noch die gewünschte Formatierung auswählen

Nach einem Klick auf die Schaltfläche Formatieren wähle ich im Register Ausfüllen die gewünschte Zellfarbe aus und schließe alle Dialogfelder mit OK.

Die fertigen Einstellungen im Dialogfeld für die Formatierungsregel sehen dann wie folgt aus.

Als Ergebnis meiner formelbasierten Regel wird – wie unten gezeigt – in der Tabelle mit den Verkaufszahlen in jeder Filialzeile die Zelle mit dem höchsten Wert farbig hervorgehoben.