Office-Blog

Outlook-Vorlagen blitzschnell nutzen per Sprungliste

29.07.2010   Kai Schneider

Wie Vorlagen in Outlook angelegt werden und welche Vorteile sie bringen, war im gestrigen Beitrag zu lesen. Aber wie wird eine neue E-Mail auf Basis einer selbst erstellten Outlook-Vorlage aufgerufen?

Der normale Weg in Outlook ist frustrierend lang: Neue Elemente – Weitere Elemente – Formular auswählen – Vorlagen im Dateisystem.

Outlook 2010 Jump List erweitert Dank Windows 7 reichen zwei Mausklicks. Jump List – zu Deutsch Sprungliste – heißt diesmal das Zauberwort.

Was ist und wie funktioniert eine Sprungliste?

“Mithilfe von Sprunglisten können Sie schnell die Dateien finden, mit denen Sie zuletzt gearbeitet haben. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf der Taskleiste auf ein Programmsymbol, um eine Liste der zuletzt geöffneten Dateien anzuzeigen. Sie können auch Dateien, die Sie regelmäßig verwenden, an eine Sprungliste heften. In einigen Sprunglisten werden Befehle für häufig Aufgaben angezeigt …”

 

Soweit die Erklärung aus der Windows 7-Hilfe – gut verständlich, wie ich finde.

Um eine Sprungliste aufzurufen, klicke ich also mit der rechten Maustaste auf das Word-, Excel-, PowerPoint- oder eben auch Outlook-Symbol in der Taskleiste. Nun sehe die zuletzt verwendetet Dateien – hier am Beispiel von Word.

Word 2010: Sprungliste mit Anzeige der zuletzt verwendeten Dateien

Doch es wir noch produktiver: Wenn ich nämlich mit der Maus auf einen Dateinamen zeige, erscheint am Ende eine kleine Pin-Nadel. Mit der hefte ich die Datei dauerhaft in der Sprungliste an.

Soviel zur Theorie … und wo ist nun die Sprungliste in Outlook?

Mit einem Rechtsklick auf das Outlook-Symbol bekomme ich nur folgende Möglichkeiten angeboten, aber leider keine zuletzt benutzen Dateien wie beispielsweise Formulare.

Outlook 2010: Die "normale" Sprungliste

ich muss diese Jump List mit meinen Vorlagen (OFT-Dateien) oder auch mit im Dateisystem gespeicherten MSG-Dateien selber bestücken.

Um z.B. eines meiner Formulare (Zeit sparen bei Alltagsaufgaben: Vorlagen auch in Outlook) in diese Liste aufzunehmen, ziehe ich die OFT-Datei – wie in der folgenden Abbildung gezeigt – mit gedrückter rechter Maustaste aus dem Fenster des Windows Explorers auf das Outlook-Symbol in der Taskleiste.

Outlook 2010 Jump List erweitern

Nachdem ich die Sprungliste von Outlook somit erweitert habe, reicht künftig ein Rechtsklick auf das Outlook-Symbol in der Taskleiste, um die Sprungliste anzuzeigen.

Outlook 2010: Vorlage per Jump List aufrufen

Eine zweiter, diesmal linker Mausklick öffnet dann eine Kopie der gewünschten Outlook-Vorlage.

Fazit

Sprunglisten in Windows 7 machen die Arbeit deutlich produktiver.

Auch hier spare ich im Laufe der Zeit etliche uneffektive Mausbewegungen (siehe dazu auch den Beitrag von Markus Hahner zu Word 2010 Der rechte Mausklick erspart Mauskilometer, Teil 1).

Über den Autor

Kai Schneider

- Langjähriger IT-Leiter und erfahren im Zusammenspiel von Outlook & Exchange
- Chefredakteur von »Outlook inside«
- Zertifizierter Office-Trainer mit den Schwerpunkten Outlook, Word, OneNote
- Zertifizierter Microsoft Cloud Specialist und Office 365
- Praxiserprobter Experte für mittelständische Firmen zu Office 365
- Profi für das Virtualisieren von Office- und Windows-Schulungsumgebungen
- Fachbuchautor und video2brain-Trainer zu Outlook, OneNote und Office 365

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32 Comments so far

TorstenPosted on  11:34 am - Aug 17, 2017

Hat noch jemand eine Lösung wie ich mehr als 10 Vorlagen anheften kann?

MaikiPosted on  10:51 am - Sep 29, 2016

Hallo nochmals, sorry – hab’s gefunden – tolle Sache VIIIILEN DANK !!! für den fantastischen Tipp:-)

MaikiPosted on  10:40 am - Sep 29, 2016

Wie finde ich im Explorer meine gespeicherten Outlook-Vorlagen?

Ute ZetPosted on  10:02 am - Mrz 31, 2016

Super Tipp. Ich habe aber viele Vorlagen und es werden nur höchstens 10 angeheftete sichtbar. Wie kann ich die Anzahl erhöhen?

flitzer5Posted on  10:45 am - Dez 4, 2015

Super ! vielen Lieben Dank für die Anleitung

damit habe ich viel Zeit gespart !

StefaniePosted on  12:01 pm - Nov 19, 2015

Supercool! Vielen Dank, genau was ich gesucht hatte 🙂

MichaPosted on  3:42 pm - Nov 12, 2015

Klasse Tipp! Danke vielmals!

Elke L :DPosted on  1:22 pm - Aug 6, 2015

Hallo Blogmaster, das ist eine Spitzensache, klappt sehr gut mit der tollen Anleitung! Allerdings hab ich eine meiner anderen gespeicherten Signaturen in den Vorlagen und er haut mir immer die für alle Mails eingestellte Signatur zusätzlich unten drunter. Kann ich das für die Vorlagen irgendwie einstellen?

