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Excel 2010: Tabellen überwachen und analysieren (1)

24.08.2010   Dieter Schiecke

Die meisten Umsteiger auf Excel 2010 haben zuvor mit Version 2003 oder älter gearbeitet. Das Verwenden der bedingten Formatierung ist für diese Anwender eine besondere Herausforderung, denn sowohl Bedienung wie auch Leistungsumfang dieser Funktion haben sich stark verändert.

Mehrere Blogbeiträge werden daher beschreiben, wie die Bedingte Formatierung jetzt tickt und was sie leistet.

Excel 2010: Der Befehl Bedingte Formatierung im Menüband

Der Befehl Bedingte Formatierung befindet sich auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen und sieht je nach Auflösung und Größe des Bildschirms wie oben gezeigt aus.

Was leistet die Funktion Bedingte Formatierung in Excel 2010?

Die Bedingte Formatierung sorgt dafür, dass sich das Aussehen von Zellen automatisch ändert, wenn die Daten in den Zellen bestimmten Kriterien entsprechen.

  • Beispiel 1: Umsatzzahlen, die eine vorgegebene Schwelle über- oder unterschreiten, sollen in einer Tabelle hervorgehoben werden.
  • Beispiel 2: Wenn die Summe der Ausgaben den geplanten Kostenrahmen übersteigt, soll dies signalisiert werden, indem die Summenzelle gelb hinterlegt wird.
  • Beispiel 3: Für Kosten und Termine in einem Projekt soll ersichtlich sein, ob sie noch im Plan liegen. Dies soll mit unterschiedlich farbigen  Ampeln angezeigt werden

In vielen Tabellen gibt es solche oder ähnliche Aufgabenstellungen. Sie lassen sich bequem und übersichtlich mit Hilfe der Funktion Bedingte Formatierung realisieren.

Wie funktioniert die Bedingte Formatierung in Excel 2010?

Für die meisten der typische Überwachungs- und Kontrollaufgaben bietet Excel jetzt vorgefertigte Regeln, die auch Anwender ohne  Vorkenntnisse in die Lage versetzen, die Bedingte Formatierung in ihren Tabellen zu nutzen.

Nach einem Klick auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung bietet Excel 2010 Dutzende solcher Regeln. Häufig und gern genutzt werden Regeln zum Hervorheben von Zellen sowie Obere/untere Regeln.

Excel 2010: Häufig verwendete Regeln der Bedingten Formatierung

Häufig genutzte Regeln, die das Arbeiten enorm erleichtern

Regeln zum Hervorheben von Zellen (Abbildung oben links) lassen sich sehr leicht für Vergleiche nutzen.

  • Die Regeln Größer als und Kleiner als überwachen, ob sich Werte oberhalb oder unterhalb festgelegter Grenzen bewegen.
  • Die Regeln Zwischen und Gleich prüfen, ob sich Daten in einem bestimmten Wertebereich befinden oder mit einem Zielwert identisch sind.
  • Mit Textinhalt wird untersucht, ob Übereinstimmung mit einer bestimmten Zeichenkette – z.B. »Mahnung« – besteht.
  • Die Regeln unter Datum sind besonders nützlich für alle, die ihre Projekttermine mit Excel steuern. Mit wenigen Mausklicks lassen sich Datumsangaben im gleichen oder nächsten Monat, in der aktuellen oder kommenden Woche kennzeichnen.
  • Mit Doppelte Werte werden blitzschnell alle Daten in einem Bereich gefunden, die mehrmals oder auch nur einmal vorkommen. Fehler, die sich z.B. durch das doppelte Eingeben von Datensätzen eingeschlichen haben, werden so schnell entdeckt.

Über Obere/untere Regeln (in der Abbildung oben rechts) ist eine Analyse von Daten besonders leicht und schnell durchzuführen. Dies sind Regeln, die auch das Berechnen gleich noch erledigen. Denn Ohne Eingabe eine Formel kennzeichnet Excel …

  • die 10 größten oder kleinsten Werte eines Bereiches – die vorgegebene Anzahl von 10 lässt sich je nach Bedarf reduzieren oder erhöhen,
  • die oberen oder unteren 10% eines Datenreihe – natürlich sind auch andere Prozentwerte möglich,
  • Werte die über oder unter dem Durchschnitt eines Wertebereiches liegen.

Ausblick

Im zweiten Teil gibt es Beispiele für den Einsatz der beiden oben genannten Regelgruppen, u.a. einen Textvergleich, Unter- und Obergrenzen sowie Kennzeichnung bestimmter Projektterminen.

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Über den Autor

Dieter Schiecke

– Zertifizierter Office-Trainer mit den Schwerpunkten Excel, PowerPoint und Word
– Chefredakteur von »PowerPoint aktuell«
– Projekterfahrener Berater beim Umstieg auf neue Office-Versionen
– Routinierter Dienstleister beim Einführen firmengerechter Office-Vorlagen
– Autor für Microsoft Press, dpunkt.verlag und das »Projekt Magazin«

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