Wir von office-kompetenz arbeiten seit Ende letzten Jahres intensiv mit den diversen Programmen und Apps aus der Office 365-Welt. Alle 14 Tage gibt es z. B. eine Besprechung via Microsoft Teams. Da bringen wir uns gegenseitig auf den aktuellen Stand, halten Ergebnisse fest und verteilen die anstehenden Aufgaben.
Mittlerweile haben wir einen Prozess etabliert, mit dem unsere Meetings sehr produktiv und effizient ablaufen. Selbst die unliebsame Aufgabe des Protokolls ist auf zeitsparende Weise gelöst. weiterlesen
Haben Sie heute schon auf eine E-Mail geantwortet? Ja natürlich werden Sie sagen. Haben Sie in den letzten Tagen auf eine E-Mail mit Allen Antworten reagiert? Ja, dann sollten Sie sich in Zukunft bei jedem Klick auf Allen Antworten folgendes Szenario vor Augen halten.
Gelegentlich – dachte ich bis gestern – erhalte ich E-Mails, die an mehrere Personen verschickt werden. Um die E-Mail-Unterhaltung intakt zu halten, benutze ich die Schaltfläche Alle beantworten, um zu antworten. Erst nach Absendenden meiner Antwort wird mir so richtig klar, dass ich in der ursprünglichen Nachricht nur ein Bcc-Empfänger war.
Mit meiner gut gemeinten E-Mail oute ich mich nun dem Rest des Empfängerkreises, was der ursprüngliche Absender offensichtlich nicht wollte. Er benutze meine Adresse ja in dem von mir „geliebten“ Bcc-Feld.
Mein Tipp: Bcc nur bei Massen-E-Mails verwenden, ansonsten lieber alle Empfänger in An bzw. Cc aufnehmen.
Da dies sehr peinlich sein kann, nicht (nur) für mich, sondern besonders für den ursprünglichen Absender, brauche ich eine Lösung von Outlook, die mich darauf hinweist, dass ich nur ein Bcc-Empfänger für die E-Mail war. Also die E-Mail nur Informationscharakter für mich hat, keine Antwort erwartet wird. Und zwar eine Lösung ohne Add-In oder Zusatzsoftware. Gibt es diese Lösung? JA – mit einer Regel. weiterlesen
Nehmen wir an, Sie haben eine Terminserie für Ihr regelmäßiges Jour-Fix zu dem Projekt „Umstieg auf Office 365“ in Outlook angelegt. Jeden Montag 10:00 Uhr. Natürlich, weil es schnell gehen musste, ohne Enddatum (Termine werden bis 2049 eingetragen!).
Nach einigen Monaten wird der Termin hinfällig, weil das Projekt früher als geplant fertig gestellt wurde. weiterlesen
Microsoft hat seine Anwender verstanden und stellt mit dem neuesten Update endlich die Möglichkeit zur Verfügung, das Outlook-Programm Icon wieder in seiner gewohnten Farbe Gelb darzustellen. Witziger Weise ist die Funktion in Word implementiert worden und nicht wie man erwartet in Outlook selbst.
Sehen Sie in dem Video von Markus Hahner wo die Funktion versteckt ist und wie das Ergebnis ausschaut. weiterlesen
Warum stehen die in Word angelegten Schnellbausteine, AutoTexte etc. nicht in Outlook zur Verfügung? Schließlich verhält sich der E-Mail-Editor doch auch sonst wie Word. Ausgerechnet bei den zeitsparenden Bausteinen nicht? Müssen die Bausteine für Word und Outlook tatsächlich in unterschiedlichen Dateien abgelegt werden? Oder gibt es einen Trick, mit dem beide Programme auf die gleichen Bausteine zugreifen? weiterlesen
Über Datei – Speichern und Senden lässt sich mit wenig Aufwand ein Dokument direkt aus Word 2010 als E-Mail-Anlage mit Outlook verschicken.
Probleme gibt es allerdings, wenn in Outlook 2010 mehrere Profile genutzt werden. Der Versuch, ein Dokument aus Word heraus zu verschicken, führt dann zu einer Fehlermeldung, wenn Outlook nicht bereits gestartet ist. weiterlesen
Seit dem ich ein Windows 7 – Phone besitze, nutze ich sehr häufig die Besprechungsanfragefunktion von meinem Outlook Kalender, da Windows 7 – Phone leider noch nicht die Synchronisation meines lokalen Kalenders auf das mobile Device unterstützt, ich aber trotzdem meine Termine auf meinem Handy benutzen möchte. Also benötige ich eine Möglichkeit meine neuen Termine sowohl in meinen lokalen Terminkalender zubekommen als auch gleichzeitig auf mein Handy.
Dafür nutze ich die Besprechungsanfrage.
Bis Outlook 2003 war es möglich innerhalb des Termin-, Aufgaben oder Kontaktformulars einen Verknüpfung auf einen oder mehrere Kontakte einzufügen. Diese Möglichkeit ist seit 2007 standardmäßig nicht mehr aktiviert.
Ich möchte dieses nützliche Feature weiterhin benutzen – gerade auch im Zusammenspiel mit dem Business Contact Manager, ein Zusatztool von Microsoft für Outlook. weiterlesen
Wenn ich kürzlich benutzte Dateien besonders schnell wieder aufrufen möchte, kann ich in Excel, Word oder PowerPoint auf eine neue Funktion zurückgreifen.
Wie das funktioniert und welche Optionen dabei verfügbar sind, zeigt das folgende 80-Sekunden-Video anhand von PowerPoint. weiterlesen