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Office 365 | Wo speichere ich meine Dateien eigentlich ab – SharePoint oder OneDrive for Business?

14.04.2018   Kai Schneider

Wir nutzen bei office-kompetenz seit Jahren Office 365 und oft stellen sich die Kollegen oder auch ich mir selbst die Frage, wo speichere ich das Word-Dokument oder die Excel-Tabelle hin. OneDrive for Business oder doch auf den SharePoint? Seit ein paar Monaten sogar noch eine weitere Alternative: TEAMS.

Mein Versuch ein bisschen Licht ins Dunkle zu bringen

Um den Unterschied OneDrive – SharePoint zu verstehen, macht es Sinn, sich erstmal einen Überblick zu verschaffen.

Was ist OneDrive?

OneDrive ist ein Cloudspeicher für Dokumente, den Microsoft in zwei Varianten anbietet. OneDrive Personal und OneDrive for Business.

OneDrive Personal ist der kostenlose Cloudspeicher, den jede Privatperson kostenlos erstellen und nutzen kann. Mit einer Microsoft Live-ID oder einer E-Mail-Adresse bei outlook.com bzw. outlook.de erhält man 5 GB kostenlosen Speicher, ähnlich wie bei Dropbox.

Man kann mit diesem Dienst Dokumente in die Cloud laden, diese mit Freunden und Bekannten teilen, von überall aufrufen, wo eine Verbindung ins Internet besteht. OneDrive Personal ist keine Businesslösung.

OneDrive for Business im Browser und Datei Explorer

OneDrive for Business hingegen ist wie der Name schon verrät für den Einsatz in Firmen konzipiert und Bestandteil von Office 365. Im Grunde ist OneDrive for Business das Home-Laufwerk für den Anwender nur nicht mehr auf dem Server der Firma, sondern in der Cloud. Auf Wunsch mit einer lokalen Kopie auf seinem eigenen Rechner.

Man kann wie gewohnt eine Ordnerstruktur erstellen, Dokumente speichern, kopieren und löschen. OneDrive for Business hat nur den Vorteil, dass ich auf die Dateien nicht nur vom PC darauf zugreifen kann, sondern von jedem internetfähigen Gerät. Und, die Dateien haben automatisch eine Revisionskontrolle, frühere Zustände können also jederzeit wiederhergestellt werden. Gelöschte Elemente befinden sich standardmäßig noch 90 Tage im Papierkorb und können natürlich vom Anwender auch wieder zurückgeholt werden. Der Stand der Dateien in der Cloud und einer lokalen Kopie sind immer synchron.

OneDrive for Business im Browser und Datei Explorer

OneDrive for Business im Browser und Datei Explorer

Weiter können die Dokumente innerhalb von OneDrive for Business an andere Personen freigegeben werden, ohne dass dies ein Administrator vornehmen muss. Die Freigabe erfolgt entweder für ein einzelnes Dokument oder einen Ordner. Freigaben können mit den Berechtigungen Nur lesen, bearbeiten und/oder zeitlich begrenzt erteilt werden. Die Freigaben können selbstverständlich jederzeit widerrufen werden.

OneDrive for Business Freigabe (Teilen)

OneDrive for Business Freigabe (Teilen)

Dokumente, die freigegeben wurden, können in Echtzeit gemeinsam bearbeitet werden (Word, Excel, PowerPoint). Man sieht live die Änderungen seiner Kollegen und bekommt angezeigt, wer im Dokument was gerade bearbeitet.

Sicherheit ist bei OneDrive for Business großgeschrieben. Für OneDrive for Business können unternehmensweite Compliance- und Sicherheitsrichtlinien festgelegt werden, damit sensible und unternehmenskritische Daten nicht in die Cloud gelangen.

Über das sogenannte Admin-Center können Gerätezugriffe festgelegt werden. Das bedeutet, dass Daten auf einem verloren gegangenen Notebook oder einem gestohlenen Handy gelöscht werden können.

OneDrive im Office 365 Admin-Center

OneDrive im Office 365 Admin-Center

Wenn man über einen Browser auf OneDrive for Business zugreift, sieht man seine eigenen Ordner und Dateien und zusätzlich im Bereich Mit mir geteilt alle Dokumente, die von Kollegen freigegeben wurden. In der Favoritenliste finde ich die Dokumente, an denen ich mitarbeite oder die für mich wichtige Infos enthalten.

