Excel: Datenschnitt mit Monatsnamen statt Monatsnummern
Wer eine Tabelle nach verschiedenen Kriterien filtern will, nutzt Datenschnitte. Diese visuellen Filter lassen sich schnell und einfach bedienen. Ein Klick, schon werden beispielsweise nur Daten zu einem bestimmten Artikel angezeigt. Enthält die Tabelle Datumsangaben, lassen sich die Tabelleneinträge mittels Datenschnitt auch monatsweise filtern. Dazu wird in einer Zusatzspalte aus den Datumsangaben der Monat ausgelesen. Das erledigt die Funktion MONAT. Das Problem: MONAT liefert Zahlen von 1 bis 12. Die erscheinen dann auch als Beschriftung im Datenschnitt. Verständlicher wäre es, wenn Monatsnamen statt Monatsnummern im Datenschnitt stehen. Das geht ganz einfach, wie die folgende Anleitung zeigt.
Fehlende Einträge in einer Excel-Liste finden, kennzeichnen und filtern
Vor dem Auswerten einer Liste prüfe ich, ob es komplett leere Spalten oder Zeilen gibt. Das ist fix erledigt: Klick in die Liste und dann mit Strg und den Richtungstasten nach unten sowie nach rechts die letzte Zeile und die letzte Spalte ansteuern. Tauchen dabei leere Spalten oder leere Zeilen auf, markiere ich diese und entferne sie mit Strg + Minus. So weit, so einfach. Doch wie ermittle ich fehlende Einträge in einer Excel-Liste? Durch die Liste scrollen? Bei umfangreichen Listen wäre das zu mühsam. Doch mit den folgenden drei Schritten ist das schnell erledigt.
Inhalte auf mehrere Spalten aufteilen mit 3 neuen Excel-Funktionen
Microsoft spendiert allen, die in Excel 365 Daten aus fremden Systemen bearbeiten müssen, neue Funktionen. Eine der typischen Aufgaben lässt sich damit einfacher erledigen: Inhalte auf mehrere Spalten aufteilen. Als Alternative zum Befehl Text in Spalten oder zu komplizierten Formellösungen mit LINKS, RECHTS, TEIL, FINDEN etc. hält Excel 365 jetzt neue Funktionen bereit: TEXTNACH, TEXTVOR und TEXTTRENNEN.
Mit 3 neuen Funktionen aus der Kategorie TEXT die Inhalte auf mehrere Spalten aufteilen
Das folgende Beispiel zeigt, welche Erleichterung diese 3 neuen TEXT-Funktionen bringen.
3 neue Befehle erleichtern Orientierung und Navigation in Arbeitsmappen
Spektakuläre Excel-Neuerungen wie XVERWEIS oder dynamische Arrayfunktionen sind vielen Anwendern bekannt und werden inzwischen gern genutzt. Andere Neuerungen hingegen bleiben nahezu unbemerkt, obwohl sie für ALLE Excel-Anwender hilfreich sind. Wer hat Sheetnummer, Arbeitsmappenstatistiken und Navigationsbereich schon entdeckt und ausprobiert? Alle drei Befehle hat Microsoft in Excel 365 eingebaut.
Diversity: Cartoons in PowerPoint 365 farblich anpassen
Nach dem Blogbeitrag von Maria Hoeren zu den neuen Cartoons in PowerPoint 365 erhielt ich aus einem international tätigen Unternehmen folgende Frage: Sind die Cartoons auch Diversity-tauglich, lässt sich die Hautfarbe der Personen anpassen?
Das folgende Video zeigt, dass dies möglich ist, denn Cartoons sind Vektorgrafiken.
Perfekt für Vergleiche: Nur bestimmte Daten im Diagramm zeigen
Das Diagramm ist ansprechend formatiert, alle Daten werden korrekt angezeigt. Doch was sagt das Diagramm eigentlich aus?
- Wir alle wissen: Je mehr Daten ein Diagramm enthält, desto schwerer fällt der Überblick.
- Abhilfe schafft das Fokussieren auf bestimmte Daten.
- Vergleiche werden so erleichtert und die Aussagekraft des Diagramms wird besser.
Das folgende Video zeigt das Problem und eine mögliche Lösung.
PowerPoint 365: Objekte auf der Folie sperren und entsperren
Im Betakanal von PowerPoint 365 ist seit Kurzem der neue Befehl LockObjects verfügbar.
- Damit lassen sich Objekte aller Art auf einer Folie sperren: Formen, Textfelder, Tabellen, Bilder, Diagramme und SmartArts.
