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Word 2010: Ein Deckblatt für Teilnehmerunterlagen

Für Schulungen erstelle ich neben den Präsentationsfolien meist auch Teilnehmerunterlagen in Word. Solche Dokumente sehen mit Deckblatt natürlich viel besser aus. Bisher habe ich das mitgelieferte Deckblatt “Traditionell” verwendet. Für Kursunterlagen zu den PowerPoint-Anwendertagen entwerfe ich nun ein eigenes Deckblatt – ausgestattet mit dem Komfort der neuen Steuerelemente.

Es soll Text aus bestimmten Feldern übernehmen.

Zu Beginn eine Bestandaufnahme

Die von Microsoft mitgelieferten Deckblätter enthalten zu diesem Zweck spezielle Dokumenteigenschafts-Steuerelemente. Ich beginne also mit einer Bestandsaufnahme, aus welchen Elementen mein bisheriges Deckblatt besteht.

Word 2010: Elemente des Deckblatts Traditionell

Die bisher enthaltenen Steuerelemente möchte ich auch in dem neuen Deckblatt verwenden. Ich finde sie nicht wie die “normalen” Steuerelemente für Formulare auf der Registerkarte Entwicklertools. Die Dokumenteigenschaften gehören zu den Bausteinen und sind deshalb unter Einfügen – Schnellbausteine – Dokumenteigenschaft zu finden.

Word 2010: Der Weg zu den Deckblatt-Schnellbausteinen

Den oberen Bereich des Deckblatts anlegen

  1. Zunächst öffne ich ein leeres Dokument, das auf der Anwendertage-Dokumentvorlage basiert. So kann ich gut erkennen, wie sich Farben und Formatierungen im endgültigen Dokument auswirken. Diese speziellen Formatierungen werden nicht mit dem Deckblatt gespeichert, sondern nur die Formatvorlagennamen wie Standard, Titel, etc. so dass sich die Formatierung bei einer Änderung des Designs anpasst.
  2. Ich zeichne mit der Form Rechteck einen rotbraunen Balken und füge die Abbildung von der ersten Seite des Anwendertage-Flyers und das PowerPoint-Logo hinzu.
  3. In einem Textfeld füge ich das Steuerelement Firma ein, das aus den Dokumenteigenschaften den Veranstaltungstitel automatisch übernimmt.
  4. Diese vier Elemente gruppiere ich, damit sie nicht versehentlich verschoben werden können. Anschließend positioniere ich diese Gruppe im oberen Drittel der Seite.

Word 2010: Die Grafik im oberen Bereich

Den mittleren und unteren Bereich des Deckblatts ausstatten

Word 2010: Ein Textfeld auf dem Deckblatt anordnen

  1. Um Titel, Untertitel (Dokumenteigenschaft Betreff) und Autor zu positionieren, verwende ich ein Textfeld, in das ich die beiden Dokumenteigenschaft-Steuerelemente Betreff und Autor einfüge.
  2. Für das Datum platziere ich zuerst die Kalender-Grafik am unteren Rand der Seite, darauf zeichne ich ein Textfeld und in dieses Textfeld füge ich von der Registerkarte Entwicklertools das DatumsauswahlSteuerelement ein.
  3. Das Textfeld drehe ich, um die Richtung der Schrift der Grafik anzupassen. Auch hier gruppiere ich Grafik und Textfeld.

 

 

Word 2010: Ein Datumsauswahl-Steuerelement auf dem Deckblatt anbringen

Mein Deckblatt enthält nun drei Elemente: die Grafik am oberen Seitenrand, das Textfeld mit Titel und Autor und das Datum am unteren Seitenrand. Alle drei klicke ich mit gedrückter Umschalt-Taste an und gruppiere sie, um ihre Position zueinander zu fixieren.

Das neu angelegte Deckblatt speichern

Nun muss ich das neue Deckblatt noch im Schnellbausteine-Katalog speichern.

Dazu markiere ich die Gruppe und klicke auf Einfügen – Deckblatt und ganz unten auf Auswahl im Deckblatt-Katalog speichern.

Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem ich dem neuen Baustein einen Namen gebe. Der Katalog Deckblätter ist schon voreingestellt. Die Beschreibung taucht später in der Quickinfo auf.

Da ich dieses Deckblatt nicht nur für mich selbst erstelle, sondern auch für meine Trainer-Kollegen, speichere ich es nicht in der Datei Building Blocks.dotx, die als Standard-Speicherort für Bausteine vorgesehen ist. Stattdessen wähle ich die Anwendertage-Vorlage. So steht das Deckblatt immer zur Verfügung, wenn diese Vorlage geöffnet ist.

Word 2010: Speicherort des Deckblatts festlegen

Danach speichere ich die Datei und schließe Word. Es erscheint eine Meldung, ob ich die Bausteine speichern möchte. Diese muss ich mit Speichern bestätigen, um das Deckblatt endgültig in der Vorlage zu speichern.

Word 2010: Das Deckblatt speichern

Da die Vorlage nicht nur für Schulungsunterlagen-Broschüren, sondern auch für ein- bis zweiseitige Blätter mit Tipps und Tricks, die kein Deckblatt benötigen, genutzt werden soll, füge ich in der Vorlage noch kein Deckblatt ein. So kann jeder selbst entscheiden, ob er es verwenden möchte. Bei Bedarf ist es mit wenigen Mausklicks aus dem Deckblatt-Katalog schnell eingefügt.

Und so sieht das fertige Deckblatt aus:

Word 2010: Das Deckblatt ist fertig

Über den Autor

Ute Simon

- Von Microsoft seit mehreren Jahren als Most Valuable Professional (MVP)
  für PowerPoint ausgezeichnet
- Microsoft Press-Autorin, Microsoft Certified Trainer
- Autorin für »PowerPoint aktuell« (www.powerpoint-aktuell.de)

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Kommentare zu 3s

Frank TonsenVeröffentlicht am  8:40 am - Apr 7, 2011

Hallo Frau Simon,
wo werden die Dokumenteigenschaften für die unter den Schnellbausteinen aufgelisteten Steuerelemente (z.B. Firmenadresse, Firmenfaxnummer etc.) denn angelegt? „Firma“ gibt es in den Dokumenteigenschaften. Definiere ich aber z.B. in den Erweiterten Dokumenteigenschaften „Firmenadresse“, so wird das vom entsprechenden Steuerelement ignoriert!?

PeterVeröffentlicht am  10:15 am - Mrz 16, 2011

Super!
Genau danach habe ich gesucht!

OKVeröffentlicht am  10:24 am - Okt 6, 2010

Hallo Frau Simon,

wo ‚holen‘ Sich sich denn die ‚Kalender-Grafik‘ für den unteren Rand?

Vielen Dak für Ihre Rückmeldung.

O. Klein

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