Geteilte Dokumente in OneDrive for Business

Geteilte Dokumente in OneDrive for Business

Im Bereich Entdecken sammelt OneDrive for Business relevante Dokumente für mich. Das sind alle Dokumente, die mir gehören oder die für mich freigegeben wurden, an denen zurzeit oder kürzlich aktiv gearbeitet wurde. OneDrive for Business setzt dabei aber nicht Berechtigungsstrukturen außer Kraft. Es werden also keine Dokumente angezeigt, die für mich nicht freigegeben wurden.

Dateien entdecken in OneDrive for Business

Dateien entdecken in OneDrive for Business

Was ist SharePoint?

Allerdings ist mit SharePoint noch vieles mehr möglich. So lassen sich ganze Teamwebseiten mit bspw. Diskussionsrunden, Blogs, Wikis, Kalendern, Aufgabenlisten und vielem mehr erstellen, während OneDrive for Business als Dokumentablage beschränkt bleibt. Da sich mit SharePoint außerdem ganze Webseiten aufbauen lassen, wird SharePoint häufig für Projektmanagement, als Intranet Portal und für vieles mehr verwendet. SharePoint eignet sich also vor allem für Firmen mit mehreren individuellen Teams, deren Mitglieder an mehreren Dokumenten zugleich arbeiten möchten und dabei noch erweiterte Features benötigen.

SharePoint ist also ein zentraler Ort für Teams oder Projekte und wurde für die Zusammenarbeit konzipiert. Auf SharePoint können Dokumentenbibliotheken erstellt werden. In diese Bibliotheken können ebenfalls Dateien hochgeladen und geteilt werden. Das gemeinsame, zeitgleiche Arbeiten an Dokumenten ist wie in OneDrive for Business möglich. Zusätzlich können in SharePoint aber zu jeder Datei noch sogenannte Metatags hinzugefügt werden, die die Suche, Filterung o.ä. erleichtern.

Aber auf SharePoint können nicht nur Bibliotheken angelegt werden, sondern auch Kalender, Listen und alle Arten von Kommunikationsmöglichkeiten wie Unterhaltungen, Nachrichten und  Diskussionboards  ermöglicht werden.

SharePoint mehr als Dateiablage

SharePoint mehr als Dateiablage

Dokumente, die auf SharePoint hochgeladen werden, sind automatisch für alle Mitarbeiter bzw. einen festgelegten Teil der Kollegen zugänglich.

Dateien können aber auch an Kollegen außerhalb des Teams oder außerhalb der Firma geteilt werden, wenn die Compliance-Richtlinien das erlauben. SharePoint ist also das Pendant zu Netzlaufwerken auf einen Datei-Server.

Auch auf dem SharePoint werden die Dateien automatisch versioniert, sofern diese Option gesetzt wurde. Eine frühere Version kann dann jederzeit und problemlos wiederhergestellt werden.

Versionierung einschalten in einer SharePoint-Bibliothek

Versionierung einschalten in einer SharePoint-Bibliothek

Auch ein Papierkorb steht wie bei OneDrive for Business zur Verfügung.

Der Zugriff auf die Dokumente im SharePoint erfolgt üblicherweise über den Browser. Die Dateien können aber offline auf den PC zur Verfügung gestellt werden und somit in die lokale Ordnerstruktur integriert werden. Die Dokumente können somit entweder über den Browser oder das Dateisystem geöffnet und bearbeitet werden. Änderungen werden sofort synchronisiert.

SharePoint-Bibliothek im Datei-Explorer

SharePoint-Bibliothek im Datei-Explorer

Was unterscheidet nun OneDrive for Business und SharePoint?

Der technische Hintergrund für beide Dienste ist derselbe. OneDrive for Business ist ein Teil von SharePoint. der Hauptunterschied ist, dass SharePoint für die Zusammenarbeit im Team spezialisiert ist, OneDrive for Business hingegen als persönlicher Speicherplatz für Mitarbeiter eines Unternehmens entwickelt wurde.

Dokumente, die in OneDrive für Business gespeichert werden, sind also erstmal privat, die Freigabe für Kollegen muss aktiv eingestellt werden.

Dokumente, die auf SharePoint geladen werden, sind im Unterschied zu OneDrive for Business automatisch für alle veröffentlicht bzw. sichtbar, die Zugriff auf SharePoint haben.

Und wo lege ich meine Dateien jetzt ab?

