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Excel-Tutorial: Mit Power Query und Pivot die Altersstruktur einer Firma lückenlos darstellen

19.12.2018   Hildegard Hügemann

Die Kenntnis der Altersstruktur der Mitarbeiter/innen ist für viele Unternehmen essentiell. Die Analyse wird oft auf folgende Weise erstellt:
1) Zunächst wird der aktuelle Bestand der Beschäftigten beschafft, der Zu- und Abgänge berücksichtigt.
2) Dann wird das Alter der Beschäftigten berechnet.
3) Liegen die Informationen zu 1) und 2) vor, wird ermittelt, wie viele Personen zu jeder Altersgruppe gehören. Dafür werden die Altersangaben gruppiert.

Schritt 3 lässt sich über eine Pivot-Auswertung realisieren. Allerdings stellen sich dabei folgende Fragen:

  • Wie lässt sich AUTOMATISIERT die Liste der aktuell Beschäftigten mit ihrem gegenwärtigem Alter bereitstellen?
  • Wie lässt sich das Alter ermitteln, ohne die Ausgangsdaten mit Zusatzspalten erweitern zu müssen?
  • Wie lässt sich sicherstellen, dass bei fehlenden Daten für eine Altersstufe die Achse im Pivot-Diagramm trotzdem lückenlos ist?

Die Lösung bringen zwei Abfragen, die über den Power Query-Editor generiert und anschließend beim Aufbau der Pivot-Tabelle genutzt werden. Das Pivot-Diagramm ist dann zum Schluss im Nu erstellt.

Der Einsatz von Power Query bringt noch einen weiteren Vorteil: Das Mindest- und Höchstalter der Beschäftigten lässt sich je nach Bedarf flexibel für die Pivot-Tabelle anpassen.

Ein TUTORIAL zeigt anhand zahlreicher Bildschirmfotos, wie die Lösung Schritt für Schritt aufgebaut wird. Wer mitmachen will, kann sich auch gleich die Übungsdatei herunterladen. Hier geht’s zum Tutorial und der Übungsdatei.

So geht’s leichter: In Power Query die passende Funktion finden

23.02.2017   Hildegard Hügemann

In Excel erhalte ich beim Eintippen von Formeln Hilfe durch IntelliSense. In Power Query funktioniert das überhaupt nicht. Gebe ich hier in der Formelsprache namens »M« etwas ein, fehlt der Komfort von IntelliSense komplett. Das erschwert die Arbeit. Ein zweites Hindernis ist, dass gewohnte Excel-Funktionen in der Sprache »M« oft andere Bezeichnungen haben. Als dritte Herausforderung erweist sich, dass die Formelsprache von Power Query zwischen Groß- und Kleinschreibung unterscheidet.

Logisch, dass ich nach einer Lösung für diese drei Probleme suchte. Am besten eine Funktionenliste mit Beschreibung und Beispielen. weiterlesen