Office-Blog

Alles am richtigen Platz: Informationen sammeln und mit System ablegen per Quick Step in Outlook 2010

23.06.2010   Kai Schneider

In unserem Wettbewerb „Neue Quick Steps für Outlook 2010“ hier ein weiterer Vorschlag – diesmal von Susanne Lubina aus Lüneburg. Mit ihrem selbstgebauten Quick Step sammelt sie in einem Ordner

  • per E-Mail eingehende Informationen
  • mehrerer Absender
  • über einen längeren Zeitraum.

2010-06-23_QuickStep_Office_2010

Zusätzlich sorgt sie per Unterhaltungsansicht für mehr Durchblick.

Sie gewinnt das ”Outlook aktuell”-Abo. Hier ihre Anleitung:

Die Aufgabe

In Vorbereitung der firmenweiten Umstellung auf Office 2010 trage ich von Kollegen die Informationen zusammen, welcher Schulungsbedarf in welchem Programm besteht. Dazu schicke ich immer wieder E-Mails mit Umfragen sowie Hinweise auf geeignete Umstiegs-Tools durchs Haus.

Außerdem bereite ich mit einem Schulungszentrum die Durchführung der Kurse im November vor.

Damit die Antworten der Kollegen und des Schulungszentrums nicht in der täglichen E-Mailflut untergehen, sammle ich alles in einem speziellen Unterordner. Monatlich fertige ich mir einen Statusbericht zum aktuellen Stand an. Bei all diesen Aufgaben nutze ich einen selbstgebauten Quick Step.

Die Lösung

Zuerst verschiebe ich die E-Mails in den speziellen Ordner “Office 2010-Umstellung” und kategorisiere sie dabei. Außerdem setze ich mir die Nachrichten per Nachverfolgung auf Erinnerung, die ich einmal im Monat abarbeite.

Die folgende Abbildung zeigt, wie ich den Quick Step, der diese Aufgaben erledigt,  in 8 Schritten anlege.

Die ersten 5 Schritte sind Pflicht, die anderen 3 sind Kür und sorgen für bessere Optik.

2010-06-23_QuickStep_Dialog

Übrigens: Den Unterordner lasse ich als Unterhaltung anzeigen – so kann ich die Rückmeldungen zu den einzelnen Nachrichten, die ich verschickt habe, leichter nachvollziehen.

Über den Autor

Kai Schneider

- Langjähriger IT-Leiter und erfahren im Zusammenspiel von Outlook & Exchange
- Chefredakteur von »Outlook inside«
- Zertifizierter Office-Trainer mit den Schwerpunkten Outlook, Word, OneNote
- Zertifizierter Microsoft Cloud Specialist und Office 365
- Praxiserprobter Experte für mittelständische Firmen zu Office 365
- Profi für das Virtualisieren von Office- und Windows-Schulungsumgebungen
- Fachbuchautor und video2brain-Trainer zu Outlook, OneNote und Office 365

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