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Office 365 | Die PowerApp „Help Desk“ installieren, konfigurieren und nutzen (Teil 3/3)

09.04.2019   Kai Schneider

Nachdem in Teil 1 die SharePoint-Liste erstellt (Datenbasis) und in Teil 2 die PowerApps App Help Desk erstellt und angepasst wurde , wird in Teil 3 nun Microsoft Flow so konfiguriert, dass der/die Administrator(en) der Help Desk-App eine Benachrichtigung erhalten, wenn ein Ticket erstellt wurde. Diese können dann die neuen Tickets delegieren, erledigen, zurückstellen, usw.

Auch wird der Informationsfluss an den/die Ersteller der Help Desk-Tickets festlegt, so dass dieser jederzeit automatisch über den Stand seines Tickets informiert ist.

In der Beispiel App, die Sie sich in Teil 2 heruntergeladen haben, ist der Flow für Sie schon vorbereitet und muss nur noch angepasst werden.

Ändern des Flows

1. Klicken Sie links im Menü auf Geschäftslogik und danach auf Flows.

2. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, melden Sie sich mit denselben Anmeldeinformationen an, die Sie bei der Registrierung verwendet haben bzw. mit Ihrem Office 365 Anmeldedaten.

3. Wählen Sie im oberen Menü Meine Flows aus.

4. Klicken Sie neben dem Flow HelpDeskFlow auf das Stiftsymbol.

5. Erweitern Sie die Aktion Get items.

6. Passen Sie die Websiteadresse und den Listennamen so an, dass sie der HelpDesk-SharePoint-Liste entsprechen, die Sie erstellt haben. Löschen Sie die vorherigen Werte raus, fügen unter Site-Address die URL zur SharePoint-Site ein, es wird unter Liste Name automatisch eine Liste mit allen möglichen Einträgen aufgehen.

7. Erweitern Sie den nacheinander Apply to each, Switch.

8. Erweitern Sie den Case NOT STARTET und die Outlook-Aktion Case not started notification.

9. Ersetzen Sie die englische Bezeichnung NOT STARTET durch Nicht gestartet.

10. Ändern Sie das Feld An, sodass der Inhalt der E-Mail-Adresse des HelpDesk-Administrators /der HelpDesk-Administratoren entspricht, die Sie in der App in Teil 2 festgelegt haben.

11. Ändern Sie auch bei allen anderen Schaltern die englische Bezeichnung in die jeweils passenden deutschen Bezeichnungen.

12. Klicken Sie auf Speichern entweder oben rechts oder unterhalb des Flows.

Wiedergeben der PowerApps-App

1. Klicken Sie im Webbrowser auf Apps.

2. Klicken Sie auf die Auslassungspunkte neben der PowerApps-App „Help Desk“.

3. Klicken Sie auf Wiedergeben.

4. Melden Sie sich als Help Desk User an und erstellen ein Ticket. Danach melden Sie sich als Help Desk Admin an und ergänzen Sie da Ticket.

5. Der Administrator/die Administratoren und auch der Ersteller des Tickets sollten immer per E-Mail über den Verlauf des Tickets informiert. Die Texte könn(t)en angepasst werden.

Geschafft– die erste PowerApps App ist fertig. Anpassung und Verbesserung sind natürlich jederzeit in Echtzeit möglich.

Zum Abschluss

Ich habe in meiner SharePoint-Liste noch eine zusätzliche Spalte Solution erstellt, in der die Lösung eingetragen wird. In den jeweiligen E-Mails (siehe oben) wird auf das jeweilige Element in der SharePoint-Liste verwiesen, so dass die Lösung des Problems auf diese Art schnell in der SharePoint-Liste erstellt und auch vom Fragesteller gelesen werden kann.

Zusammenfassung als Video

Das Microsoft Video zum PowerApps Beispiel Help Desk

Über den Autor

Kai Schneider

- Langjähriger IT-Leiter und erfahren im Zusammenspiel von Outlook & Exchange
- Chefredakteur von »Outlook inside«
- Zertifizierter Office-Trainer mit den Schwerpunkten Outlook, Word, OneNote
- Zertifizierter Microsoft Cloud Specialist und Office 365
- Praxiserprobter Experte für mittelständische Firmen zu Office 365
- Profi für das Virtualisieren von Office- und Windows-Schulungsumgebungen
- Fachbuchautor und video2brain-Trainer zu Outlook, OneNote und Office 365

5 Comments so far

FlorianPosted on  4:29 pm - Apr 17, 2019

Die Beschreibung ist einfach klasse und hat soweit funktioniert. Das einzigste was nicht funktioniert, sind die Benachrichtungen via E-Mail.

    Kai SchneiderPosted on  4:36 pm - Apr 17, 2019

    Hallo Florian,
    E-Mail-Adressen in der App (also Admin usw.) eingetragen?) Kommt im Flow eine Fehlermeldung? Wenn Sie mir eine E-Mail schreiben, dann kann ich nach Ostern mit Ihnen Kontakt aufnehmen und helfen.
    Viele Grüße und frohe Ostern!
    Kai Schneider

      FlorianPosted on  1:36 pm - Apr 18, 2019

      Hallo Kai,

      vielen lieben Dank für die schnelle Rückmeldung.

      ich habe es dann doch noch hinbekommen, war ein kleiner Schreibfehler. Somit konnte nicht abgeglichen werden.

      Jetzt hatt ein kleiner Test begonnen und da wurde noch eine kleinigkeit festgestellt:

      Nachdem das Ticket abgeschlossen ist, sollte ein User auch nichts mehr verändern können, sprich, den Text (Beschreibung) etc. nicht mehr ändern kann. Das wäre die einfache variante.

      Eine weitere wäre, wenn das Ticket geschlossen wird, der betreffende das bestätigen muss um es zu schließen.

      Wobei ein Sperrung danach vollkommen genügt.

      Ist das denn möglich.

      Dies ist mein erstes Projekt mit PowerApps und daher sind die Erfahrungen noch nicht so hoch.

Office 365 | Die PowerApp „Help Desk“ installieren, konfigurieren und nutzen (Teil 1/3) – office-kompetenz.dePosted on  11:53 am - Apr 9, 2019

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