- Vielleicht noch interessanter ist die Möglichkeit, Objekte zu entsperren. Denn wer die Funktion Designideen schon genutzt hat, wird erstaunt festgestellt haben, dass sich auf der Design-Folie die tollen Layout-Elemente weder markieren, noch bewegen oder löschen lassen. Mit dem neuen Befehl ist das kein Problem mehr, denn nun lassen sich diese Objekte entsperren.
Wo der neue Befehl zu finden ist und was er bewirkt, beschreibt der folgende Beitrag.
Das Schloss weist darauf hin, dass ein Objekt gesperrt ist
Gewürfelt, nicht geschüttelt: TEAMS-Tastenkürzel übersichtlich und in Würfelform
Wer TEAMs regelmäßig nutzt, wird sich ab und an fragen „Gibt’s für diesen Befehl nicht auch eine Tastenkombination?“ In Word, Excel, Outlook oder PowerPoint nutzen wir Tastenkürzel ganz selbstverständlich. Doch mal ehrlich: Wie viele Tastenkürzel kennt und nutzt jede/r schon in TEAMS? Zum Beispiel
- Hand heben und senken (Strg+Umschalt+K),
- Stummschaltung ein/aus (Strg+Umschalt+M),
- Bildschirmfreigabe (Strg+Umschalt+E)?
Unterstützung liefert die Vorlage, die Markus Widl, Teams Technical Specialist bei Microsoft, hier auf LinkedIn veröffentlicht hat. Diese coole Bastelanleitung habe ich umgehend mit PowerPoint „digitalisiert“ (die PowerPoint-Datei, aus der das folgende Video entstanden ist, gibt es in unserem Download-Bereich.
Übrigens: Bei den Office-Kompetenztagen vom 8. bis 10. November werden wir ganz sicher auch TEAMS-Tastenkürzel in unser berühmt-berüchtigtes Office-Quiz einbauen 🙂
UPDATE: Archiv-Videos in den nächsten Wochen nicht verfügbar
Wer aktuell in PowerPoint 365 eines der rund 300 Archiv-Videos in seine Präsentation einbauen will, wird erst erstaunt und dann frustriert sein. Der Grund: Microsoft hat die Funktion Archiv-Video vorübergehend abgeschaltet.
Immerhin können wir hoffen, denn Microsoft verspricht, dass die Funktion Archiv-Video ab Februar 2021 wieder verfügbar gemacht werden wird. Der offizielle Hinweis findet sich auf dieser Microsoft-Seite.
Der Hinweis, dass Archiv-Videos vorübergehend nicht verfügbar sind
Wer den Updatekanal Aktueller Kanal hat, sieht zwar im Katalog der Mediensammlung noch eine Vorschau der Videos, aber sie lassen sich nicht einfügen.
Im Betakanal wurde im Katalog der Mediensammlung die Rubrik Archiv-Videos bereits komplett entfernt.
Im Betakanal: Oben gibt es nur noch fünf Rubriken, denn Archiv-Videos wurden schon entfernt
Das ist die Lösung: Endlich eine Vorschau für SVG-Dateien
In Präsentationen und Dokumenten nutze ich häufig Piktogramme. In Office 2019 und Microsoft 365 habe ich über die Registerkarte Einfügen per Klick auf Piktogramme Hunderte von Motiven zur Auswahl. Da es Vektorgrafiken sind (SVG = Scalable Vector Graphic), lassen sich die Piktogramme umfärben, zerlegen und ohne Qualitätsverlust vergrößern.
Finde ich kein passendes Motiv, wechsle ich zu meiner bevorzugten Online-Piktogrammseite www.thenounproject.com und lade mir dort SVG-Dateien herunter. Auf diese Weise habe ich schon zahlreiche SVG-Dateien auf meinem Notebook gesammelt. Die Sache hat allerdings einen Haken: Beim Öffnen eines Ordners mit SVG-Dateien zeigt Windows keine Vorschau für die Grafiken.
Daher lud ich bisher neben der SVG-Datei stets noch das Pendant im Format PNG herunter, denn für PNG-Dateien bietet Windows eine Vorschau. Ziemlich lästig diese Doppelarbeit, zumal ich manchmal den Download der PNG vergaß.
Nun habe ich endlich eine Lösung gefunden, mit der ich im Windows Explorer auch für SVG-Dateien eine Vorschau erhalte.
Im Windows Explorer sehe ich jetzt auch eine Vorschau für SVG-Dateien
