Office-Blog

Die meisten meiner Termine plane ich in Outlook. Bin ich ausnahmsweise mal ohne Notebook unterwegs, kann ich mich an einen wichtigen Termin per SMS an mein Handy erinnern lassen. Damit das funktioniert, ergänze ich Outlook um einige Zeilen VBA.

Outlook versendet dann einen kurzen Text von maximal 168 Zeichen an mein Handy. Ohne jegliche Synchronisierung.

Was ist zu beachten?

Zunächst muss ich den E-Mail-Empfang per SMS freischalten lassen (siehe unten).

Außerdem muss Outlook natürlich ständig mit dem Internet verbunden sein, damit die Nachrichten nicht im Postausgang stecken bleiben.

So ergänze ich Outlook

1. In Outlook starte ich mit ALT+F11 den VBA-Editor.
2. Dort öffne ich auf der linken Seite ThisOutlookSession.
3. Im daraufhin erscheinenden Code-Fenster klicke ich am oberen Rand auf den kleinen Pfeil neben Allgemein. In der folgenden Liste wähle ich den Eintrag Application.
4. Anschließend klicke ich auf den kleinen Pfeil neben ItemSend und wähle in der Liste den Eintrag Reminder.

   

5. Dann füge ich den folgenden Code zwischen das eben erstellte Gerüst ein.Dim strTerminInfo As String
   Dim olRemindMail As MailItem

   If TypeName(Item) = „AppointmentItem“ _
   And Item.Importance = olImportanceHigh Then
   strTerminInfo = „Termin (“ & Format(Item.Start, „ddd dd.mm. hh:nn“) & _
   „-“ & Format(Item.End, „hh:nn“) & „): “ & Item.Subject
   Set olRemindMail = Outlook.CreateItem(olMailItem)
   With olRemindMail
   .Subject = strTerminInfo
   .Recipients.Add „0176199729000@o2online.de“  ‘Nummer anpassen
           .Send
   End With
   End If

6. Abschließend klicke ich auf Speichern und schließe den VBA-Editor.

Einen Termin zum Versand als SMS vorbereiten

Nun erstelle ich einen neuen Termin, trage alle erforderlichen Informationen ein und führe dann noch folgende Schritte aus:

1. Ich aktiviere die Erinnerung und stelle den gewünschten Erinnerungszeitraum ein.
2. Ganz rechts im Menüband in der Gruppe Kategorien wähle ich Wichtigkeit: Hoch, nur dann erhalte ich eine Nachricht aufs Handy.

   

3. Zum Schluss speichere ich den Termin.

FAZIT: Wenn ich meinen Schreibtisch verlasse und Outlook gestartet ist, versendet es zum voreingestellten Zeitpunkt eine SMS mit der Terminerinnerung. Wow, so kann ich keinen wichtigen Termin mehr vergessen, auch wenn ich mein Outlook mal nicht dabei habe.

So wird der E-Mail Empfang per SMS je nach Provider freigeschaltet

T-D1: Eine SMS mit dem Text „OPEN“ an die T-D1-Kurzwahl 8000 senden. Die E-Mail Adresse lautet dann: DeineD1-Nummer@t-d1-sms.de

Vodafone-D2: Mit dem Handy die D2-Nummer 22 90 01 anrufen und und komfortabel ein D2-E-Mail-Konto einrichten. Die E-Mail-Adresse lautet dann DeineD2-Nummer@d2mail.de.

Eplus: Eine Kurznachricht mit dem Wort START an die Nummer 7 67 62 45 (S-M-S-M-A-I-L) senden. Die E-Mail Adresse folgt kostenlose Kurznachricht.

o2: Eine SMS mit dem Inhalt „START“ an die Nummer 36245 (EMail) schicken.