Sinnvollerweise braucht man eine kleine Entscheidungsmatrix für die Dateiablage, die für mich als auch für die Firma passt. Da ich und auch meine Kollegen in Seminaren oft gefragt werden, wo denn nun der Unterschied zwischen der Dateiablage in OneDrive for Business und SharePoint liegt, habe ich mal meine Denkweise zusammengeschrieben. Vielleicht hilft mein Gedankenspiel eine Strategie für unsere Teilnehmer, deren Firmen und für jeden meiner Kollegen zu entwickeln.

Meine Entscheidungsmatrix

Ich nutze OneDrive for Business als Dokumentenspeicher, wenn…

… nur ich Zugriff auf das Dokument benötige.

Dokumente werden in OneDrive for Business standardmäßig ohne Freigaben für andere Personen gespeichert, also der ideale Ort für Dokumente, die aktuell niemand aus mir benötigt.

   … nur wenige Personen Zugriff auf das Dokument haben sollen.

Wenn nicht jeder aus unserem office-kompetenz-Team Zugriff auf ein Dokument benötigt macht es auch Sinn, das Dokument in OneDrive for Business abzulegen und die Berechtigungen manuell zu setzen.

   … es keinen passenden SharePoint-Bereich gibt, zu der das Dokument zu zuordnen ist und für das Thema kein eigener Bereich auf dem SharePoint nötig ist.

Ich nutze SharePoint als Dokumentenspeicher, wenn…

… das Dokument sinnvoll für unser ganzes Team ist.

… das Dokument in einen Workflow eingebunden werden soll.

Welche Strategie ist die richtige für Sie bzw. Ihr Unternehmen?

Wie immer kann eine solche Frage nicht pauschal beantwortet werden, da jedes Unternehmen individuell ist und je nach Unternehmenskultur und gesetzlichen Rahmenbedingungen unterschiedliche Lösungen benötigt werden.

  • Stellen Sie intern Regeln auf, wann auf dem SharePoint eine neue Team- oder Projekt-Seite erstellt werden soll.
  • Stellen Sie Regeln auf, für welche Projekte und Themen in SharePoint neue Seiten erstellt werden sollen.
  • Wann immer ein Dokument dann in eine solche Team- oder Projekt-Seite passt, muss es auch dort gespeichert werden.
  • Passt das Dokument in keine bestehende SharePoint-Seite und entspricht das Thema auch nicht den Regeln für eine neue SharePoint Webseite, sollte das Dokument in OneDrive for Business gespeichert und ev. anschließend mit dem passenden Personenkreis geteilt werden.
  • Stellen Sie klare Richtlinien auf, welche Dokumente immer auf SharePoint abgelegt werden müssen und welche Dateien besser auf OneDrive for Business aufgehoben sind.
  • Überprüfen Sie, ob die Regeln für OneDrive for Business bzw. SharePoint noch sinnvoll sind oder ob sie überarbeitet werden müssen
  • Löschen oder erstellen Sie entsprechende die Team- bzw. Projekt-Seiten auf dem SharePoint.

Zusammenfassung

OneDrive for Business und SharePoint sind zwei Dienste, die den gleichen technologischen Ursprung haben, aber für unterschiedliche Ziele konzeptioniert werden. Die beiden Dienste verschmelzen aber weiter, so nutzen sie inzwischen den gleichen OneDrive-Sync-Client (Next-Generation-Client) und die gleiche mobile App und werden wohl auch in Zukunft immer mehr verschmelzen.

Gegenüberstellung OneDrive - SharePoint

OneDrive vs. SharePoint

Mehr Infos zu Office 365, OneDrive, SharePoint und Co. können Sie bei den Office 365-Kompetenztagen und bei dem anschließenden Workshop Weniger administrieren, mehr erreichen: Zusammenarbeit mit SharePoint 365 organisieren vom 17.-20. Juni 2018 in Fulda erhalten.

Das Tutorial als PDF zum Download finden Sie hier.

Über den Autor

Kai Schneider

- Langjähriger IT-Leiter und erfahren im Zusammenspiel von Outlook & Exchange
- Chefredakteur von »Outlook inside«
- Zertifizierter Office-Trainer mit den Schwerpunkten Outlook, Word, OneNote
- Zertifizierter Microsoft Cloud Specialist und Office 365
- Praxiserprobter Experte für mittelständische Firmen zu Office 365
- Profi für das Virtualisieren von Office- und Windows-Schulungsumgebungen
- Fachbuchautor und video2brain-Trainer zu Outlook, OneNote und Office 365

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