Office-Blog

Zeit sparen bei Alltagsaufgaben: Vorlagen auch in Outlook

28.07.2010   Kai Schneider

Einen Großteil meiner E-Mails versende ich immer wieder an die gleichen Personen. Ob Kunde, Kollege oder Lieferant – jedes Mal muss ich die E-Mail-Adresse ins Feld An, im Nachrichtentext dann Anrede und Grußformel eintragen. Der Rest der Nachricht ist variabel. Die Routinearbeiten, also das Einfügen fest stehender Informationen, lassen sich rationalisieren. Das Zauberwort heißt Vorlage.

Ja, nicht nur in Word und PowerPoint gibt‘s Vorlagen, auch Outlook hat diese Helfer, die Arbeitsabläufe beschleunigen und vereinheitlichen.

Das Prinzip ist denkbar einfach:

  • Alle Informationen und Elemente, die sich wiederholen, speichere ich in einer Vorlage ab.
  • Künftig rufe ich mir nur noch eine Kopie der Vorlage auf, in der alles schon vorbereitet ist.
  • Ich muss dann nur noch die aktuellen (variablen) Informationen eingeben.

Die Schritte zum Anlegen einer E-Mail-Vorlage

Der einmalige Aufwand für das Erzeugen von solchen vorgefertigten E-Mails lohnt sich in jedem Fall.

  1. Zuerst rufe ich eine neue E-Mail auf – am schnellsten geht das mit Strg+Umschalt+M.
  2. Nun trage ich im Feld An die erforderliche E-Mail-Adresse ein.
  3. Anschließend gebe ich in das Nachrichtenfeld die zu dem E-Mail-Empfänger passende Anrede und Grußformel ein.
  4. Handelt es sich um periodisch wiederkehrende E-Mails mit festen Inhalten, füge ich auch noch den Betreff und weiteren Nachrichtentext ein.
  5. Bei Bedarf kann ich über die Registerkarte Optionen noch festlegen, wo die Nachricht nach dem Versenden abgelegt werden soll – ich liebe eine geordnete und “mitdenkende” Ablage – und ob ich der Nachricht eventuell noch eine Lesebestätigung mitgeben will.Outlook 2010: Eine E-Mail-Vorlage definieren und Optionen einstellen
  6. Zum Schluss wähle ich die Befehlsfolge Datei/Speichern unter und stelle in dem Dialogfeld ganz unten bei Dateityp den Eintrag Outlook-Vorlage (*.oft) ein. Outlook wechselt automatisch zum Vorlagen-Ordner (Templates).

Outlook 2010: E-Mail als Vorlage (OFT) speichern

Fazit und Ausblick

Auf die oben beschriebene Weise lege ich mir so viele Vorlagen mit vorgefertigten Inhalten an, wie ich brauche.

Wie ich eine Kopie meiner Vorlagen mit genau zwei Mausklicks aufrufe, beschreibe ich im nächsten Beitrag.

Über den Autor

Kai Schneider

- Langjähriger IT-Leiter und erfahren im Zusammenspiel von Outlook & Exchange
- Chefredakteur von »Outlook inside«
- Zertifizierter Office-Trainer mit den Schwerpunkten Outlook, Word, OneNote
- Zertifizierter Microsoft Cloud Specialist und Office 365
- Praxiserprobter Experte für mittelständische Firmen zu Office 365
- Profi für das Virtualisieren von Office- und Windows-Schulungsumgebungen
- Fachbuchautor und video2brain-Trainer zu Outlook, OneNote und Office 365

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3 Comments so far

Thomas DPosted on  2:23 pm - Jul 28, 2010

Das meinst du doch jetzt nicht ernst …. oder? 😉

Jetzt will ich auch wissen, wie es weiter geht … !

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