BirgitPosted on  6:19 pm - Jul 1, 2015

Jubel, freu! Danke! Superschnelle, einfache Lösung auf für Dummies 😉

MichaelPosted on  3:57 pm - Jun 15, 2015

Funktioniert leider nicht unter Win 7 x64, wenn man ein 32-bit Office 2010 hat. Fehlermeldung: unbekannter Fehler. Der angezeigte Pfad führt zu C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice14outlook.exe
ABER: Unter x64 lautet der korrekte Pfad: C:Program Files (x86)Microsoft OfficeOffice14

Kann man den in der Registry anpassen ?

    MichaelPosted on  4:46 pm - Jun 15, 2015

    Lösung lautet:

    Unter Systemsteuerung -> Programme und Funktionen -> Microsoft Office 2010 markieren und Ändern wählen. Im folgenden Menü Office 2010 reparieren. Nach einem Neustart ist das Problem behoben.

VroniPosted on  3:52 pm - Apr 17, 2015

Super Beitrag!!!
Auch für die ganz unwissenden…!!!! 🙂
Danke!!!!!!!!!!!!!!!!

Hanns-GeorgPosted on  1:32 pm - Mrz 24, 2015

Heureka!
Was für ein Glück, dass ich das gefunden habe, denn VBA zur Makro Programmierung in Outlook wollte ich jetzt wirklich nicht lernen!
DANKE!

XaverPosted on  2:40 pm - Feb 13, 2015

richtig geil, weiter so!!

FrankPosted on  12:48 pm - Jan 30, 2015

“Der Zugriff auf diese Formularvorlagendatei ist gesperrt…”?

🙁

Axel RiemannPosted on  2:47 pm - Nov 6, 2014

Super geschriebener Tipp, der mir sehr weitergeholfen hat.

Vielen Dank!

Michl P.Posted on  9:05 pm - Sep 5, 2014

Das ist Effizient. Top Beitrag wirklich.

lorenzrafeltPosted on  2:17 pm - Aug 29, 2014

was mache ich falsch, wenn ich von dem angehefteten Link immer ein pop up bekomme ”Der Zugriff auf diese Formularvorlagendatei ist gesperrt…“?

S. KoppPosted on  9:03 am - Jul 23, 2014

Danke danke danke. top. 🙂

MichaelPosted on  10:53 am - Dez 17, 2013

Hallo,
das ist mal ein super Tipp.
Ich nutze Outlook sehr intensiv für meine Kundenmails und habe nach einer einfachen Lösung gesucht, um ständige wiederkehrende Mails schnell zu tippen.

Jetzt habe ich auch dafür eine Lösung. Vielen Dank.
Mal sehen, ob ich in dem Blog weitere Tipps finden kann.

Gruß
Michael

RolliPosted on  2:34 pm - Dez 3, 2013

Vielen Dank für diesen hilfreichen Tipp. hat mir eine Menge Sucharbeit gespart.

RadimPosted on  1:46 pm - Sep 17, 2013

Vielen Dank – war schon am verzweifeln wegen dieses Problems und war kurz vor dem Sprung ins VBA. Gottseidank geht es einfacher. VIELEN DANK

MarioPosted on  7:11 am - Aug 13, 2013

Einfach Klasse. Sofort umgesetzt.

Vielen Dank

DanielPosted on  5:24 pm - Apr 25, 2011

Tolle Tips hier.
Danke Euch.
Leicht verständlich und echt mal effektiv!!!

woerndlPosted on  4:16 pm - Jan 1, 2011

Netter workaround – aber gibt es wirklich keine Möglichkeit, mehrere Vorlagen auf dem Menuband anzeigen zu lassen?
Unter Outlook 2003 hatte ich in der Symbolleiste einen ”Neuen Termin“ mit einem Hyperlink zu einer .oft-Datei gesetzt. War somit mit einem Klick erreichbar. So was hätte ich gerne wieder …

GinskyPosted on  11:05 am - Nov 9, 2010

Hi Kai,
vielleicht gibt es noch mehr Leute ausser mir, die sich nur sehr langsam an die Jumplist gewöhnen können. Ich bevorzuge es daher, die .oft im Etwurfsordner abzulegen (wo sie denn auch bleibt, selbst wenn ich sie mal verwendet habe.) Um die Vorlage dahin zu bekommen kenne ich jedoch nur den Umweg, sie zuerst z.B. auf dem Desktop zu speichern und danach per drag&drop in den Entwurfsordner zu ziehen. Kann man .oft’s irgendwie auch direkt in den Entwurfsordner speichern?

Tristan E.Posted on  1:55 pm - Jul 29, 2010

Und was ist jetzt der Vorteil gegenüber der Möglichkeit, die ”Vorlage“ als Signatur zu speichern? Auch nur 2 Mausklicks entfernt, aber IN Outlook.

    BlogmasterPosted on  2:13 pm - Jul 29, 2010

    … und wie bekomme ich in die Signatur den Empfänger / die Empfänger, ev. einen Betreff und die Anlage und die verschiedenen Optionen einer E-Mail hinein? Wir sprechen hier überVorlagen, die schon ein gewisses Maß an Information enthalten, nicht über Signaturen, die nur ein bisschen Text enthalten. Ich kann in Vorlagen bestimmen, in welchem Ordner die gesendete E-Mail gespeichert wird und und und

Thomas DPosted on  9:00 am - Jul 29, 2010

Hui, gar nicht schlecht!
Danke!!

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